Zpracování dokumentů o zkoušce náleží autorizovaným osobám. Náležitosti Osvědčení a Záznamů o průběhu a výsledku zkoušky (dále též společně „dokumenty o zkoušce“) určuje prováděcí vyhláška č. 208/2007 Sb. k zákonu o uznávání. Prvopisy (originály) Záznamů o průběhu a výsledku zkoušky (§ 6a  vyhlášky provádějící § 18 odst. 13 zákona o uznávání) a stejnopisy Osvědčení (§ 7 vyhlášky provádějící § 19 odst. 2 a 3 zákona o uznávání) zasílají autorizované osoby ve lhůtách k tomu určených zákonem o uznávání autorizujícímu orgánu. Základní příčinou nedostatků v dokumentaci o zkouškách bývá nepozornost autorizovaných osob při práci se šablonami. Ve snaze zlepšit úroveň zpracování dokumentů o zkoušce níže uvádíme přehled nejčastěji zjištěných závad.
 

Nejčastější závady v osvědčení a záznamu o průběhu a výsledku zkoušky

Nesprávně použitý formulář pro Osvědčení

• Osvědčení bylo vydáno na formuláři, který typem neodpovídá účelu použití.

Správné použití:

Prováděcí vyhláška k zákonu o uznávání v příloze stanoví vzory pro 3 typy formulářů Osvědčení, z nichž je třeba správně vybrat.

Jedná se o:

1. Vzor formuláře Osvědčení o úspěšném vykonání zkoušky před autorizovanou fyzickou nebo podnikající fyzickou osobou a získání profesní kvalifikace;

2. Vzor formuláře Osvědčení o úspěšném vykonání zkoušky před autorizovanou právnickou osobou a získání profesní kvalifikace;

3. Vzor formuláře Osvědčení o úspěšném vykonání zkoušky před zkušební komisí a získání profesní kvalifikace (nejčastěji využívaný formulář).

K tisku Osvědčení lze využít:

• tiskopis osvědčení SEVT

• formulář vygenerovaný ze systému ISKA

• dokument MS WORD

Chyby v číslech autorizací

• Číslo autorizace v dokladu často není vyplněno buď vůbec nebo je vyplněno nesprávně, zejména u členů zkušební komise.

Správné uvedení:

Fyzická osoba zkoušející pro autorizovanou právnickou osobu uvádí jako číslo autorizace vždy číslo uvedené v rozhodnutí o udělení autorizace. Autorizovaný zástupce uvádí číslo autorizace autorizované osoby, pro kterou zkouší.  Zaznamenává se vždy číslo platné autorizace z rozhodnutí o udělení autorizace, nikoli číslo rozhodnutí o prodloužení platnosti autorizace. Na zadní straně Osvědčení je nutné uvádět čísla autorizací u všech členů zkušební komise.

Chyby v rodných číslech a v identifikaci uchazeče

• Rodné číslo uvedené v dokumentu o zkoušce neodpovídá zápisu v osobním dokladu osoby, velmi často se v  přepisu rodného čísla vyskytují přesmyčky čísel.

Správné uvedení:

Přepis rodného čísla by měl být proveden z věrohodného zdroje (oficiálního dokladu)

• U uchazečů cizí státní příslušností bez rodného čísla bývají uvedeny různé identifikátory přidělené domovským státem uchazeče.

Správný postup:

U cizinců, jimž nebylo přiděleno rodné číslo, se uvádí pouze datum narození.

Chyby v zápisech týkající se osobních údajů

• Jméno a příjmení fyzické osoby je uvedeno v pořadí neodpovídajícím předepsanému záhlaví kolonky a poučení ve formuláři.

Správné uvedení:

Kolonky ve formulářích obsahují návod k  vyplnění. Formuláře jasně stanoví pořadí, v jakém se osobní údaje zapisují, což je třeba dodržet. Nerespektované poučení pak zbytečně komplikuje zadávání dat do elektronických evidencí, zvláště u  příjmení snadno zaměnitelných s křestním jménem a naopak (Petr Pavel, Adam Martin).

• Vyskytují se chybné přepisy jmen a příjmení, zejména u jmen a příjmení méně obvyklých nebo cizího původu (např. Jozef x Josef, Dostál x Dostal).

Správné uvedení:

Přepis jména a příjmení by měl být proveden nejlépe z osobních dokladů nebo z jiných již úředně potvrzených dokumentů.

• Místo narození uchazeče je uvedeno ve zkratkách slov místopisných názvů nebo v rozporu s pravidly českého pravopisu (např. M. Budějovice, Karlovy vary).

