Často kladené dotazy (FAQ)
Odpovědi na často kladené dotazy
1. Jaké změny týkající se rozpočtu projektu mohu provést, aniž bych o povolení musel žádat odpovědný orgán?
U projektů EUF 2010, EIF 2010 a ENF 2009 se změny rozpočtu musí řídit článkem 18 odst. 4 Smlouvy o poskytnutí veřejné finanční podpory. Příjemce veřejné finanční podpory může provést následující změnu bez okamžitého oznamování odpovědnému orgánu. Příklad: v rozpočtu projektu je stanovena hodnota podkapitoly F.1 Překlady ve výši 20.000 Kč a hodnota podkapitoly B.3 Diety ve výši 5.000 Kč. V průběhu realizace projektu příjemce zjistí, že podkapitolu F.1 vyčerpá jen částečně a naopak v podkapitole B.3 by potřeboval více finančních prostředků. V tomto případě příjemce do Prohlášení o výdajích zapíše veškeré náklady podkapitoly F.1 Překlady např. 15.000 Kč a do podkapitoly B.3 Diety může zapsat náklady až do výše 5.500 Kč (částka o 10 % vyšší, než byl původní rozpočet). Všechny náklady do výše 5.500 Kč budou uznány a to pouze za předpokladu, že se jedná o nezbytný a efektivní náklad. Tímto došlo k navýšení podkapitoly B.3 Diety o maximálně 10 % a současně nebyla zvýšena hodnota schválené veřejné finanční podpory, protože podkapitola F.1 nebyla vyčerpána.
U projektů EUF 2010, EIF 2010 a ENF 2009 se změny rozpočtu musí řídit článkem 18 odst. 4 Smlouvy o poskytnutí veřejné finanční podpory. Příjemce veřejné finanční podpory může provést následující změnu bez okamžitého oznamování odpovědnému orgánu. Příklad: v rozpočtu projektu je stanovena hodnota podkapitoly F.1 Překlady ve výši 20.000 Kč a hodnota podkapitoly B.3 Diety ve výši 5.000 Kč. V průběhu realizace projektu příjemce zjistí, že podkapitolu F.1 vyčerpá jen částečně a naopak v podkapitole B.3 by potřeboval více finančních prostředků. V tomto případě příjemce do Prohlášení o výdajích zapíše veškeré náklady podkapitoly F.1 Překlady např. 15.000 Kč a do podkapitoly B.3 Diety může zapsat náklady až do výše 5.500 Kč (částka o 10 % vyšší, než byl původní rozpočet). Všechny náklady do výše 5.500 Kč budou uznány a to pouze za předpokladu, že se jedná o nezbytný a efektivní náklad. Tímto došlo k navýšení podkapitoly B.3 Diety o maximálně 10 % a současně nebyla zvýšena hodnota schválené veřejné finanční podpory, protože podkapitola F.1 nebyla vyčerpána.
Přečerpání jednotlivých podkapitol (a to i personálních) může být maximálně do 10 % částky uvedené v rozpočtu projektu a nesmí dojít ke zvýšení celkové hodnoty schválené veřejné finanční podpory.
Změny jednotlivých podkapitol nad 10 % původní schválené hodnoty lze provádět pouze pokud by se jednalo o nezbytné a efektivní navýšení podkapitol a pouze s předchozím souhlasem odpovědného orgánu.
V případě, že příjemce navýší podkapitolu o více než 10 % bez předchozího informování odpovědného orgánu bude tato částka neuznatelná. Např. u podkapitoly navýšené na 111,5 % bude část odpovídající 1,5 % označena jako neuznatelná.
Procento vyčerpání jednotlivých podkapitol je ve formuláři Prohlášení o výdajích nastaveno na dvě desetinná místa. Pokud není předem odpovědnému orgánu podána žádost na změnu rozpočtu, nesmí nikdy dojít k čerpání vyššímu než 110,00 %
2. Je možné zařadit pomoc cílovým skupinám v podobě kapesného jako náklad do kapitoly I. Zvláštní náklady vztahující se k cílovým skupinám ?
Pomoc nemůže být poskytována formou jednorázových finančních příspěvků. Jestliže však konečný příjemce provede za účelem pomoci nákup pro cílové skupiny či uhradí náklady, které vznikly na straně cílových skupin, patří tyto náklady mezi způsobilé a příjemci budou proplaceny na základě předložených prvotních dokladů (např. faktury, paragony).
3. Je možné, abychom na webovém portále, jehož rozšiřování a aktualizace je hrazena z prostředků fondu, nabízeli reklamní plochy, tzn. zda můžeme portál komerčně využívat? A pokud ano, tak bych se chtěla zeptat, zda by bylo možné takto získané peníze použít jako kofinancování projektu?
