Digitalizace všech dokumentů by nám trvala asi tři sta let
Ředitelka Národního archivu České republikyPhDr. Eva Drašarová, CSc.
Foto Radoslav Bernat.
S ředitelkou Národního archivu České republiky PhDr. Evou Drašarovou, CSc. jsme si povídali o současném stavu českého archivnictví a jeho napojování na evropské projekty, o připravované digitalizaci i o náročném odstraňování následků živelní katastrofy, která citelně poškodila archivní sbírky.
Paní ředitelko, představte prosím v krátkosti vaši instituci.
Národní archiv patří mezi osm státních archivů, které jsou veřejnými archivy. Tuto skupinu veřejných archivů doplňují specializované archivy, bezpečnostní archivy a archivy měst. Existuje pět historických městských archivů: v Praze, Brně, Ostravě, Ústí nad Labem a v Plzni. Státní, oblastní archivy jsou určeny pro jednotlivá specifická spádová území, v současné době kraje, v některých případech naplňují potřeby dvou až tří krajů. Dva oblastní archivy převzaly původní historické názvy: Zemský archiv v Opavě – pro severní oblast Moravy a Slezsko, a Zemský moravský archiv – pro jižní Moravu a historické celky Moravy jako země. Nestarají se jenom o archiválie z působnosti historických krajů, ale i o archiválie z působnosti historických zemí. Pandán k těmto všem veřejným archivům tvoří poměrně skromná skupina archivů soukromých.
Kam se v rámci sítě archivů řadí Národní archiv a jakou má funkci?
Národní archiv kontroluje výkon spisové služby a provádí výběr archiválií u organizačních složek státu s celostátní působností, u jimi zřízených státních příspěvkových organizací a u právnických osob zřízených zákonem s celostátní působností, s výjimkou těch, které si zřídily specializované nebo bezpečnostní archivy. Vybrané archiválie poté ukládá, zpracovává, pečuje o jejich fyzický stav a zpřístupňuje. Do výjimek patří například Ministerstvo zahraničních věcí, Ministerstvo obrany, Kancelář prezidenta republiky, Parlament a další.
Ostatní státní archivy slouží oblastem. Jejich vnitřními jednotkami jsou okresní archivy, jež jsou jim podřízeny a mají na starosti historické fondy okresních institucí i nynější původce archiválií. I při současném správním členění státu jsou tedy okresní archivy zachovány jako operační jednotky nejbližší místním státním i samosprávným institucím. Státní archivy jsou správními úřady na úseku archivnictví a řídí je Ministerstvo vnitra, v jehož rozpočtové kapitole patří mezi organizační složky státu. Všechny archivy, nejen ty státní, jsou metodicky řízeny odborem archivní správy a spisové služby Ministerstva vnitra. Všeobecně řečeno, archivy jsou instituce, které pečují o příslušnou část národního kulturního dědictví a plní funkce správní, informační a vědecké. Často proto bývají zařazovány mezi paměťové instituce v resortu Ministerstva kultury. Musím říci, že s ostatními paměťovými institucemi velmi úzce spolupracujeme a poslední dobou dochází k informačnímu propojování na národní a evropské úrovni, jež vrcholí v projektu evropské digitální knihovny Europeana.
Jak jste již uvedla, spousta lidí se mylně domnívá, že archivy spadají pod Ministerstvo kultury. Proč tedy patří do resortu vnitra a jaké to přináší výhody a nevýhody?
Je to historicky dané, jelikož české země byly součástí rakousko-uherské monarchie. V její předlitavské části patřily státní archivy, tedy místodržitelské archivy a ústřední archivy ve Vídni, do resortu ministerstva vnitra. V Čechách byla velmi rozvětvená samospráva, která tvořila organizační základnu pro opozici proti centrálním institucím ve Vídni. Vznikaly tak instituce zřizované i financované samosprávou, což platilo i pro některé archivy. Do veřejné správy první republiky vstoupilo archivnictví v rozdvojené podobě. Státní archivnictví spadalo pod Ministerstvo vnitra a samosprávné pod Ministerstvo školství a národní osvěty. Platilo to i o pražském Zemském archivu, který spravoval právě fondy stavovské a územní samosprávy. Ke sjednocení samosprávných a státních archivů došlo poměrně pozdě a to velmi násilnou cestou v padesátých letech dvacátého století, konkrétně v roce 1954. Tehdy vznikl z Archivu ministerstva vnitra a Zemského archivu nový Státní ústřední archiv. V roce 1956 přibyl ještě Ústřední zemědělsko-lesnický archiv a postupně začaly vznikat a hierarchicky se rozrůzňovat i ostatní archivy. Další státní archivy vznikaly v krajích a časem se přejmenovaly na státní oblastní archivy. Tato reorganizace paradoxně rozvoji oboru velmi pomohla.
Jak archivní fondy využívá veřejná správa? Nakolik je s ní správa archiválií propojena?