Správné uvedení:

V dokumentech o zkoušce musí být uvedeny veškeré identifikační údaje v oficiální podobě a tudíž přesně. K ověření správnosti oficiálního přepisu místopisných názvů lze využít lexikon obcí a měst: https://www.czso.cz/csu/czso/maly-lexikon-obci-ceske-republiky-2016)
http://mesta.obce.cz/

Uvedení neplatného označení povolání

• Povolání, do jehož rámce spadá profesní kvalifikace "Strážný", bývá často nesprávně označováno jako "Pomocný bezpečnostní pracovník" a odborná způsobilost je zapsána dle již neplatného hodnoticího standardu. Podobně profesní kvalifikace "Detektiv koncipient" bývá zařazena do povolání označeného nesprávně "Bezpečnostní pracovník".

Správné uvedení:

V příkladu se jedná o použití již neaktuálního a tudíž neplatného označení. Správný zápisem je uvedení, že získaná profesní kvalifikace "Strážný" spadá do povolání "Strážný". Stejně tak profesní kvalifikace "Detektiv koncipient" spadá do povolání označovaného stejnojmenně "Detektiv koncipien", Povolání, do něhož spadá příslušná profesní kvalifikace, lze ověřit na stránkách Národní soustavy povolání (www.nsp.cz). Držitel osvědčení prokazuje odbornou způsobilost dle platného hodnoticího standardu (www.narodnikvalifikace.cz), což se musí odrazit i v zápise o získaných odborných způsobilostech v Osvědčení.
 

Uvedení neaktuálního názvu profesní kvalifikace, popř. nesprávného označení povolání

• ·Od října 2022 byly změněny názvy profesních kvalifikací, resp. mužská varianta názvu byla  doplněna i o přechýlený tvar (např. Strážný/strážná) – k tomu blíže viz „Archiv aktualit“ na úvodní stránce, aktualita z 1. 11. 2022 „Změna názvů profesních kvalifikací v kvalifikačních a hodnoticích standardech. Došlo k přechýlení názvů profesních kvalifikací, názvy povolání zůstaly nepřechýleny. Tyto skutečnosti by se měly promítnout do dokladů o zkoušce.

Závady v potvrzení dokumentu úředním razítkem

• Dokument je opatřen otiskem razítka nevyhovujícího typu.

Správný postup:

Podoba a velikost razítka používaného na doklady a správní rozhodnutí musí splňovat parametry stanovené ust. § 6 zák. č. 352/2001 Sb., o užívání státních symbolů České republiky a změně některých zákonů. Osvědčení se opatřuje kulatým úředním razítkem s malým státním znakem vyobrazeným v kruhu.

• Otisk razítka byl nevhodně umístěn na osvědčení, tj. zejména překrývá text nebo podpis.

Správný postup:

Umístění otisku razítka závisí na použitém formuláři. Tiskopisy Osvědčení s vodotiskem mají prostor k provedení otisku úředního razítka přímo označený písmeny "L. S." (ve významu "locus sigilli" - místo pro razítko na úřední listině). Naopak ve formulářích SEVT zbývá pro otisk razítka jen minimální prostor (MV již na tento nedostatek upozornilo SEVT). Pokud jde o ostatní formuláře, doporučujeme, aby otisk razítka byl, pokud možno, umístěn v  dolní části poslední stránky uprostřed, na volném místě tak, aby nepřekrýval souvislý text nebo ručně provedený podpis.  Otisk razítka by měl být úplný, zřetelný a s dobře čitelným textem.

Záměna formy dokumentu o zkoušce zasílaného autorizujícímu orgánu

• Autorizujícímu orgánu jsou zasílány Osvědčení nebo Záznamy o průběhu a výsledku zkoušky pouze v kopiích.

Správný postup:

Autorizujícímu orgánu náleží stejnopis Osvědčení a prvopis (originál) Záznamu o průběhu a výsledku zkoušky (ust. § 18 odst. 13 zákona o uznávání).

Absence  údaje o odpovídající úrovni profesní kvalifikace v rámci EQF

• V Osvědčení není vyplněný údaj o odpovídající úrovni profesní kvalifikace zařazené do Evropského rámce kvalifikací.

Správný postup:

Evropský rámec kvalifikací (EQF) je systémem 8 referenčních úrovní vymezených souborem popisů označujících výsledky učení (tzv. deskriptorů). Je používán jako referenční nástroj pro srovnání úrovní kvalifikací v různých systémech. Úroveň příslušné kvalifikace je vyjádřena číselným údajem a  musí být v Osvědčení uvedena. Je dohledatelná na stránkách Národní soustavy kvalifikací (http://www.narodnikvalifikace.cz).

Chybně provedený záznam o osobě předsedy zkušební komise

• V Osvědčení jsou na různých místech uváděny dva různé údaje o osobě ve funkci předsedy zkušební komise, tj. jména a příjmení dvou rozdílných osob.

Správné uvedení:

Označení osoby předsedy zkušební komise v záhlaví Osvědčení musí korespondovat se záznamem o složení zkušební komise uvedeném na druhé stráně formuláře.