Ano, portál může být takto využíván a získané finanční prostředky musí být uvedeny jako příjem projektu a stávají se tedy kofinancí.
4. Co znamená, že příjemce označí jedinečným symbolem účetní zápisy o výdajích prostředků veřejné finanční podpory a prostředků z vlastního spolufinancování podle možností účetního systému?
Příjemce bude muset pro účely kontroly předložit k Prohlášení o výdajích také soupis účetních zápisů z účetního deníku. Tento soupis účetních zápisů představuje seznam jednotlivých položek uvedených v Prohlášení o výdajích a každá řádka (položka z Prohlášení o výdajích) by měla obsahovat: datum, doklad, text, částku a zaúčtování na má dáti/dal. Aby příjemce mohl tento soupis předložit odpovědnému orgánu, stanoví už na začátku projektu pro daný projekt třídící znak (např. číslo projektu) nebo přidělí středisko, což mu umožní jednoduše z účetnictví vyfiltrovat ty účetní zápisy, které patří do daného projektu fondu.
5. V rámci projektu bude zpracována a vytištěna kniha. Je možné nabídnout různým firmám koupi reklamního prostoru uvnitř knihy a takto utržené peníze použít jako spolufinancování?
Potvrzujeme, že prostor uvnitř knihy může být využíván pro umístění reklamy a získané finanční prostředky budou následně uvedeny jako příjem projektu a mohou být použity jako kofinance. Toto musí být v souladu s principem neziskovosti.
6. Máme možnost bezplatného tisku knihy formou sponzorského daru. Pokud budeme mít na tento dar od tiskárny darovací smlouvu ve smyslu, že nám poskytla tisk v hodnotě 40 000,-, bude možné to vykázat jako kofinancování projektu?
Bezplatný tisk není možné vykazovat jako spolufinancování projektu.
7. Je možné zahrnout do rozpočtu jednoho z partnerů nákup služeb? Konkrétně se jedná o výběr dopravce na soutěž, kterou bude v příštím roce zajišťovat partner projeku. Jedná se o nákup služby v max. hodnotě 30 tisíc Kč.
Toto „výběrové řízení“ by realizoval partner samostatně.
Je možné, že si výběr dopravce provede partner, ale v rozpočtu je nutné uvést, že danou subdodávku bude realizovat tento partner samostatně.
Obecně platí, že všechny položky projektu musí být rozděleny na ty, které realizuje partner a ty, které realizuje konečný příjemce.
8. Můžeme kurzy zpoplatnit drobným účastnickým poplatkem? Mysleli jsme, že, pokud by se někdo účastnil jednoho ze cyklu tří akreditovaných seminářů, zaplatil by účastnický poplatek. Semináře máme akreditované jako celek i jednotlivě.
Ano, je možné zpoplatnit kurzy účastnickým poplatkem. Získané finanční prostředky musí být uvedeny jako příjem projektu a mohou být použity jako kofinance. Toto musí být v souladu s principem neziskovosti.
9. Jak velký nárok na dovolenou v rámci projektu má pracovník projektu a jakým způsobem může dovolenou čerpat? Je uplatnitelný výdaj na proplácení státních svátků?
- Nárok na dovolenou se u každého projektového pracovníka řídí příslušnými ustanoveními zákoníku práce (zákon č. 262/2006 Sb., ve znění pozdějších předpisů, §§ 211-223).
- Nárok na dovolenou musí ale odpovídat rozsahu pracovního úvazku stanovenému na příslušný projekt a na období realizace projektu resp. na období pracovní angažovanosti při realizaci projektu.
- Dovolená se ale nečerpá po hodinách, nýbrž po celých dnech, případně po půldnech. Výkaz práce by měl být veden ke každé vykonávané činnosti, k níž je ve schváleném rozpočtu projektu stanoven předpokládaný výdaj. V řádku k příslušnému dni čerpání dovolené se proto uvede jen takový počet hodin dovolené, které odpovídají příslušnému úvazku, i když pracovník ve skutečnosti (fyzicky) čerpal celý den dovolené (tj. na všechny úvazky projektové i neprojektové činnosti dohromady a současně).
Nejsou-li výkazy práce u pracovníka vedeny zvlášť pro každou jeho činnost, pak ve výkazu práce je třeba u jednotlivých dnů specifikovat odpracované hodiny k jednotlivým činnostem, případně hodiny čerpání dovolené k těmto jednotlivým činnostem.
- Je nutné, aby celková vyčerpaná dovolená u určité projektové činnosti v období realizace projektu nepřekročila nároky pracovníka.
