Informace pro obce - zajištění fungování úřadů a omezení úředních hodin v souvislosti s výskytem koronaviru - aktualizace k 27. prosinci 2020

aktualizováno 8. ledna 2021 

INFORMACE PRO OBCE 
K zajištění fungování úřadů a OMEZENÍ ÚŘEDNÍCH HODIN
 V SOUVISLOSTI S PROKÁZÁNÍM VÝSKYTU KORONAVIRU
(OZNAČOVANÝ JAKO SARS COV-2)

I.
Opatření regulující činnost úřadů v době nouzového stavu

1) Krizové opatření vlády České republiky ze dne 23. 12. 2020

• Vláda České republiky usnesením vlády ze dne 23. 12. 2020, č. 1379, publikovaným pod č. 599/2020 Sb. v rámci krizových opatření uložila všem orgánům veřejné moci a správním orgánům, aby ve všech svých pracovištích zahájily omezený provoz, mj. aby omezily osobní kontakt zaměstnanců s „adresáty veřejné správy“ na nezbytně nutnou úroveň, spočívající např. v příjmu dokumentů pouze v rámci pracoviště podatelny, je-li zřízena, a aby omezily rozsah úředních hodin orgánů na dva dny v týdnu v rozsahu pěti hodin v daném dni.
• Opatření bylo původně účinné ode dne 27. prosince 2020 od 00:00 hod. do dne 10. ledna 2021 do 23:59 hod. Usnesením vlády ze dne 7. 1. 2021, č. 12, publikovaným ve Sbírce zákonů pod č. 9/2021 Sb., byla účinnost tohoto usnesení prodloužena do 22. 1. 2021 (včetně).

2) Krizové opatření vlády České republiky ze dne 23. 12. 2020

• Vláda usnesením ze dne 23. 12. 2020, č. 1375, publikovaným ve Sbírce zákonů pod č. 595, přijala krizové opaření ve smyslu § 5 písm. a) až e) a § 6 zákona č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení a o změně některých zákonů (krizový zákon), ve znění pozdějších předpisů, týkající se zákazu volného pohybu osob.
• Uvedeným krizovým opatřením vláda zakázala s účinností od 27. prosince 2020 od 00:00 do 10. ledna 2021 do 23:59 hod. volný pohyb osob na území celé České republiky.  Usnesením vlády ze dne 7. 1. 2021, č. 12, publikovaným ve Sbírce zákonů pod č. 9/2021 Sb., byla účinnost tohoto usnesení prodloužena do 22. 1. 2021 (včetně).
• Zákaz je rozdělen na čas od 21:00 do 4:59 následujícího dne a od 5:00 do 20:59 hod.

3) Mimořádné opatření Ministerstva zdravotnictví ze dne 7. 12. 2020

• Kromě výše uvedeného krizového opatření se na činnost úřadů vztahuje mimořádné opatření Ministerstva zdravotnictví ze dne 7. 12. 2020, č. j. MZDR 15757/2020-43/MIN/KAN^[1]. Toto mimořádné opatření všem osobám (až na stanovené výjimky) s účinností ode dne 8. 12. 2020 od 00:00 do odvolání tohoto mimořádného opatření zakazuje pohyb a pobyt bez ochranných prostředků dýchacích cest (nos, ústa) jako je respirátor, rouška, ústenka, šátek, šál nebo jiné prostředky, které brání šíření kapének, mj. ve vnitřních prostorech staveb (s určitými výjimkami) a na všech ostatních veřejně přístupných místech v zastavěném území obce, kde dochází na stejném místě a ve stejný čas k přítomnosti alespoň 2 osob vzdálených od sebe méně než 2 metry (nejedná-li se o členy domácnosti).

II.
Obsah krizového opatření

Orgánům veřejné moci a správním orgánům je uloženo, aby v rámci všech svých pracovišť zavedly opatření spočívající v:

1. omezení práce a státní služby zejména na ty agendy, jejichž výkon musí být bezpodmínečně kontinuálně zajišťován, a to zejména k zajištění chodu veřejné správy a služeb veřejné správy v nezbytně nutném rozsahu a plnění úkolů vlády České republiky směřujících k dosažení cílů nouzového stavu; ostatní agendy se vykonávají v rozsahu, který neohrozí níže uvedená opatření nutná k ochraně zdraví státních zaměstnanců, zaměstnanců a dalších úředních osob (dále jen „zaměstnanci“),

2. omezení osobního kontaktu zaměstnanců s adresáty veřejné správy (s žadateli, s jinými účastníky správních řízení) a dalšími externími osobami (dále jen „klienti/veřejnost“) na nezbytně nutnou úroveň; omezení kontaktů se provede zejména takto:

a) upřednostňováním písemného, elektronického či telefonického kontaktu před osobním ve všech případech, kdy je to možné, avšak při současném umožnění osobního kontaktu klientům/veřejnosti v úředních hodinách v rozsahu stanoveném tímto krizovým opatřením,

b) příjmem veškerých dokumentů od klientů/veřejnosti pouze prostřednictvím pracoviště podatelny, je-li zřízeno; vždy, kdy je to možné, se upřednostní elektronická komunikace,

c) dochází-li ke kontaktům se zaměstnanci jiných orgánů a institucí, přijetím opatření omezujících přímý kontakt; jednání se provádí za zvýšených hygienických opatření, d) výše uvedená opatření se přiměřeně použijí i pro vnitřní styk zaměstnanců v rámci orgánu,