Archivy jsou rozkročené nad celou veřejnou správou, protože přebírají dokumenty od celé škály původců: od úřadů, institucí i soukromých osob. Úkolem archivů je dbát o národní kulturní dědictví, protože archiválie se postupně stávají kulturními památkami a zdrojem informací zejména pro historiky. Nejnovější archiválie pak slouží pro potřeby veřejné správy. Písemné ztvárnění úřadování ve spisové službě má totiž několik cyklů; archivy a archiválie se chápou jako poslední etapa životního cyklu dokumentů v úřadování jako takovém. Úřady, soudy, policie a instituce řídící fungování společnosti se na archivy obracejí v souvislosti s hledáním informací pro svou činnost. Říkáme tomu nahlédací agenda a rešeršní činnost. Poskytujeme ověřené kopie dokumentů pro různé účely, četné výpisy a vyjádření pro státní správu. Konkrétně u Národního archivu se jedná například o agendu odškodnění československých občanů, kteří museli v roce 1945 opustit Podkarpatskou Rus a zanechali zde majetek. Odškodnění probíhala v několika vlnách a od října minulého roku platí nový zákon č. 212/2009 Sb., podle kterého se odškodňuje nemovitý majetek. Související písemnosti k tomu jsou samozřejmě u nás a na Ministerstvu financí. Spolupracujeme také s odborem správy majetku Ministerstva vnitra, který vyřizuje žádosti občanů.
Vraťme se od archiválií zpátky k vaší instituci. Jaké fondy považujete za nejzajímavější?
To je velmi těžká otázka, podobná, jako když se zeptáte maminky, které své dítě má nejraději. Významných archiválií je v Národním archivu uschována spousta. Mezi nejznámější patří soubor Archiv České koruny. V tomto souboru je uchovávána například Zlatá bula sicilská z roku 1212, se kterou si nás veřejnost spojuje především. Znalci si pak vybaví Washingtonskou deklaraci nezávislosti, kterou psal Masaryk ještě v Americe před vyhlášením nezávislosti Československa, nebo Komenského mapu Moravy. Z nejnovějších archiválií bych zmínila například archiv profesora Janoucha, předsedy správní rady Nadace Charty 77. Vidíte, že rozptyl je velmi široký, vždyť jsme archiv pečující o dokumenty od dvanáctého století po současnost. Významné archiválie se snažíme zprostředkovávat pomocí výstav, a to jak na půdě Národního archivu, tak v institucích, se kterými odborně spolupracujeme.
Na stránkách Ministerstva vnitra jsou k dispozici rovněž archivní fondy a sbírky České republiky. Co z těchto informací můžeme vyčíst?
Informační systém na stránkách ministerstva poskytuje základní přehled o všech archivních fondech České republiky, o jejich struktuře, zařazení, až po umístění v příslušném archivu. Fondy se rozumí soubor archiválií, jež vznikly v jedné instituci či pochází od jedné osoby. Všechny archivy dnes většinou mají i své webové stránky, kde nabízejí další prohloubení informací o spravovaných fondech. Badatelé tak nemusejí přejíždět celou republiku, aby zjistili, kde jsou jaké archiválie. Samotné bádání lze zatím provádět pouze v archivech, ale do budoucna by se to díky připravované digitalizaci mělo změnit.
Právě o digitalizaci archiválií se v prosinci v Národním archivu konala konference. Jakých institucí se digitalizace dotkne a na co se veřejnost, případně odborníci mohou těšit?
Digitalizace je v tomto případě široký pojem. Dotkne se všech občanů v pozitivním slova smyslu, protože rozvojem elektronického úřadování ve větší míře vznikají i elektronické archivy. Naším úkolem je ukládat pro potřeby veřejnosti, úřadů a historiků nejen papírové archiválie. Stejným způsobem se musíme postarat i o archiválie, jež vznikají pouze elektronicky a kterým se říká born-digital. Od roku 2004, kdy bylo vyhlášeno první vládní usnesení o budování Národního digitálního archivu, jsme dospěli do takové fáze, že už začínáme projektovat dvě úložiště, ve kterých bude soustředěná velmi sofistikovaná technologie sloužící k ukládání elektronických archiválií.
