Příkladná péče o dokumenty v Pardubickém kraji
Moderní, funkční a tolik potřebná, ale také opomíjená a nedoceněná. Taková je stručná charakteristika nové spisovny Krajského úřadu v Pardubicích. Přitom právě tato stavba je příkladem toho, jak by se úřady o své dokumenty měly starat .
Text Helena Pochobradská
Foto archiv KrÚ Pardubického kraje
V nedávných dnech uplynul rok od chvíle, kdy byla uvedena do provozu nová spisovna Krajského úřadu Pardubického kraje. Samo o sobě toto konstatování nepředstavuje nic výjimečného, neboť zejména v souvislosti s krajskými úřady jsme svědky častých informací o přestavbách, rekonstrukcích či výstavbě nových sídel pro úředníky, které bývají vnímány spíše jako zátěž pro veřejné rozpočty. Přijímat je s nadšením zkrátka nebývá zvykem.
V případě Pardubického kraje je ovšem situace odlišná. Díky nákladné rekonstrukci byla vybudována moderní spisovna, která v našem prostředí mezi krajskými úřady nemá obdoby, a je jen s podivem, jak dlouho unikala pozornosti nejen veřejnosti, ale i samotných zaměstnanců úřadu. Mnozí z nich ani po roce netuší, kde je umístěna, jak je vybavena a k čemu vlastně slouží.
Navíc, stručné spojení „nová spisovna“ má ještě jeden rozměr. V souvislosti s řadou veřejnoprávních původců, mezi než územní samosprávné celky patří, jsme zvyklí diskutovat spíše o problémech – prostorových, technických, finančních. Hovoří se hlavně o nedostatcích, které je potřeba odstranit, a převažuje tak obecný názor, že úřady se o své dokumenty příliš nestarají a spisovny jejich vedení nezajímají. Příklad Pardubického kraje ukazuje na přístup zcela opačný a je mým potěšením konstatovat, že bylo vytvořeno dílo, které si zaslouží naši pozornost.
Nová spisovna byla otevřena v roce 2009 v tichosti, stranou zájmu médií i veřejnosti. Cesta k tomuto cíli nebyla zdaleka tak jednoduchá, jak se může na první pohled zdát. Prvním impulsem, ke kterému došlo několik let předtím, bylo bezesporu zjištění, že prostory pro krajskou spisovnu původně vyhrazené rozhodně stačit nebudou. Stará spisovna navíc byla umístěna zcela nevhodně, což se projevilo například při mimořádné situaci, kdy do ní po prudkém lijáku vnikla voda.
V tu chvíli již bylo jasné, že radikální řešení nevyhovující situace je neodvratné, a byla zahájena jednání vedoucí k prosazení zájmu o vybudování nové spisovny. V dubnu 2007 byla zhotovena projektová dokumentace a již v srpnu téhož roku byla zahájena rekonstrukce vhodného objektu, nacházejícího se v Pardubičkách na okraji města, v Průmyslové ulici číslo popisné 450. Generálním dodavatelem stavby v celkové hodnotě téměř 35 milionů korun byla pardubická akciová společnost BAUSET CZ, která stavbu dokončila v říjnu 2008. Po potřebném úklidu a vybavení pojízdnými kompaktními regály mohlo začít stěhování a počátkem roku 2009 spisovna začala fungovat.
Díky mimořádně zdařilé rekonstrukci se tak zrodilo pracoviště odpovídající všem současným parametrům. Kromě důstojného zázemí pro obsluhu spisovny a potřebného technického a technologického zařízení, jsou prostory pro ukládání dokumentů vybaveny 160 regály, které obsahují 7 545 polic a pojmou téměř devět běžných kilometrů spisů. V současné době je zatím naplněno 220 běžných metrů, což představuje 3 345 krabic (balíků). Vzhledem k tomu, že přejímka dokumentů je prováděna systematicky s průběžnou kontrolou a evidencí, předpokládá se, že naplnění spisovny bude pokračovat plynule i v následujících měsících. Prioritou je nyní úplné přemístění dokumentů dosud uložených v původních nevyhovujících prostorách v Jiráskově ulici a následně pak z jednotlivých odborů krajského úřadu. Spisovna je samozřejmě připravena přebírat i dokumenty zaniklých organizací, které kraj v minulosti zakládal nebo zřizoval. V další kumulaci funkcí spisovnu spravují dvě zaměstnankyně úřadu a od března letošního roku získala nové vedení v rámci samostatného oddělení.
Spisovna Krajského úřadu Pardubického kraje je schopná plnit veškeré úkoly, které jsou na ni kladeny zejména ze zákona o archivnictví a spisové službě, to znamená sloužit k ukládání veškerých vyřízených dokumentů, k jejich vyhledávání, předkládání a rovněž pro přípravu skartačního řízení. Moderní software umožňuje veškeré činnosti maximálně automatizovat, ovšem bez pečlivé a odpovědné práce všech zaměstnankyň by jen stěží fungovala ke spokojenosti úředníků.
Zásluhou vedení úřadu, které vybudování spisovny podpořilo, a zejména pak všech, kdo se o její provoz starají, je v Pardubicích k vidění významná stavba, která by neměla uniknout naší pozornosti. Na své docenění stále ještě čeká.