Reinženýring veřejné správy a informační systémy veřejné správy
Principy procesního řízení jsou obecně platné pro jakýkoliv subjekt komerční nebo nekomerční. Tyto obecné principy je třeba pouze vhodně aplikovat v podmínkách subjektů výkonu státní správy. Tedy:
- základní procesy jsou identifikovány a popsány podle stanovené jednotné metodiky,
- procesy mají svého vlastníka, který je kompetentní, má patřičnou odpovědnost a je vybaven dostatečnou pravomocí,
- procesy mají stanovené výkonnostní indikátory,za prvořadé kritérium kvality a výkonnosti procesů se považuje naplnění očekávání "externích zákazníků" (občanů, příslušných orgánů a institucí),
- řízení je liniové, ale výkonnost se měří podle realizovaných procesů,na základě vyhodnocení výkonnosti procesů jsou prováděny aktivity, zaměřené na trvalé zvyšování výkonnosti, nebo jsou iniciovány zásadní změnové projekty (reinženýring)Jsou využívány vhodné informační technologie na podporu zvýšení výkonnosti procesů a jejich standardizace při opakovaném provádění.
Proto byl v roce 2001 založen podprogram Akčního plánu realizace státní informační politiky Reinženýring veřejné správy a informační systémy veřejné správy. Jedním ze základních východisek je, že úkol, uskutečňovaný metodou popisu, analýzy a změny procesů (činností) probíhajících ve veřejné správě, logicky musí využívat, ale také prosazovat a vytvářet podmínky pro zavádění moderních informačních systémů a technologií v orgánech veřejné správy.
Organizace úkolu, metodika postupu (včetně rozboru obecných charakteristik procesního přístupu a reinženýringu) a další okruhy problémů vedly ke stanovené dekompozici úkolu jednak z hlediska časového, jednak z hlediska věcných přístupů. Z hlediska časového je úkol členěn do etap, kdy definovaná 1. etapa představovala řešení a ověření formou pilotního projektu, tj. na omezeném počtu subjektů územních orgánů veřejné správy a pro omezený vybraný okruh procesů (činností) v těchto subjektech. Forma pilotních projektů, jak byla uvedena ve schváleném investičním záměru, je základní metodou postupu řešení. Pilotní projekt, uskutečněný v rámci 1. etapy, ověřil jednotlivé metody a postupy a stanovil základní podmínky a východiska pro široké uplatnění výsledků procesního řešení ve strukturách a činnostech územních orgánů veřejné správy.
K usnadnění a zefektivnění aplikace procesního přístupu na problematiku veřejné správy je nutné nejen zapojení účinného softwarového nástroje, ale také kontinuální spolupráce vysoce kvalifikovaného odborného partnera, podílejícího se na realizaci úkolu. Na základě metodologie, vypracované firmou IBM Česká republika, s.r.o., a po výběru softwarového nástroje (řady FirstStep) byl v závěru roku 2001, ve spolupráci s konzultačními firmami LBMS, s.r.o. a NotesCS a.s., realizován pilotní projekt na třech subjektech územních orgánů veřejné správy a celkem na devíti vybraných procesech.
Další postup byl významně ovlivněn nedostatkem finančních prostředků, které již nebyly - v rámci programového financování - od roku 2002 v rozpočtu MV dislokovány. Přesto, zejména díky vlastním aktivitám některých úřadů, práce v omezeném rozsahu pokračovaly. Kromě prací na tvorbě specifikovaných procesních modelů byly uskutečňovány procesní analýzy s konkrétními, realizovatelnými a dílem již realizovanými výstupy v praktické činnosti orgánů územní samosprávy. Všechny práce vycházejí ze zmíněné metodologie reinženýringu státní správy, ověřené v rámci pilotního projektu 1. etapy.
