Krajský úřad Jihomoravského kraje je moderně řízenou institucí, která si klade za cíl nejen plnění všech legislativních předpisů a uspokojování potřeb zákazníků, ale i neustálé zvyšování kvality a efektivnosti svých činností a poskytovaných služeb. Jako cestu k těmto cílům jsme zvolili využití moderních metod řízení - modelu CAF, benchlearningu a systému řízení kvality dle norem ČSN EN ISO 9001:2001.

1. Model CAF

Jedním z prvních kroků v cestě za kvalitou bylo zapojení Jihomoravského kraje do projektu Národní politiky podpory jakosti pro rok 2005 s názvem „Implementace modelu CAF do organizací územní veřejné správy v ČR“. První sebehodnocení krajského úřadu dle modelu CAF jsme provedli v roce 2005 a v letošním roce bude realizováno již počtvrté. Výsledky sebehodnocení jsou uváděny v závěrečných sebehodnotících zprávách, které obsahují popis jednotlivých otázek modelu, včetně důkazů a bodového hodnocení. Součástí zprávy je mimo jiné i akční plán pro zlepšování, zahrnující opatření, která by měla přispět ke zvýšení efektivnosti a výkonnosti úřadu, zlepšení spolupráce s partnery, posílení image úřadu a jeho vnímání veřejností. S výsledky sebehodnocení jsou prostřednictvím porad a intranetu pravidelně seznamováni všichni zaměstnanci úřadu. Hlavním přínosem implementace modelu CAF je zejména poměrně podrobné popsání současného stavu na krajském úřadě, kdy závěrečná zpráva obsahuje komplexní analýzu úřadu. Zaměstnanci mají možnost se tímto netradičním způsobem seznámit s činností ostatních odborů i celého úřadu. Nejdůležitějším výstupem je rovněž identifikace silných stránek a oblastí pro zlepšování a s tím spojené zlepšovatelské činnosti v podobě realizace opatření z akčního plánu pro zlepšování. Mezi nejvýznamnější patří například

• Zpracování Vize Krajského úřadu Jihomoravského kraje

Snaha o neustálé zlepšování se promítla i do textu Vize krajského úřadu, která byla zpracována v první polovině roku 2006 ve spolupráci se všemi vedoucími odborů a konzultantskou firmou. Tento, pro krajský úřad závazný dokument, vychází ze strategické vize Strategie rozvoje Jihomoravského kraje. Při jeho formulaci bylo postupováno dle čtyř perspektiv, které tvoří základ metody Balanced Scorecard (BSC) – viz obrázek.

• Zjišťování spokojenosti vybraných zainteresovaných stran

Od roku 2005 provádíme pravidelné šetření spokojenosti zákazníků/občanů se službami krajského úřadu se zaměřením na cílové skupiny: občané, starostové a tajemníci obcí, předsedové mikroregionů. Letos bylo šetření rozšířeno i na ředitele organizací zřizovaných Jihomoravským krajem. Každoročně rovněž zjišťujeme spokojenost zaměstnanců zařazených do struktury krajského úřadu. Na základě výsledků z šetření spokojenosti jsme již realizovali několik opatření ke zlepšení spokojenosti výše uvedených cílových skupin.

• Vydávání Výroční zprávy Jihomoravského kraje

Od roku 2006 pravidelně vydáváme výroční zprávu, která obsahuje zejména základní informace o Jihomoravském kraji, struktuře veřejné správy, činnostech krajského úřadu, významných událostech a investičních akcích, organizacích založených a zřízených krajem a vyhodnocení hospodaření kraje.

