Papír na ústupu aneb elektronická data vítězí
Ministerstvo průmyslu a obchodu získalo v soutěži IT projekt roku, kterou pořádá Česká asociace manažerů úseků informačních technologií, ocenění za Elektronické podání podnikatele vůči Živnostenskému rejstříku. O tom, jakou změnu tento projekt přinesl podnikatelům, jsem si povídala s ředitelem odboru živností Ing. Bc. Petrem Kameníkem.
Co přináší váš projekt podnikatelům?
Projekt přináší pro podnikatele možnost učinit určitá podání na živnostenský úřad elektronicky. Od 1. července loňského roku je umožněno zpracovávat podání na živnostenském úřadě elektronicky s tím, že úředník vyplňuje za podnikatele formulář, který podnikatel následně podepíše ve vytištěné podobě. Druhou možností, zavedenou od 1. října loňského roku, je možnost vytvoření elektronického podání podnikatelem takzvaně „z domu“. Takovéto podání musí být opatřeno zaručeným elektronickým podpisem.
Jaká podání mohou v současné době podnikatelé učinit kompletně elektronicky?
Jedná se vlastně o jakékoliv podání vůči živnostenskému úřadu, ke kterému není třeba dokládat papírové dokumenty. V prvé řadě jde o ohlášení volné živnosti fyzickou osobou, která má místo podnikání totožné s místem bydliště. Jiným takovým případem je ohlašování živností, pokud byly dokumenty, které je třeba k podání doložit, jako je například doklad o odborné způsobilosti, již uloženy u živnostenského úřadu, kam směřuje podnikatelovo podání.
Pokud by tedy podnikatel chtěl učinit podání na jiném živnostenském úřadě, není to možné?
Pokud není třeba dokládat žádné dokumenty, pak je jedno, kterému živnostenskému úřadu podání směřuje, jinak je vhodné směřovat podání tomu úřadu, který již má dokumenty podnikatele u sebe. Jinak podnikatel riskuje, že bude muset již doložené dokumenty dokládat znovu. Do budoucna samozřejmě plánujeme ukládání dokumentů konvertovaných do elektronické podoby přímo do registru živnostenského podnikání. Dokumenty pak budou dostupné všem úředníkům živnostenského úřadu, a podnikatel tak je již nebude muset při dalším ohlašování živnosti předkládat ani na jiném úřadě, než na kterém byly původně doloženy.
Výhodou však je, že tak mohu učinit elektronicky a nemusím znovu předkládat příslušné dokumenty?
Úřad, který zpracovává podání, má samozřejmě k dispozici archiv a živnostenský zákon říká, že podnikatel musí dokládat doklady, pokud nejsou živnostenskému úřadu známy z dřívější činnosti. Či-li pokud je živnostenský úřad od podnikatele jednou získal, postačí to. Elektronické podání má pro podnikatele výhodu v tom, že pokud je kompletně podáno elektronicky, podepsané zaručeným elektronickým podpisem, je osvobozeno od správního poplatku.
Může i to být motivací pro podnikatele k volbě elektronické formy podání?
Ano, ale dokáži si představit i případ, že podnikatel upřednostní elektronickou variantu, i když ví, že bude muset uhradit poplatek. Potřebuje urychleně ohlásit živnost a protože právo provozovat živnost mu vznikne bezprostředně po ohlášení, což je mu serverem potvrzeno, a může tak učinit v kteroukoliv hodinu, je elektronické podání pro něj vhodnější.
Co naopak může být překážkou?
Pokud je zapotřebí doložit odbornou způsobilost, může to být o něco složitější. Doklady předložené podnikatelem nemusí být dostatečné, takže živnostenský úřad vyzývá k doplnění potřebných náležitostí. A u koncesovaných živností právo provozovat živnost vzniká dnem nabytí moci udělení koncese, takže tuhle výhodu zde není možné vůbec využít.
Kolik elektronických podání bylo dosud uskutečněno?
V prvním měsíci od spuštění projektu se na živnostenských úřadech zpracovala tři procenta ze všech podání učiněných na úřadě. Za leden pak došlo k nárůstu na 49 procent a v současné době je to již 53 procent. Odhaduji, že se takto bude zpracovávat v průměru šedesát, sedmdesát procent podání na úřadě, přičemž průměrně přijímají živnostenské úřady celkem okolo 65 000 podání za měsíc. K 2. březnu živnostenské úřady přijaly od podnikatelů 167 elektronických podání, průměrně se jedná zhruba o jedno podání denně. Je to dáno tím, že podnikatel musí disponovat elektronickým podpisem a také komplikací, že zatím nelze dokládat dokumenty nezbytné pro ohlášení, jako je například vysvědčení, potvrzení o praxi či smlouvy z pronájmu, elektronicky. To by se však mělo změnit od 1. července s účinností zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.