Popis procesů a tvorba procesního modelu
Procesní model podle této metodiky je několikaúrovňový. První úroveň obsahuje rozdělení na procesy řídicí (zajištění plánovaného rozvoje subjektu), hlavní (definované účelem pro který byl subjekt zřízen - sem patří výkon státní správy v přenesené působnosti) a podpůrné (zajišťující chod subjektu a podporu hlavních procesů - sem patří např. procesy informatiky, ekonomické…). V následující úrovní jsou definovány jednotlivé procesy s výstupy, vlastníky, zdroji a měřitelnými parametry výkonnosti.
Podpora procesů informačními technologiemi
V rámci identifikace procesu a jeho popisu vzniká základní materiál pro práci informatiků, kteří na základě popisu procesu, četnosti provádění a množství pracovníků podílejících se na procesu jsou - společně s vlastníky procesů - schopni efektivně navrhnout způsob podpory a standardizace procesu informačními technologiemi a vybrat optimální podpůrný systém.
Kapacitní plánování s využitím procesního modelu subjektu výkonu státní správy
Procesní přístup řízení subjektů výkonu státní správy přináší výhody i při kapacitním plánování jednotlivých činností. Na základě popsaných procesů, měření četnosti každého procesu a identifikace potřeby kapacit jednotlivých typů pracovníků v procesu je možné plánovat výkonnost, a tudíž optimalizovat složení jednotlivých organizačních útvarů. Při kapacitním plánování a následné simulaci procesu je možné vyhodnocovat i jednotlivé scénáře procesu. Podmínkou pro tyto simulace je sběr objektivních dat o kapacitní náročnosti a popis chování zákazníků procesu (např. úřední dny pro občany, příjem korespondence na podatelně, zpracování statistik k určitému datu za dané období atd.) Tento postup, ověřený pilotním projektem, je nyní ověřován na Krajském úřadu Olomouckého kraje, kde jsou popsány procesy výkonu státní správy v přenesené působnosti v druhé úrovni procesního modelu a sběr dat pro kapacitní plánování tak, aby byl vytvořen základ pro porovnání (benchmarking) výkonnosti jednotlivých krajských úřadů z hlediska procesního přístupu.
Procesní a datová analýza školského odboru Krajského úřadu Olomouckého kraje
Cílem analýzy je zmapování činností a jejich datových rozhraní z hledisek:
- provedení procesní analýzy v míře nezbytné a rozsahu dostatečném pro stanovení dalšího postupu,
- specifikace komunikace v rámci funkcí pracoviště a komunikujících partnerů,
- informační podpory vybraných organizačních útvarů krajského úřadu,
- analýzy komunikačních kanálů,
- analýzy datových zdrojů,
- návrhu variant optimalizace datové komunikace.
Praktickým cílem je tedy získat pohled na činnosti, vykonávané uvedeným pracovištěm, a data při těchto činnostech předávaná. Přitom takto získané podklady budou využity při definování požadavků na řešení popisovaných procesů a činností informačním systémem.
Praktické zkušenosti z použití procesní analýzy při modelování vybraných procesů na Magistrátě města Ostravy
Na základě výsledů pilotního řešení, uskutečněného Ministerstvem vnitra, přistoupilo město Ostrava k analýze vybraných činností probíhajících ve veřejné správě nástroji procesní analýzy. Radě města Ostravy byl předložen návrh na zpracování "Procesního modelu Magistrátu města Ostravy". Na jeho základě byla v březnu 2002 uzavřena Smlouva o dílo mezi Statutárním městem Ostrava a Vysokou školou báňskou - Technickou univerzitou Ostrava na vytvoření projektu "Procesní analýza na zdokumentování hlavních procesů MMO se zaměřením na oblast hospodaření s majetkem a finančními prostředky a zpracování podrobného modelu procesů připravovaného střediska správních činností (SSČ)". Vlastní předmět smlouvy je rozdělen do tří etap:
1.etapa - pilotní model vytypovaných procesů Střediska správních činností SSČ - termín konec 2002
2.etapa - model procesů MMO se zaměřením na oblast hospodaření s majetkem a finančními prostředky a návrh optimalizovaného modelu těchto činností - termín 06/2003
3.etapa - spolupráce při zavádění IS s implementátorem IS SSČ - termín v závislosti na realizaci projektu SSČ (pravděpodobně rok 2004)
1. etapa projektu byla ukončena k závěru roku 2002. Na základě dopřesnění požadavků zadavatele bylo vytvořeno 20 funkčních procesních modelů pro tři určené odbory - odbor dopravy, odbor živnostenský úřad a odbor vnitřních věcí.