Vedle toho probíhá ještě digitalizace papírových dokumentů, tedy vlastně zveřejňování archiválií uložených v depozitářích. Vypočítali jsme, že při trojsměnném provozu by nám trvalo tři sta let, než bychom nechali všechny archiválie v podobě papírových dokumentů zdigitalizovat. Probíhá tedy přísný výběr. Důraz se klade například na nejčastější příklad badatelského zájmu, na matriky v jednotlivých oblastních archivech. V našem archivu se konkrétně jedná o evidenci obyvatel. V rámci projektu digitalizace jménem Monasterium se zpracovávaly veškeré listiny do roku 1526. Tento projekt pokračuje a do konce dubna bychom měli mít digitalizované veškeré listiny. Archiválie digitalizované i ty označované born-digital, by měly být uloženy v budoucím Národním digitálním archivu. Ten by měl být službou i pro ostatní veřejné archivy. Fungoval by podobně jako skladiště, do kterého si budou zaměstnanci „chodit“ pro své archiválie z jednotlivých pracovišť. Jejich úkolem bude zpracovávat a zpřístupňovat vlastní archiválie, ovšem dálkovým způsobem. Úkolem Národního archivu se stane garance uložených elektronických archiválií. Budeme dohlížet na to, že písemnosti budou nepozměněné, neporušené a autentické. Budeme-li s nimi muset nějak nakládat, budeme ručit za zabezpečení celého systému potřebnými protokoly a akreditacemi. To abychom dle potřeby mohli prokázat, že při práci s dokumentem nedošlo k nějakému pozměnění či falšování. Musíme zaručit, že digitální archiv bude postaven minimálně ve dvou úložištích a na dvou technologiích. V případě, že by se s dokumenty něco stalo, bude vždy existovat záloha a my se dostaneme k původnímu dokumentu. Zároveň jde o to, abychom dokázali, co se s původním dokumentem během uložení v digitálním archivu dělo. Nyní jsme již na startovní čáře. Doufám, že z integrovaného operačního programu strukturálních fondů bude možné financovat právě stavbu obou úložišť i vybavení. Předpokládám, že někdy v průběhu roku 2013 dotvoříme plně funkční digitální archiv, kam se budou moci ukládat archiválie všech našich veřejných archivů.
Znamená to, že se probíhající digitalizace archiválií inspirovala projekty v zahraničí?
Digitalizace v nejobecnějším slova smyslu probíhá v celém světě. Ostatní vyspělé země mají samozřejmě v rozvoji eGovernmentu před námi určitý náskok. Pokud se nám podaří vybudovat digitální archiv, budeme na světové špičce. Když se připravoval jeho technologický projekt, cestovali jsme po světě a sbírali zkušenosti v Americe, v Austrálii, v Německu, ve Francii, v Holandsku a v dalších zemích. S institucemi spolupracujeme na národní i evropské úrovni. Například zmíněný projekt Monasterium byl původně plánovaný pouze pro střední Evropu, ale rozšířili jsme ho i o jiné země z celého kontinentu. Projekt se postupně modifikuje, prostředky získáváme z komunitárních programů Evropské unie. Zprvu se jednalo pouze o digitalizaci církevních listin, nyní se digitalizují veškeré listiny, mapy, rukopisy. Jde o podmnožinu velkého projektu Evropské unie, který měl původně dát vzniknout evropské digitální knihovně. Pojem „knihovna“ byl však zavádějící, jelikož neobsahoval jen digitalizované knihy, a tak byl projekt přejmenován na Europeanu a v jeho rámci se ukládají digitalizované dokumenty nejen z knihoven, ale i z muzeí, galerií a archivů.
V čem je projekt Europeana přínosný? Získáte jeho prostřednictvím přístup k financím?
V rámci projektu Europeana se na národní i evropské úrovni propojujeme s ostatními paměťovými institucemi, mimo jiné i s již zmíněným resortem Ministerstva kultury. Ovšem evropské archivnictví má ještě jeden společný projekt, na který se také budeme napojovat. Jmenuje se ApeNet a jde o evropský archivní portál. Zároveň své informace propojíme s Národní digitální knihovnou a s ní související Europeanou. Občané těmito změnami velmi získají. Budou
si moci snadněji najít, jaké informace mohou získat, přibude i snadnější vyhledávání z archivních pomůcek. Informace ale nebudou komplexní, protože množství informací uchovávaných v archivech je obrovské. Například náš archiv uchovává 117 kilometrů archiválií.
V roce 1997 a 2002 postihly Českou republiku povodně, které se velmi citelně dotkly i archivního materiálu. Jak jste s těmito živelními katastrofami vyrovnali?
Již první povodeň na Moravě nás přiměla k preventivním opatřením. Získali jsme například grant Ministerstva vnitra, a když jsme si říkali, že bychom si teoretická zjištění měli vyzkoušet v praxi, přišla povodeň roku 2002. Postihla všechny, hlavně ústřední instituce, rozmístěné podél Vltavy a jiných řek. Následovaly záchranné práce. Archiválie se vozily do mrazíren v Mochově. Dva roky trvalo, než byla ve výběrovém řízení vybrána firma, jež měla na starosti samotné sušení. Dnes již je dosušeno a dodezinfikováno. Dokumenty jednotlivých úřadů putovaly povětšinou do Národního archivu, kde poškozené archiválie prošly restaurováním. Problematické jsou i další skutečnosti, které nejsou vidět. Například tikající bombou pro knihovny i archivy je kyselý papír použitý na většině listinného materiálu i v knihách druhé poloviny devatenáctého a první poloviny dvacátého století. Pokud se s tím nic neudělá, tyto archiválie i knihy budou do dvaceti až třiceti let úplně zničeny. Potřebné technologie jsou bohužel nesmírně drahé, leč nezbytné.
Text Teresa Babková
Foto Radoslav Bernat