Podle § 38 odst. 1 zákona č. 234/2014 Sb., o státní službě (dále jen „ZSS“) služební orgán (ve spolupráci s Ministerstvem vnitra a příslušným ústředním správním úřadem) nejméně 21 dnů přede dnem konání úřednické zkoušky písemně vyrozumí státního zaměstnance o termínu a místě konání úřednické zkoušky, přičemž při stanovení termínu zkoušky se přihlíží k žádosti státního zaměstnance. S ohledem na nastavení organizace a průběhu úřednické zkoušky prováděcí vyhláškou, metodikou a  funkcionalitami Informačního systému o státní službě (dále jen „ISoSS“) zde však je role Ministerstva vnitra a ústředního správního úřadu „zautomatizována“ a je konzumována samotným okamžikem vypsání termínu zkoušky v ISoSS1). Přihlášení státního zaměstnance na konkrétní termín v konkrétním místě tak je plně v dispozici služebního úřadu (personálního pracoviště) v čele se služebním orgánem. Vyrozumění státního zaměstnance tedy fakticky provádí pouze služební orgán.

Účelem stanovené 21denní lhůty je ochrana státního zaměstnance, garantující mu možnost se řádně připravit na vykonání úřednické zkoušky, jejíž složení, na které má pouze 2 pokusy, je jeho zákonnou povinností a základním předpokladem dalšího trvání služebního poměru (změna služebního poměru na dobu určitou na služební poměr na dobu neurčitou). Služební poměr státního zaměstnance podle ZSS má veřejnoprávní charakter a veřejnoprávní charakter tak má i stanovená nejméně 21denní lhůta a nelze se od ní proto odchýlit ani na základě souhlasu či žádosti státního zaměstnance.

Nerespektování stanovené lhůty, tedy vyrozumění o termínu úřednické zkoušky ve lhůtě kratší než 21 dnů, by tak bylo porušením zákonné povinnosti služebního orgánu. Pokud by státní zaměstnanec následně u úřednické zkoušky ani opakovaně neuspěl (s čímž zákon spojuje zánik služebního poměru), mohl by tento postup v rámci odvolání proti rozhodnutí o skončení služebního poměru, přezkumného řízení podle správního řádu anebo následného soudního přezkumu napadnout s tím, že neměl pro konání úřednické zkoušky rovné podmínky.

Z čistě technického hlediska je možné termín (čas a místo) zkoušky v ISoSS  založit nejpozději ve lhůtě 22 dnů před jejím konáním, načež ve lhůtě 21 dnů před jejím konáním dojde k automatickému uzavření tohoto termínu a služební úřady již na něj nemohou uchazeče zapisovat. Ani technicky tedy nelze nový termín založit ve lhůtě kratší, než nejméně 22 dnů.

) Zautomatizování procesů spočívá v tom, že jak termín, tak ale i místo konání obecné a zvláštní části ÚZ se v ISoSS zakládá v jeden moment: Termín a místo konání vypíše příslušný ÚSÚ s gescí za příslušný obor státní služby pro zvláštní část ÚZ s tím, že MV následně zajistí a dodá potřebný počet zkušebních testů. Vypsáním konkrétního termínu a místa konání svou roli vyčerpá i příslušný ÚSÚ a nadále je jen v dispozici služebního úřadu, zda a na který termín svého státního zaměstnance skutečně přihlásí.