Elektronické podání podnikatelům usnadňuje i kontakt s dalšími úřady, u kterých se v souvislosti s provozováním živnosti musí registrovat. Nemusí tedy opravdu činit další úkony?
S podáním vůči živnostenskému úřadu je odesílána přihláška k daním, na sociální či zdravotní pojištění. V rámci Jednotného registračního formuláře je to vše zprostředkováno. Jedná se ale o zahájení prvotního kontaktu s úřady, další už je na podnikateli.
Jak se vlastně dospělo k jednotnému formuláři?
Myšlenka na centrální registrační místo vznikala od roku 2006. Dříve měl každý z příslušných orgánů svůj formulář a podnikatel tak vyplňoval jméno a příjmení vícekrát. Jednotný registrační formulář ve stávající podobě vznikl 1. července 2008 a od té doby na dvou stranách papíru obsahuje veškeré vyžadované údaje, které tudíž stačí zapsat pouze jednou. Od tohoto data je možné na úřadech využívat i jeho elektronickou podobu. V elektronické podobě na úřadě to pak má další výhodu v tom, že si živnostenský úřad pro vyplnění Jednotného registračního formuláře natáhne potřebné údaje o subjektu ze živnostenského rejstříku či o osobě z evidence obyvatel přímo do formuláře a většina údajů do formuláře zapsaných je následně okamžitě zkontrolována, jako je například validita do formuláře zadávaných adres.
A existuje možnost automatického předvyplnění i u elektronického podání, které podnikatel uskutečňuje z domova?
Ano, je to obdobné, pouze s tím rozdílem, že podnikatel nemůže využít údajů z evidence obyvatel, protože podnikatel není osobou, která by mohla do ní přistupovat.
Tím také dochází k odbourávání papíru a z pohledu úředníka nutnost data přepisovat...
Od 1. října se předávají formuláře pouze elektronickou cestou, takže dochází k úsporám nejen u živnostenských úřadů, nemusí formuláře kopírovat a zasílat je příslušným úřadům poštou, ale i na straně navazujících orgánů, jako jsou finanční úřad, správa sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovna, úřad práce, které získávají data rovnou elektronicky a nemusí je pořizovat z formulářů.
S jakými dalšími resorty komunikujete elektronicky?
Funguje to tak například s obchodním rejstříkem. Díky tomu odpadla podnikatelům povinnost oznamovat živnostenským úřadům některé změny, například údaje o změně sídla si stáhneme automaticky z obchodního rejstříku a zaznamenáme je do živnostenského rejstříku. Data předáváme Českému statistickému úřadu, komunikujeme s rejstříkem trestů. Podnikatel nemusí při ohlašování dokládat výpis z rejstříku trestů, živnostenský úřad si jej obstará sám. Už před novelou živnostenského zákona jsme začali příslušným orgánům zasílat místo kopií živnostenských listů, což je povinnost stanovená zákonem, data elektronicky.
Bylo nutné dovybavovat živnostenské úřady technikou a jak probíhá ověřený přístup do živnostenského rejstříku?
Systém neprovozujeme přímo na svých serverech, ale pomocí outsourcingové služby v hostingovém centru, takže to pro nás není náročné, ale naopak velmi výhodné. Z pohledu živnostenských úřadů nebylo nutné tyto nijak dovybavovat, systém živnostenského rejstříku používá webové prostředí a obdobně je tomu i u aplikace pro elektronické podání. Jediným předpokladem bylo dostatečně silné připojení úřadů k internetu, prostřednictvím něhož probíhá komunikace mezi uživatelem systému a hostingovým centrem.
A co čeká Živnostenský rejstřík se vznikem chystaných registrů?
Přechod na registry bude určitě znamenat zásah do našeho systému. A jako zdrojový registr pro základní registry bude nutné zkontrolovat všechna data a prohlásit, že jsou v pořádku. V současné době probíhá kontrola živnostenských oprávnění, aby odpovídaly číselníky jednotlivých živností uvedeným údajům. To bude základní úkol pro všechny správce takových dat, aby se do registrů dostaly správné údaje.
Jakou změnou projde ještě komunikace úřadů mezi sebou?
Ideální by bylo, kdyby už nedocházelo s navazujícími institucemi k výměně papíru, ale byl jim umožněn do databáze přístup a mohly tak nahlížet na data přímo a rovnou si z nich vytvářet potřebné sestavy. Ostatně to by měly umožnit právě registry. Myslím, že nejhorší pro úředníka je posílání papíru. Proč vršit dokumenty ve skříních? Zpracovávejme je raději elektronicky.
Text: Ivana Jungová
Foto: Radoslav Bernat