Pokud se stane, že pracovník vyčerpá už v prvních měsících realizace projektu většinu svého celkového nároku na dovolenou a příslušnou projektovou činnost přestane vykonávat, stane se výdaj na přečerpanou dovolenou, uplatněný příjemcem v PoV s nárokem na podporu z fondu, nezpůsobilým.
- Nahradí-li původního pracovníka jiný pracovník, bude mít tento pracovník nárok na dovolenou dle jeho úvazku a rozsahu období angažovanosti v projektu. Příjemce proto o tuto část dotace nepřijde.
Pokud se stane, že pracovník dovolenou nestačí vyčerpat, nelze do projektu zpětně uplatnit ani výdaj na zbytek dovolené čerpané pracovníkem až po ukončení realizace projektu, ani případné proplacení nedočerpané dovolené ještě před ukončením realizace projektu. Z hlediska téhož projektu, který se realizuje déle než 1 kalendářní rok, není podstatné, zda jde o čerpání tzv. „staré“ dovolené z loňska, nebo „nové“ dovolené v rámci nároku běžného roku. Rozhodující je nárok projektového pracovníka vyplývající z rozsahu úvazku a rozsahu doby jeho zapojení do celého projektu.
- Vyskytne-li se v období pracovního angažmá projektového pracovníka svátek, který připadá na pracovní den, lze do projektu uplatnit výdaj na proplacení náhrady odměny za svátek opět jen v rozsahu, který odpovídá jeho úvazku na projektu.
10. Jaký je postup v případě nutnosti vytvořit novou položku?
Vytvoření nové položky se (z kontrolních důvodů) provede jako vytvoření nové samostatné podkapitoly v rámci věcně související kapitoly. Ve výsledném PoV se uvede v odpovídajícím součtovém oranžovém políčku hodnota „0“ a v monitorovací zprávě se vytvoření nové podkapitoly okomentuje.
Je třeba dodržet pravidlo, že vytvoření nových podkapitol nesmí ve svém souhrnu překročit 1% hodnoty celkového schváleného rozpočtu projektu dle platné Smlouvy, že jejich vytvoření je pro projekt nezbytné a efektivní a že neznamená vytvoření nových aktivit resp. zrušení či ukončení schválených aktivit.
11. Jaký druh vybavení je možné klientům v rámci projektu poskytovat? Čím se při výběru vybavení musí organizace řídit a jakým způsobem by mělo probíhat předání vybavení klientovi? Existuje finanční limit pro pořizování vybavení?
Smyslem poskytnutí vybavení bytů osobám z cílové skupiny je zajistit jim minimální životní úroveň. Do tohoto tzv. základního vybavení proto patří zejména nábytek (tj. stůl, židle, skříně, komody, pohovka, postele apod.), lůžkoviny, matrace, deky, koberce, kuchyňské nádobí, ručníky, hygienické potřeby, dětské kočárky aj. Dále pod toto základní vybavení spadají kuchyňské elektrospotřebiče (mikrovlnná trouba, elektrická/plynová trouba, varná konvice, mixér, lednice s mrazákem aj.), případně další elektrické spotřebiče (např. pračka, holicí strojek, fén, žehlička, televize, rádio, vysavač, šicí stroj). Nepatří sem však vybavení nadstandardního typu jako je např. domácí kino, myčka na nádobí a zejména neadekvátně drahé základní vybavení.
Při poskytování vybavení je vždy třeba dbát na zásadu přiměřenosti a hospodárnosti. Zároveň musí být objektivně zohledněna aktuální situace klientů (tj. pokud osoba z cílové skupiny již vlastní např. funkční mikrovlnnou troubu, nespadá pod základní vybavení pořízení dalšího takového zařízení).
Při nákupu vybavení sepíše příjemce s klientem tzv. Darovací smlouvu, jejíž povinnou přílohou jsou originály účetních dokladů. Převzetí nakoupeného vybavení musí klient potvrdit svým podpisem na předávacím protokolu. Ve výjimečných případech, kdy je nákup nezbytný a naléhavý, může příjemce náklady uhradit až poté, co si klient sám toto vybavení nakoupí. Klient však musí příjemci předložit originál dokladu nejpozději do 14 dnů spolu s čestným prohlášením, ve kterém potvrdí, že nákup byl určen pouze pro osobní potřebu. Příjemce v tomto případě s klientem uzavírá Smlouvu o úhradě, jejíž povinnou přílohou jsou úředně ověřené originály dokladů o nákupu. Ve Smlouvách musí být jasně stanovena ochrana pořízeného vybavení před zneužitím, neoprávněným nakládáním či dalším rizikům (tj. před prodejem, darováním dalším osobám, před zničením apod.). Dodržování podmínek této smlouvy je příjemce povinen u klienta ověřovat.
