I.
Opatření regulující činnost úřadů v době nouzového stavu

1) Krizové opatření vlády České republiky ze dne 8. 10. 2020

• Vláda České republiky usnesením vlády ze dne 8. 10. 2020, č. 994, publikovaným pod č. 398/2020 Sb. v rámci krizových opatření uložila všem orgánům veřejné moci a správním orgánům, aby ve všech svých pracovištích zahájily omezený provoz, mj. aby omezily osobní kontakt zaměstnanců s "adresáty veřejné správy" na nezbytně nutnou úroveň, spočívající např. v příjmu dokumentů pouze v rámci pracoviště podatelny, je-li zřízena, a aby omezily rozsah úředních hodin orgánů na dva dny v týdnu v rozsahu pěti hodin v daném dni.

• Opatření je účinné ode dne 12. října 2020 od 00:00 hodin do dne 25. října 2020 do 23:59 hodin.
   

2) Mimořádné opatření Ministerstva zdravotnictví ze dne  17. 9. 2020

• Kromě výše uvedeného krizového opatření se na činnost úřadů i nadále vztahuje mimořádné opatření Ministerstva zdravotnictví ze dne 17. 9. 2020, č. j. MZDR 15757/2020-35/MIN/KAN ⁽¹⁾.

• Toto mimořádné opatření všem osobám (až na stanovené výjimky) s účinností ode dne 18. září 2020 od 00:00 do odvolání zakazuje pohyb a pobyt bez ochranných prostředků dýchacích cest (nos, ústa) jako je respirátor, rouška, ústenka, šátek, šál nebo jiné prostředky, které brání šíření kapének, ve vnitřních prostorech staveb a v prostředcích veřejné dopravy.

II.
Obsah krizového opatření

Orgánům veřejné moci a správním orgánům je uloženo, aby v rámci všech svých pracovišť zavedly opatření spočívající v:

A. (Omezení kontaktu s veřejností)

-1) omezení osobního kontaktu státních zaměstnanců, zaměstnanců a dalších úředních osob (dále jen "zaměstnanci") s adresáty veřejné správy (s žadateli, s jinými účastníky správních řízení) a dalšími externími osobami (dále jen "klienti / veřejnost") na nezbytně nutnou úroveň; omezení kontaktů se provede zejména takto:

1. upřednostňováním písemného, elektronického či telefonického kontaktu před osobním ve všech případech, kdy je to možné, avšak při současném umožnění osobního kontaktu klientům / veřejnosti v úředních hodinách v rozsahu stanoveném tímto krizovým opatřením,

2. příjmem veškerých dokumentů od klientů / veřejnosti pouze prostřednictvím pracoviště podatelny, je-li zřízeno; vždy, kdy je to možné, se upřednostní elektronická komunikace,

3. dochází-li ke kontaktům se zaměstnanci jiných orgánů a institucí, přijetím opatření omezujících přímý kontakt; jednání se provádí za zvýšených hygienických opatření,

4. výše uvedená opatření se přiměřeně použijí i pro vnitřní styk zaměstnanců v rámci orgánu.

B. (Úprava úředních hodin)

- 2) omezení rozsahu úředních hodin orgánů na dva dny v týdnu v rozsahu pěti hodin v daném dni, a to v čase dostupném pro veřejnost; o změně úředních hodin orgány vhodným způsobem informují a zveřejní je na svých úředních deskách; omezení rozsahu úředních hodin orgánů se neuplatní v případech, kdy

1. dosavadní rozsah úředních hodin orgánu nepřesahoval rozsah stanovený tímto krizovým opatřením,

2. by omezení rozsahu úředních hodin ohrozilo činnost orgánu nebo nepřiměřeně omezilo práva klientů / veřejnosti,

3. byl klientovi předem potvrzen termín k dostavení se na pracoviště orgánu.

III.
Dopady krizového opatření v podmínkách samosprávy

Ad A (Omezení kontaktu s veřejností)

• Ministerstvo vnitra zdůrazňuje, že obecní úřady nelze "zcela uzavřít", je však nezbytné přijmout vhodná opatření, která přímý osobní kontakt omezí jen na zcela nevyhnutelné případy.

