Konzultace
Karlovarský kraj jako zřizovatel příspěvkových organizací v oblasti školství, kultury, zdravotnictví a sociálních věcí začal počátkem roku 2003 s uskutečňováním procesu, jehož cílem bylo sjednotit u všech příspěvkových organizací programové vybavení pro vedení účetnictví a z této centrální databáze pak pomocí moderního softwaru WinIdea získávat rychlé a efektivní informace pro finanční plánování, řízení a kontrolu jím zřízených organizací.
Realizace projektu probíhala ve dvou hlavních etapách:
I. V počáteční části byla ve výběrovém řízení vybrána společnost, která se stala realizátorem metodiky, technologií a jednotného programového vybavení provozních agend. Pro všechny zúčastněné strany byl vytvořen jednotný standard, který upravil a zjednodušil systém výkaznictví, stanovil jednotný systém účtů i klasifikaci operací. Zároveň je nutno dodat, že tento standard byl vypracován s ohledem na různorodost jednotlivých příspěvkových organizací a na jejich specifické požadavky. Ty byly zmapovány již v přípravné části projektu, neboť následné řešení těchto požadavků by bylo nejen nákladné, ale často i technicky neschůdné.
II. Testování jednotného účetního programu probíhalo od počátku roku 2003 u přibližně patnácti vybraných příspěvkových organizací (tzv. ”pilotní skupina PO”). Souběžně byly na krajském úřadu z řadových referentů vytvořeny dva odborně zdatné realizační týmy. Jeden pro oblast informačních technologií, který zajišťoval zejména technologickou podporu projektu, aktualizaci a servis softwaru a rovněž školení uživatelů na straně příspěvkových organizací. Druhý tým se zabýval analýzou získaných dat, byť v první fázi se jednalo o data zkušební, zasílaná jen několika málo příspěvkovými organizacemi. Hlavním cílem této skupiny bylo získat uživatelské znalosti speciálního analytického software WinIdea, který je schopen velmi rychle získaná ekonomická data třídit, sumarizovat a analyzovat z různých hledisek a podle různých požadavků. Skupina analytiků prošla řadou specializovaných školení, jejichž závěrem byla prezentace možností softwaru WinIdea na konkrétních případech a za použití ”ostrých dat”, a to pro členy Zastupitelstva a Rady Karlovarského kraje.
Dnes je možné konstatovat, že jednotný integrovaný informační ekonomický systém Karlovarského kraje, spočívající ve využití moderního programového vybavení pro zpracování zasílaných účetních dat, byl úspěšně zrealizován a stal se nepostradatelným nástrojem týmu analytiků. Praxe ukázala, že při použití analytického softwaru WinIdea je možné získat v krátkém čase požadované informace, což ze strany vedení krajského úřadu logicky vyústilo v požadavek maximálně rozšířit počet uživatelů tohoto softwaru bez nutnosti absolvovat dlouhodobá specializovaná školení. Výsledným efektem se stalo vypracování ”Manuálu pro práci se softwarem WinIdea”, který jednoduchým způsobem ”krok za krokem” vede i nepříliš zkušené uživatele k získání požadovaných výstupů. Pro usnadnění práce byla vytvořena tzv. makra, umožňující některé opakované postupy předprogramovat. Následující ukázka představuje část dialogových oken při použití univerzálního makra, které umožňuje vyhovět individuálním požadavkům uživatele na výběr dat z databáze:
Jednotný integrovaný informační ekonomický systém umožňuje:
1) V období před zahájením veřejnosprávní kontroly na místě provést podrobnou analýzu dat příspěvkové organizace. Cílem této analýzy je získat přehled o hospodaření příspěvkové organizace. Analýzou jsou prověřovány ”rizikové oblasti”.
Sleduje se:
a) nehospodárné, neúčelné a neefektivní vynakládání veřejných prostředků při nákupu dlouhodobého a krátkodobého hmotného majetku nebo zásob - například:
v příspěvkové organizaci z oblasti sociální bylo zjištěno, že tato organizace pořídila v roce 2004 celkem 40 950 kusů obálek při průměrné roční spotřebě 900 kusů. Podrobnější analýza poté ukázala, že tyto nákupy byly uskutečňovány na základě zfalšovaných dokladů a ve svém důsledku bylo zjištěno, že tímto protizákonným způsobem bylo vydáno na pořízení kancelářských potřeb neoprávněně za období dvou let celkem 500 tisíc korun veřejných prostředků,
v příspěvkové organizaci z oblasti kultury bylo zjištěno, že tato organizace nakupovala pro svou činnost fotoaparáty a ze stavu ke konci roku připadal na každého zaměstnance, včetně pomocného personálu, jeden fotoaparát.
b) nehospodárné, neúčelné a neefektivní vynakládání veřejných prostředků při nákupu služeb - například:
v příspěvkové organizaci z oblasti sociální bylo zjištěno, že tato organizace nehospodárně vynaložila 120 tisíc korun za provedení statutárního auditu. Tato povinnost se však vztahovala pouze na územní samosprávné celky a dobrovolné svazky obcí, a to dle vyhlášky Ministerstva financí č. 41/2002 Sb.
c) povinnost zadat výběrové řízení nebo obcházení předpisů vztahujících se k povinnosti vyhlásit výběrové řízení tzv. záměrným dělením větších dodávek stavebních prací nebo služeb - například:
v příspěvkové organizaci z oblasti sociální bylo zjištěno, že tato organizace nevyhlásila výběrové řízení (malířské a natěračské práce, instalace vzduchotechniky v kuchyni, vybavení kuchyně, plastová okna) v celkové výši 1 800 tisíc korun,
v příspěvkové organizaci z oblasti školství bylo zjištěno, že tato organizace zakázku v celkové výši 606 tisíc korun rozdělila na tři části, které však spolu věcně souvisely a vzájemně se prolínaly jak věcně, tak místně. Zakázka tak nebyla zadána v souladu s vnitřními pravidly Karlovarského kraje, která jsou mimo jiné závazná i pro příspěvkové organizace. Dále bylo zjištěno, že zakázka nebyla zadána transparentním a nediskriminačním postupem za cenu obvyklou v místě plnění.
Úplný text je v časopise Veřejná správa č. 12/2006.