Vláda v návaznosti na prodloužení nouzového stavu vyhlášeného pro území České republiky z důvodu ohrožení zdraví v souvislosti s prokázáním výskytu koronaviru ⁽¹⁾ přijala aktualizované krizové opatření, kterým byl omezen provoz orgánů veřejné moci ⁽²⁾. Předmětné opatření se týká rovněž kontaktu a komunikace orgánů veřejné správy s veřejností. Na uvedenou problematiku se zaměřuje i toto stanovisko.

Vláda uvedeným krizovým opatřením mimo jiné uložila orgánům veřejné moci a správním orgánům omezení osobního kontaktu zaměstnanců s adresáty veřejné správy (s žadateli, s jinými účastníky správních řízení) a dalšími externími osobami (dále jen "klienti / veřejnost") na nezbytně nutnou úroveň; omezení kontaktů má být provedeno mj. upřednostňováním písemného, elektronického či telefonického kontaktu před osobním ve všech případech, kdy je to možné, avšak při současném umožnění osobního kontaktu klientům/veřejnosti v úředních hodinách v rozsahu stanoveném tímto krizovým opatřením. Dále vláda uložila přijímat veškeré dokumenty od klientů/veřejnosti pouze prostřednictvím pracoviště podatelny, je-li zřízeno; vždy, kdy je to možné, má být upřednostněna elektronická komunikace⁽³⁾.

Již dříve vláda doporučila úřadům preferovat kontakt v elektronické, telefonické či jiné distanční formě před přímým osobním kontaktem a preferovat přijímání dokumentů v elektronické podobě před listinnou podobou, avšak při současném zachování možnosti přijímání dokumentů v listinné podobě ⁽⁴⁾.

Orgány veřejné správy v současné době postupují v souladu s výše uvedenými pokyny a doporučeními vlády, a upřednostňují formy komunikace, při nichž nedochází k osobnímu kontaktu s adresáty veřejné správy. Ministerstvo vnitra doporučuje v nejvyšší možné míře využívat uvedené způsoby i nadále, a to při plném respektování základních zásad činnosti správních orgánů a šetření procesních práv dotčených osob.

Rovněž adresáti veřejné správy mohou při svém jednání s veřejnou správou využívat prostředky komunikace na dálku. Ze zdravotního hlediska je přitom nejbezpečnější elektronická komunikace s veřejnou správou.

Na dotčenou problematiku dopadá především správní řád ⁽⁵⁾, který představuje obecný procesní předpis pro výkon působnosti správních orgánů v oblasti veřejné správy ⁽⁶⁾. Správní řád umožňuje v § 37 odst. 4 činit podání, tedy úkon účastníka řízení nebo jiné dotčené osoby směřující vůči správnímu orgánu (např. žádost, odvolání), rovněž v elektronické podobě. Zde lze zmínit v prvé řadě podání prostřednictvím datové schránky. Výhodou tohoto způsobu je především jeho bezplatnost a možnost uplatnění tzv. fikce podpisu ⁽⁷⁾. To znamená, že podání učiněné například osobou, pro kterou byla datová schránka zřízena, nemusí být elektronicky podepsáno.

V této souvislosti je vhodné doplnit, že některá podání lze učinit prostřednictvím elektronických formulářů dostupných na internetu, typicky s použitím přihlašovacích údajů k datové schránce (např. žádost o výpis bodového hodnocení řidiče, dostupná na Portálu veřejné správy ⁽⁸⁾).

Není-li elektronické podání činěno prostřednictvím datové schránky, musí být podepsáno uznávaným elektronickým podpisem⁽⁹⁾. Nepodepsané elektronické podání (např. prostý elektronicky nepodepsaný e-mail) musí být do 5 dnů potvrzeno, popřípadě doplněno v listinné podobě nebo ústně do protokolu anebo v elektronické podobě s uznávaným elektronickým podpisem; jinak se k němu nepřihlíží (§ 37 odst. 4 správního řádu).

Pro úplnost je nutno upozornit, že zákony upravující jednotlivé oblasti veřejné správy mohou obsahovat odchylnou úpravu forem podání, která se použije přednostně před obecnou úpravou ve správním řádu.