3. omezení rozsahu úředních hodin orgánů na 2 dny v týdnu v rozsahu 5 hodin v daném dni, a to v čase dostupném pro veřejnost; o změně úředních hodin orgány vhodným způsobem informují a zveřejní je na svých úředních deskách; omezení rozsahu úředních hodin orgánů se neuplatní v případech, kdy a) dosavadní rozsah úředních hodin orgánu nepřesahoval rozsah stanovený tímto krizovým opatřením, b) by omezení rozsahu úředních hodin ohrozilo činnost orgánu nebo nepřiměřeně omezilo práva klientů/ /veřejnosti, c) byl klientovi předem potvrzen termín k dostavení se na pracoviště orgánu,

4. zajišťování chodu jednotlivých útvarů orgánu vždy nejnižším možným počtem zaměstnanců přítomných na pracovišti, který je nutno zachovat pro činnost orgánu veřejné moci nebo správního orgánu,

5. zajištění činnosti orgánu tak, aby případné karanténní opatření vůči části zaměstnanců neohrozilo akceschopnost orgánu (např. střídání oddělených skupin zaměstnanců orgánu, práce na dálku).

III.

Dopady krizového opatření v podmínkách samosprávy

Omezení kontaktu s veřejností

• Ministerstvo vnitra zdůrazňuje, že obecní úřady nelze „zcela uzavřít“, je však nezbytné přijmout vhodná opatření, která přímý osobní kontakt omezí jen na zcela nevyhnutelné případy (typicky po předchozí e-mailové či telefonické domluvě, a za tím účelem je nutné zveřejnit kontaktní telefon a e-mail).
• Obec je povinna (v případech, kdy je to možné) upřednostnit kontakt s veřejností dálkovým způsobem (zejména písemně, telefonicky) před osobním kontaktem (např. zasláním naskenovaných kopií ze správního spisu účastníkovi řízení, aniž by se musel na úřad dostavit).
• Osobní kontakt však nelze zcela vyloučit.Osobní kontakt je možný v úředních hodinách v rozsahu stanoveném krizovým opatřením, tedy i mimo úřední hodiny, pokud byl tento kontakt předem domluven (např. na základě předchozí telefonické dohody, potvrzením z objednávkového systému apod.).
• Obce je i nadále povinna zajistit příjem podání (písemností) prostřednictvím (fyzické) podatelny obecního úřadu (v případech, kde je to možné, obec upřednostní elektronickou komunikaci).
• Při osobním přímém kontaktu, ke kterému dochází mezi zaměstnanci v rámci obecního úřadu, a mezi zaměstnanci obecního úřadu a zaměstnanci jiných orgánů či veřejností, platí povinnost mít ochranné prostředky dýchacích cest (nos, ústa) adodržovat zvýšená hygienická opatření (užít dezinfekci, rukavice apod.).
• Není však možné omezit činnost úřadu pouze na občany mající trvalý pobyt (bydliště) na území obce, resp. ve správním obvodu pověřeného obecního úřadu či obce s rozšířenou působností.

Úprava úředních hodin

• Obec rozumným způsobem omezí úřední hodiny na dva dny v týdnu.
• Jako optimální se jeví např. na pondělí a středu, tedy na dny, které jsou obecně vžité jako tzv. úřední dny. Je rovněž vhodné stanovit v jednom dni úřední hodiny dopoledne (např. od 8-13) a ve druhém dni odpoledne (13-18) tak,aby si své záležitosti mohly vyřídit i osoby dojíždějící z obce z prací.
• V jednom dni nesmí být úřední hodiny delší než 5 hodin (není-li naplněna některá z výjimek).[2] Úřední hodiny obecního úřadu lze např. stanovit takto: ve dni X od x hodin do x+5 hodin, ve dni Y od y hodin do y+5 hodin.
• Pokud by omezení rozsahu úředních hodin ohrozilo činnost příslušného obecního úřadu nebo některých jeho organizačních útvarů (odborů) nebo některých jeho agend nepřiměřeně omezilo práva veřejnosti, stanoví se rozsah úředních hodin obecního úřadu nebo některých jeho organizačních útvarů nebo některých jeho agend na více než dva dny v týdnu anebo na více než pět hodin v daném dni, popř. se omezení rozsahu úředních hodin nestanoví.
• Obec však není povinna rozšiřovat dosavadní rozsah úředních hodin, pokud je má nyní stanoveny kratší.
• Informace o změně úředních hodin obecního úřadu se zveřejní na fyzické i elektronické úřední desce, jakož i na internetových stránkách obce, a to nejpozději do dne X. listopadu 2020 do X hodin.
• Omezení úředních hodin se vztahuje též na fungování podatelny obecního úřadu. Pro podatelnu mohou být stanoveny i delší úřední hodiny (viz shora citované výjimky usnesení vlády).
• Obec přijme jiná vhodná opatření s cílem zajistit, aby v nezbytně nutných případech bylo možné na úřadě určitou naléhavou úřední záležitost vyřídit osobně, typicky po předchozí e-mailové či telefonické domluvě (a za tím účelem zveřejní kontaktní telefon a e-mail). Typickým příkladem, kdy je obec povinna (s ohledem na bod 2 písm. b/ usnesení) poskytnout klientovi službu, je potřeba získání nových dokladů (např. občanského průkazu, řidičského průkazu apod.), pokud jim končí doba jejich platnosti.

Zpracoval: odbor veřejné správy, dozoru a kontroly
Praha, 27.12.2020, aktualizováno 8. 1. 2021

vytisknout  e-mailem  X Corp.   Facebook