Senátoři schválili novelu zákona o archivnictví a spisové službě
Dnes, 28. května 2009, senátoři schválili novelu zákona, kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Normu následně dostane k podpisu prezident ČR.
Návrh zákona kromě jiného upravuje podrobněji požadavky na výkon spisové služby v elektronické podobě. Úprava je součástí širokého komplexu legislativních nástrojů směřujících k zefektivnění komunikace mezi orgány veřejné moci, popřípadě právnickými a fyzickými osobami, který má pozitivní dopad rovněž na komunikaci v rámci správního a soudního řízení. Ministr vnitra Martin Pecina k cílům novely uvedl: "Coby další legislativní pilíř elektronizace veřejné správy a justice novela přináší úpravu elektronizace spisové služby, bez které se elektronické správní a soudní úkony v žádném případě neobejdou."
Velmi důležité je zajistit provázanost výkonu spisové služby v elektronické podobě s informačním systémem datových schránek. Proto Ministerstvo vnitra navrhuje účinnost návrhu zákona k 1. červenci roku 2009, tedy shodně se zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. K tomuto datu bude spuštěn nový systém komunikace prostřednictvím datových schránek zejména mezi orgány veřejné moci a dále mezi těmito orgány a právnickými osobami, případně fyzickými osobami, které o zřízení datové schránky požádají.
Základním principem právní úpravy spisové služby je preference spisové služby v elektronické podobě před spisovou službou vedenou v listinné podobě. Státní orgány, státem zřízené právnické osoby a některé další subjekty veřejného práva stanovené zákonem č. 499/2004 Sb. budou vést povinně spisovou službu v elektronické podobě s výjimkou případů, v nichž zvláštní povaha jejich působnosti vyžaduje, aby vykonávaly spisovou službu v podobě listinné (zejména z bezpečnostních důvodů). Obce mohou vykonávat spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby nebo v listinné podobě. Jedná se o smíšený model, který užívá elektronickou evidenci dokumentů a pracuje jak s elektronickými, tak i s listinnými dokumenty.
Spisová služba v elektronické podobě bude fungovat tak, že doručené elektronické dokumenty se budou dál distribuovat v elektronické podobě a stanou se součástí elektronických spisů. Ty, které nebudou obsahovat škodlivý kód a budou popřípadě splňovat požadavky na planost uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky a časového razítka, mohou být převedeny do listinné podoby. Ve spisové službě se tak využívá princip hybridního spisu, obsahujícího dokumenty v listinné i elektronické podobě.
Doručené dokumenty v listinné podobě mohou být, pokud to jejich povaha umožní, převáděny do elektronické podoby. Převážná část dokumentů bude evidována v elektronické evidenci, což zefektivní veškeré úkony s dokumenty v rámci výkonu spisové služby.
Novela zákona přináší:
Novela mění způsob financování provozu Informačního systému datových schránek. Nadále platí, že soukromoprávní subjekty využívají tuto službu bezplatně. Z pohledu veřejnoprávních financí přináší zjednodušení, že celý provoz bude hrazen ze státního rozpočtu, tedy že nebude nutné fakturovat za odeslané zprávy každému orgánu veřejné moci samostatně.
Dále stanoví, že orgány veřejné moci a právnické osoby, kterým je datová schránka zřízena automaticky ze zákona, si mohou nejpozději do konce října datovou schránku aktivovat. Pokud tak neučiní, bude jim schránka aktivována 1. listopadu automaticky.
Novela přináší také ustanovení pro orgány veřejné moci, které si mohou požádat o zřízení více datových schránek.
Do datové schránky bude možné přihlášení jiné aplikace bez nutnosti zadávat jméno a heslo fyzickou osobou. V tomto případě se autentizace provádí pomocí tzv. systémového certifikátu. Tato změna odpovídá potřebám uživatelů elektronických spisových služeb i jiných aplikací pro správu dokumentů.
Od 1. ledna 2010 bude možné využívat Informační systém datových schránek i pro výměnu zpráv mezi soukromými subjekty navzájem. Podmínkou bude souhlas příjemce s doručováním ze strany soukromých subjektů. Od 1. července 2010 bude možné "privátní" komunikaci užívat pro zasílání faktur či jiných obdobných žádostí o zaplacení.
Ve snaze ochránit informační systém datových schránek i držitele datových schránek před nevyžádanými obchodními a jinými obtěžujícími sděleními (spamy) a škodlivými programy (viry) se do zákona zavádí nové skutkové podstaty přestupků a jiných správních deliktů. Funkci správního orgánu projednávajícího tyto delikty bude vykonávat Ministerstvo vnitra.
Jana Malíková
ředitelka odboru a tisková mluvčí