Jednorázové vybavení pro 1 – 2 osoby může dosáhnout maximální výše nákladů 40 000 Kč, vybavení pro 3 – 5 osob 60 000 Kč a vybavení pro šest a více osob maximálně 80 000 Kč.
12. Jaké byly nejčastější nedostatky zjištěné při kontrolách realizovaných projektů?
Nejčastějšími závadami zjištěnými při kontrolách realizace projektů ročních programů 2009 a 2010 byly:
V oblasti výdajů
- Byla vytvořena nová položka rozpočtu, která tím, že přesáhla 1 % z celkových schválených výdajů projektu, představovala podstatnou změnu projektu a příjemce včas nepožádal o uzavření dodatku ke Smlouvě.
- Chyběly uzavřené smlouvy resp. objednávky potvrzené dodavatelem před plněním dodávky/služby.
- V dodavatelských fakturách, kdy příjemce je odběratelem,
- byl nedostatečně popsaný předmět fakturace,
- chyběly údaje o jednotkové ceně dodaných výrobků nebo o hodinové sazbě za službu,
- chybělo datum zdanitelného plnění,
- chybělo datum vystavení faktury,
- chyběl podpis a razítko dodavatele (o.o. vyžaduje - jde o účetní/daňový doklad),
- k fakturám chyběly dodací listy, specifikace předmětu splnění, objednávky. - V prohlášení o výdajích
- nebyly dostatečně specifikované výdaje (jména osob, předmět nákupu, dodávky, místo konání akce),
- chybělo datum vzniku účetního případu (není to datum zanesení do účetnictví),
- chybělo datum hotovostního zaplacení/bezhotovostní úhrady příjemcem,
- označení dokladu v PoV neodpovídalo označení na originálním dokladu,
- hodnoty v části „Schválené smluvní hodnoty rozpočtu projektu“ nebyly shodné s právním aktem,
- nebyly dodržovány mezisoučty a součty v levném sloupci (schválené hodnoty měly zůstat neměnné). - Výskyt hotovostních výdajů nad 5.000,- Kč, aniž byla předem povolená výjimka.
- Deklarované (v 1. MZ) překročení výdaje o 10 % či více % už v počátcích realizace projektu, aniž příjemce požádal o podstatnou změnu formou dodatku.
- Ve vyúčtování pracovních cest
- na cestovních příkazech byl nedostatečně popsán účel cesty (nestačí jen číslo projektu),
- cestovné bylo vícekrát propláceno na základě čestného prohlášení cestovatele o ztrátě jízdenky, ČP navíc neobsahovalo minimální potřebné údaje o cestě (odkud-kam, den a hodina odjezdu/příjezdu, cena),
- proplácení cestovného nebylo řádně zaznamenáváno (na výdajové pokladní doklady nebo na souhrnnou výplatní listinu) proti podpisům příjemců,
- k náhradám za použití vlastního vozidla chyběl TP a relevantní údaje o počtu ujetých km,
- jako náhrada za použití služebního vozidla bylo požadováno vyplacení ceny jízdného veřejnou dopravou.
U pracovních smluv a dohod konaných mimo pracovní poměr
- chyběla specifikace pro projekt - pozice, úvazek/počet hodin, odměna, období v rámci realizace projektu.
U výkazů práce
- některé výkazy chyběly,
- neuvedený úvazek na projet a úvazky v jiných (a kterých) projektech, označení projektu,
- překlepy ve jménech pracovníků, chyběly podpisy pracovníků,
- nedostatečně popsaný výkon práce (co, kde, pro koho),
- chyběly schvalující podpisy vedoucího projektu,
- chybné zaokrouhlování odpracovaného času (příp. zaokrouhlovat až součet času za přísl. měsíc),
- přečerpání limitu dovolené, náležejícího pracovníkovi v rámci projektu podle jeho úvazku.
V prezenčních listinách
- chyběly podpisy účastníků na dalším dnu konání dvoudenní akce/školení,
- neproškrtnutý řádek u jména nepřítomného (a předem přihlášeného) účastníka,
- chybné datum konání akce, nedostatečné označení konané akce, nečíslované listy prezenční listiny.
V oblasti partnerských smluv
Příjemci automaticky nezaslali stejnopisy partnerských smluv do 2 měsíců od uzavření právního aktu s poskytovatelem dotace, resp. je zaslali až po urgenci ze strany pracovníků odpovědného orgánu.
V oblasti součinnosti při kontrole
Doklady nebyly připravené v řazení dle PoV. Nebyl přítomen/dostupný ekonom/účetní projektu.