Vláda pak u agend, jejichž výkon by jinak nebylo možné řádně zajistit, snížila nároky kladené na elektronickou komunikaci v době trvání nouzového stavu. Jedná se o vyřizování žádostí v působnosti Ministerstva práce a sociálních věcí, na které dopadá krizové opatření vydané k zajištění plynulosti poskytování nepojistných sociálních dávek a průkazu osoby se zdravotním postižením: "Žádost o dávku a o průkaz osoby se zdravotním postižením lze podat též elektronicky na formuláři předepsaném Ministerstvem práce a sociálních věcí, a to bez zaručeného elektronického podpisu, nebo naskenovanou nebo ofotografovanou s vlastnoručním podpisem, s naskenovanými nebo ofotografovanými přílohami dokládajícími rozhodné skutečnosti; pokud byla pro podání žádosti o dávku nebo průkazu osoby se zdravotním postižením v době vyhlášeného nouzového stavu využita možnost učinit podání způsobem uvedeným v § 37 odst. 4 větě druhé správního řádu, neplatí povinnost podání do pěti dnů potvrdit, popřípadě doplnit způsobem stanoveným v § 37 odst. 4 větě první správního řádu, pokud Úřad práce České republiky k takovému potvrzení nebo doplnění nevyzve; pro další podání obsahující skutečnosti rozhodné pro nárok, výši nebo výplatu dávky platí předchozí věta obdobně."⁽¹⁰⁾.

Výše popsané formální požadavky kladené na elektronickou komunikaci se týkají pouze úkonů, které představují podání podle § 37 správního řádu. Nedopadají naopak na úkony, na které se sice vztahuje správní řád, ale nejsou podáními podle uvedeného ustanovení (zejm. se jedná o podněty k zahájení řízení z moci úřední podle § 42 správního řádu), popřípadě se na ně správní řád nevztahuje vůbec a nejsou ani jinak formalizovány (např. dotazy veřejnosti vztahující se k působnosti daného orgánu veřejné správy apod.). V těchto případech se občané mohou obracet na orgány veřejné správy bez dalšího neformálními prostředky komunikace na dálku, např. telefonicky nebo prostřednictvím e-mailové zprávy bez elektronického podpisu.

Správní řád podporuje elektronickou komunikaci též při doručování písemností správního orgánu dotčené osobě (výzvy, rozhodnutí apod.). Pokud lze písemnost doručit do datové schránky, musí správní orgán zvolit tento způsob doručení (§ 19 odst. 1 a 2 správního řádu), a to bez ohledu na případný požadavek adresáta na odlišný způsob doručení. Při splnění zákonem stanovených podmínek lze adresátovi, který nemá zřízenu datovou schránku, na požádání doručovat též na elektronickou adresu, a to i ve vztahu k písemnostem určeným do vlastních rukou ⁽¹¹⁾. Ne všechny písemnosti správních orgánů je však nutno zákonem stanoveným způsobem doručovat. O některých skutečnostech postačí dotčenou osobu podle správního řádu vhodným způsobem vyrozumět (např. vyrozumění účastníka řízení podle § 76 odst. 3 správního řádu o usnesení, které se pouze poznamená do spisu). Eventuálně nemusí daná komunikace vůbec probíhat v režimu správního řádu a nemusí být ani jinak formalizována, jak již bylo zmíněno. V těchto případech tedy může správní orgán elektronicky komunikovat bez dalšího, aniž danou otázku blíže řeší procesní předpisy.

Pro úplnost lze uvést, že k rozšíření elektronické komunikace s veřejnou správou by mělo přispět též přijetí zákona č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby a o změně některých zákonů. Tento zákon především zakotvuje obecné právo činit úkon vůči orgánu veřejné moci jako digitální úkon (způsoby uvedenými v § 4), nestanoví-li zákon výslovně závaznou podobu úkonu. Dále zakládá například právo uživatele digitální služby prokázat nebo osvědčit určitou právní skutečnost odkazem na údaje vedené v základním registru nebo agendovém informačním systému nebo výpisem z informačního systému veřejné správy v elektronické podobě (aniž by bylo nutno poskytovat či dokládat příslušné dokumenty a údaje) či právo na poskytnutí informací v souvislosti s poskytováním digitálních služeb (např. o končící platnosti občanského průkazu, cestovního dokladu nebo řidičského průkazu) ⁽¹²⁾.

Nad rámec výše uvedeného je možno doplnit, že vláda podporuje rovněž maximální využívání možností elektronické komunikace mezi soukromými osobami navzájem, namísto zasílání listovních zásilek a osobních návštěv pošt. Krizovým opatřením proto bylo s účinností od 2. 11. 2020 po dobu trvání nouzového stavu umožněno uživatelům datových schránek zdarma zasílat tzv. poštovní datové zprávy⁽¹³⁾. Jedná se o obdobu doporučeného dopisu, spočívající v zaslání zprávy z datové schránky fyzické osoby, podnikající fyzické osoby nebo právnické osoby do datové schránky jiné fyzické osoby, podnikající fyzické osoby nebo právnické osoby (ve standardním režimu je předmětná služba, na rozdíl od komunikace s orgány veřejné moci, zpoplatněná) ⁽¹⁴⁾.