• Zpracování „Navigačního balíčku“

Na přelomu roku 2006 – 2007 jsme realizovali projekt s názvem „Navigační balíček“, prostřednictvím kterého jsme se snažili zlepšit dostupnost krajského úřadu, s ohledem na jeho umístění v historické budově v centru města. „Navigační balíček“ se skládá z naváděcího systému, který směruje motoristy ke krajskému úřadu, letáku „Možnosti parkování v okolí budovy Krajského úřadu Jihomoravského kraje“, který obsahuje rovněž základní kontakty, informace o úředních hodinách krajského úřadu atd. Leták lze najít také na internetových stránkách Jihomoravského kraje www.kr-jihomoravsky.cz. Součástí „Navigačního balíčku“ byla dále celková úprava orientačního systému v budově krajského úřadu, a zřízení nového pracoviště informací. Současně působí jako podací místo, takže zde mohou být předávána podání pro krajský úřad (průměrně měsíčně je takto učiněno kolem 200 podání). Zájemci zde také získají základní informace o krajském úřadu i informaci o přítomnosti konkrétního pracovníka. V provozu zůstává i dosavadní pracoviště informací ve zvýšeném přízemí, kde se provádí například vidimace a legalizace listin a podpisů. Od začátku roku 2008 slouží rovněž jako pracoviště Czech POINT, kde lze získat ověřené výstupy z veřejných evidencí a rejstříků.

• Pořádání pravidelných porad se starosty obcí kraje

Mimo tradičních porad představitelů krajského úřadu s tajemníky obecních úřadů pořádáme od začátku roku 2007 porady představitelů Jihomoravského kraje a krajského úřadu se starosty obcí. Porady se konají dvakrát ročně v jednotlivých okresních městech. Program porad, na kterých je vždy prostor pro diskuzi a dotazy zúčastněných, sestavujeme na základě navržených témat od starostů a vedoucích odborů krajského úřadu.

• Zřízení vzdělávacího portálu

Od poloviny roku 2007 jsme zřídili na našich internetových stránkách vzdělávací portál s názvem „Vzdělávání ve veřejné správě“. Důvodem vzniku těchto elektronických stránek bylo umožnit přístup úředníkům obcí našeho kraje k základním informacím o vzdělávání dle požadavků zákona o úřednících územních samosprávných celků. Současně jsou na tomto portále průběžně zveřejňovány informace o termínech vzdělávacích akcí pořádaných pro obce krajským úřadem a důležité odkazy na dokumenty a informace týkající se oblasti vzdělávání.

• Vydávání tzv. „Vnitřního zpravodaje“

Od září roku 2007 jsme začali vydávat elektronický „Vnitřní zpravodaj“, za účelem zlepšení informovanosti zaměstnanců. Zpravodaj vychází dle potřeby zpravidla jedenkrát měsíčně. Pravidelně přináší zejména praktické informace o dění na úřadě včetně například významnějších personálních změn, připravovaných i uskutečněných akcí a rovněž informace o aplikaci moderních metod řízení na krajském úřadě a dalších novinkách. Za zlepšování kvality poskytovaných služeb na základě výsledků implementace modelu CAF jsme na 4. národní konferenci kvality ve veřejné správě, která se uskutečnila v lednu 2008 v Karlových Varech, získali cenu Ministerstva vnitra ČR za kvalitu ve veřejné správě za rok 2007 „Organizace dobré veřejné služby“.

2. Benchlearning v rámci mezikrajského projektu

Koncem roku 2005 jsme se zapojili do projektu mezikrajského benchlearningu, iniciovaného na základě rozhodnutí Grémia ředitelů krajských úřadů. Cílem tohoto projektu je provedení benchlearningu vybraných oblastí na základě návrhu pracovní skupiny složené ze zástupců jednotlivých krajů. V současné době jsme zvolili sedm oblastí, ve kterých provádíme vzájemné srovnání, a to lidské zdroje, autoprovoz, kancelářské potřeby a telefonie, informatika, metodická pomoc, stížnosti a vnitřní předpisy. Hlavním přínosem tohoto projektu je především sdělování si tzv. „dobré praxe“ mezi krajskými úřady a jejich následná realizace.

3. Systém řízení kvality dle norem ČSN EN ISO 9001:2001

Jedním z dalších kroků, které jsme realizovali za účelem naplnění výše uvedených cílů, bylo zavedení systému řízení kvality dle norem ČSN EN ISO 9001:2001 (dále jen QMS) a jeho propojení s modelem CAF. Přestože má koncepce ISO univerzální charakter a je použitelná nejen ve výrobních organizacích, nejsou stále s aplikací této metody ve veřejné správě dostatečné zkušenosti. Zejména z tohoto důvodu a také z předpokládané velké administrativní náročnosti při zavedení QMS na celý úřad jsme rozhodli v polovině roku 2006 o aplikaci QMS pilotně na dva odbory.

Úplný text je v časopise Veřejná správa č. 11/2008.