Vytvořené modely popisují současný stav, včetně využití pracovních zdrojů, a je provedena simulace modelů s přepočteným koeficientem nárůstu činností vzhledem k uskutečnění 2. fáze reformy veřejné správy. Zhotovitel u každého procesu uvedl návrh na jeho zlepšení. Návrhy jsou zaznamenány do databáze návrhů a budou řešeny průběžně nebo při realizaci výstavby IS SSČ.
Ve 2. etapě řešení projektu (oblast hospodaření s majetkem a finančními prostředky) se k identifikovaným procesům zjišťuje jejich životní cyklus a logické vazby, aby mohl být zpracován prvotní model, který bude následně optimalizován.
Modelové řešení projektu reinženýringu Krajského úřadu Plzeňského kraje
Důvodem pro realizaci projektu procesní analýzy (reinženýringu) Krajského úřadu Plzeňského kraje (KÚPK) je snaha o zvýšení výkonnosti a efektivnosti celého aparátu KÚPK formou optimalizace jeho procesů a struktur a sjednocení pracovních postupů. Z výsledků procesní analýzy by měla vyplynout např. doporučení na změny organizační struktury či počtu a kompetencí zaměstnanců.
Procesní analýza a vytvoření procesního modelu KÚPK poskytne podklady pro jeho procesní rekonstrukci, tzn. provedení optimalizace pracovních postupů a procesů organizace tak, aby mohlo být dosaženo zdokonalení z hlediska měřitelných ukazatelů výkonnosti jako jsou náklady, kvalita a služby.
Projekt bude mohl být uskutečňován v následujících etapách:
- optimalizace procesů přecházejících z okresních úřadů,
- komplexní reinženýring procesů KÚPK,
- procesní analýza a optimalizace u zřizovaných organizací KÚPK.
Účelem projektu je provedení následujícího souboru úkolů: popis, měření a analýza procesů a na základě zjištěných výsledků jejich následná optimalizace a zdokonalování (změny procesů vedoucí k jejich zlepšení). Cílem procesní analýzy a rekonstrukce je změna procesů, které povedou ke zvýšení výkonnosti KÚPK, tj. k větší kvalitě poskytovaných služeb, snížení chybovosti, zrychlení dodávky těchto služeb a snížení nákladů na jejich poskytování. Prostřednictvím provedení reinženýringu by také mělo dojít k odhalení rezerv v rámci široké působnosti KÚPK v regionu.
Závěr
Procesní přístup není pouze množina certifikovaných procesů. Je to také kultura řízení, ve které:
- vlastník procesu, procesní tým a linioví manažeři spíše průběžně zlepšují proces, než jednorázově řeší vzniklé problémy,
- vedoucí pracovníci používají popisu procesů jako nástroje pro plánování a zavádění změn, školení nových zaměstnanců, vyhodnocování alternativ a zlepšování služeb občanům,
- jsou potřeby interních a externích subjektů určující pro stanovování cílů a rozhodování vedoucích pracovníků,
- se vedoucí pracovníci běžně ptají a dostávají odpovědi o výkonnosti procesů v jejich útvaru; odpovědi na tyto otázky vyžadují procesně založený měřicí systém,
- jsou zdroje alokovány na základě požadavků procesů,
- je používána týmová spolupráce mezi různými odděleními,
- optimální výkonnost procesů je současně zajišťována systémem řízení lidských zdrojů.