 1) Vláda usnesením ze dne 30. 10. 2020 č. 1108, o prodloužení nouzového stavu v souvislosti s epidemií viru SARS CoV-2 (vyhl. pod č. 439/2020 Sb.), rozhodla, že podle čl. 6 odst. 2 ústavního zákona č. 110/1998 Sb., o bezpečnosti České republiky, prodlužuje do 20. listopadu 2020 nouzový stav vyhlášený usnesením vlády ze dne 30. 9. 2020 č. 957 (vyhl. pod č. 391/2020 Sb.), o vyhlášení nouzového stavu pro území České republiky z důvodu ohrožení zdraví v souvislosti s prokázáním výskytu koronaviru /označovaný jako SARS CoV-2/ na území České republiky na dobu od 00:00 hodin dne 5. 10. 2020 na dobu 30 dnů.

 2) Usnesení vlády ze dne 30. 10. 2020 č. 1114, o přijetí krizového opatření (vyhl. pod č. 445/2020 Sb.).

 3) Tamtéž, bod 2 písm. a) a b).

 4) Bod 2.2. přílohy usnesení vlády ze dne 7. 9. 2020 č. 909 ("Doporučení pro úřady k přijímání opatření proti šíření onemocnění COVID-19").

 5) Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů.

 6) Existují též samostatné procesní úpravy postupů, na které se správní řád nepoužije ani podpůrně (zejména zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů); těch se ovšem toto stanovisko netýká.

 7) Podle § 18 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů, platí, že "úkon učiněný osobou uvedenou v § 8 odst. 1 až 4 nebo pověřenou osobou, pokud k tomu byla pověřena, prostřednictvím datové schránky má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, ledaže jiný právní předpis nebo vnitřní předpis požaduje společný úkon více z uvedených osob".

 8) Dostupné na https://seznam.gov.cz/obcan/formulare.

 9) § 6 odst. 1 zákona č. 297/2026 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů, § 37 odst. 2 věta poslední správního řádu.

 10) Bod 3 usnesení vlády ze dne 12. 10. 2020 č. 1026, o přijetí krizového opatření (vyhl. pod č. 410/2020 Sb.). Usnesení odkazuje na § 6 odst. 2 písm. g) zákona č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení a o změně některých zákonů (krizový zákon), ve znění pozdějších předpisů, který vládě zakládá oprávnění zabezpečit náhradní způsob rozhodování o dávkách sociálního zabezpečení (péče).

 11) Srov. § 19 správního řádu: "(4) Nevylučuje-li to zákon nebo povaha věci, na požádání účastníka řízení správní orgán doručuje na adresu pro doručování nebo elektronickou adresu, kterou mu účastník řízení sdělí, zejména může-li to přispět k urychlení řízení; taková adresa může být sdělena i pro řízení, která mohou být u téhož správního orgánu zahájena v budoucnu. (…) (9) Písemnosti uvedené v odstavci 5 [tzn. písemnosti, které se doručují do vlastních rukou] se na požádání adresáta doručují jiným způsobem podle tohoto zákona; v takovém případě platí, že písemnost je doručena třetím dnem ode dne, kdy byla odeslána. V případě doručování na elektronickou adresu platí, že písemnost je doručena v okamžiku, kdy převzetí doručované písemnosti potvrdí adresát datovou zprávou podepsanou adresátem. Nepotvrdí-li adresát převzetí písemnosti nejpozději následující pracovní den po odeslání zprávy, která se nevrátila jako nedoručitelná (odstavec 10), doručí správní orgán písemnost, jako by adresát o doručení na elektronickou adresu nepožádal. (10) Pokud nebylo možno doručit písemnost doručovanou na elektronickou adresu adresáta podle odstavce 4 nebo 9, protože se datová zpráva vrátila jako nedoručitelná, učiní správní orgán neprodleně další pokus o její doručení; bude-li další pokus o doručení neúspěšný, doručí písemnost, jako by adresát o doručení na elektronickou adresu nepožádal.".

 12) § 9 a § 11 zákona č. 12/2020 Sb. S posledně zmíněným právem souvisí též možnost požádat o zápis kontaktního údaje o elektronické adrese nebo telefonním čísle do základních registrů pro účely zasílání daných informací (srov. § 10 zákona č. 12/2012 Sb., který však nabývá účinnosti až dne 1. 2. 2022).

 13) Usnesení vlády ze dne 30. 10. 2020 č. 1110, o přijetí krizového opatření (vyhl. pod č. 441/2020 Sb.).

 14) Srov. informace zveřejněné na https://www.mvcr.cz/clanek/postovni-datove-zpravy-pro-vsechny-uzivatele-datovych-schranek-zdarma.aspx, které se vztahují k obdobnému opatření z března t. r.