• Obec je povinna (v případech, kdy je to možné) upřednostnit kontakt  s veřejností dálkovým způsobem (zejména písemně, telefonicky) před osobním kontaktem (např. zasláním naskenovaných kopií ze správního spisu účastníkovi řízení, aniž by se musel na úřad dostavit).

• Osobní kontakt však nelze zcela vyloučit. Osobní kontakt je možný v úředních hodinách v rozsahu stanoveném krizovým opatřením, tedy i mimo úřední hodiny, pokud byl tento kontakt předem domluven (např. na základě předchozí telefonické dohody, potvrzením z objednávkového systému apod.).

• Obce je i nadále povinna zajistit příjem podání (písemností) prostřednictvím (fyzické) podatelny obecního úřadu (v případech, kde je to možné, obec upřednostní elektronickou komunikaci).

• Při osobním přímém kontaktu, ke kterému dochází mezi zaměstnanci v rámci obecního úřadu, a mezi zaměstnanci obecního úřadu a zaměstnanci jiných orgánů či veřejností, platí povinnost mít ochranné prostředky dýchacích cest (nos, ústa) a dodržovat zvýšená hygienická opatření (užít dezinfekci, rukavice apod.).
   

Ad B. (Úprava úředních hodin)

• Obec rozumným způsobem omezí úřední hodiny na dva dny v týdnu.

• Jako optimální se jeví např. na pondělí a středu, tedy na dny, které jsou obecně vžité jako tzv. úřední dny.  Je rovněž vhodné stanovit v jednom dni úřední hodiny dopoledne (např. od 8-13) a ve druhém dni odpoledne (13-18) tak, aby si své záležitosti mohly vyřídit i osoby dojíždějící z obce z prací.

• V jednom dni nesmí být úřední hodiny delší než 5 hodin. Obec však není povinna rozšiřovat dosavadní rozsah úředních hodin, pokud je má nyní stanoveny kratší.

  • úřední hodiny obecního úřadu ⁽²⁾ lze stanovit takto: ve dni X od x hodin do x+5 hodin, ve dni Y od y hodin do y+5 hodin ⁽³⁾.

• Informace o změně úředních hodin obecního úřadu se zveřejní na fyzické i elektronické úřední desce, jakož i na internetových stránkách obce, a to nejpozději do dne X. října 2020 do X hodin.

• Obec přijme jiná vhodná opatření s cílem zajistit, aby v nezbytně nutných případech bylo možné na úřadě určitou naléhavou úřední záležitost vyřídit osobně, typicky po předchozí e-mailové či telefonické domluvě (a za tím účelem zveřejní kontaktní telefon a e-mail).

Zpracoval: odbor veřejné správy, dozoru a kontroly
Praha, 9. října 2020

1) https://koronavirus.mzcr.cz/wp-content/uploads/2020/09/Mimoradne-opatreni-noseni-ochrannych-prostredku-dychacich-cest-s-vyjimkami-s-ucinnosti-od-18-9-2020-do-odvolani.pdf

2) Úřední hodiny lze stanovit jednotně pro celý obecní úřad nebo jednotně pro celý obecní úřad a zvlášť pro některé jeho organizační útvary (odbory) nebo některé jeho agendy.

3) Jedná se o minimální úpravu dle usnesení vlády České republiky ze dne 8. října 2020 o přijetí krizového opatření č. 994. Pokud by omezení rozsahu úředních hodin ohrozilo činnost příslušného obecního úřadu nebo některých jeho organizačních útvarů (odborů) nebo některých jeho agend nepřiměřeně omezilo práva veřejnosti, stanoví se rozsah úředních hodin obecního úřadu nebo některých jeho organizačních útvarů nebo některých jeho agend na více než dva dny v týdnu anebo na více než pět hodin v daném dni, popř. se omezení rozsahu úředních hodin nestanoví.