Ing. Jaroslav Svoboda, vedoucí oddělení informačních služeb ministerstva vnitra:

Portál ePUSA

Elektronický portál územních samospráv ePUSA vznikl z potřeby vytvořit ”registr obcí” a především soubor informací o kontaktech na městské a obecní úřady. Tyto kontakty měly v minulosti ve své kompetenci okresní úřady. Okresní úřad Plzeň-sever vytvořil tuto evidenci kontaktů v elektronické podobě. Na ministerstvo vnitra se zároveň obrátili zástupci Svazu měst a obcí ČR s podobnou potřebou – vytvořit databázi kontaktů na města a obce. Při hledání možností distribuovaného a vícezdrojového řešení se uvedené aktivity potkaly a ve spolupráci Asociace krajů a portálu Města a obce on-line (MOOL) byl v pilotních krajích Plzeňském a Vysočina realizován projekt kontaktů na obce v jejich území.

Různé způsoby řešení přispěly k obecnému zadání problému a byly definovány funkcionality pro první verzi ePUSA 1.0 v roce 2003. Výsledky pak byly nabídnuty všem krajům v ČR. Používání kontaktních informací na kraje, města a obce, jako zdroje dat s vazbami na ostatní zdroje (UIR-ADR z MPSV), údaje ČSÚ, rozpočty obcí na MF a další, vedly k definování potřeb takového systému. Následující verze rozšířila funkce o adresářové služby, které umožňují stanovit roli každému pracovníkovi územní veřejné správy, tj. krajských, městských a obecních úřadů, a na základě této role jej identifikovat a autorizovat i ostatní informační systémy veřejné správy. Po přihlášení do jednoho informačního systému mohou ostatní systémy umožnit přístup k informacím o veřejné správě v rámci kompetencí, které mu dává přiřazení příslušné role.

Vlastní realizace se zaměřila na definici potřebných vazeb na další informační zdroje v rámci kraje, možnosti sdílení dat, vytvoření možnosti přenesení práv aktualizací na libovolný subjekt veřejné správy. Otevřené řešení umožňuje vytvářet další struktury nad uloženými daty. Je možno vytvářet struktury zájmových spojení orgánů veřejné správy, a tak mít jednodušší přístup k oslovení mikroregionů, územních celků nebo všech obcí podle různých kritérií obsažených v informacích o obcích. Pro kvalitu dat by bylo nejlepším řešením, aby každá obec udržovala své kontaktní údaje. Z tohoto důvodu byla vytvořena ”Metodika”, která se snaží definovat postupy při aktualizaci dat a hromadných výstupech, tj. realizace různých souborů adres umožňujících komunikaci uvnitř veřejné správy. Zaručení bezpečnosti, ochrana proti spammingu (hromadné rozesílání nechtěné pošty) a další požadavky na funkcionalitu systému vyžadují od účastníků dodržování určitých pravidel, která jsou vymezena právě v Metodice. Metodika se stala základním dokumentem pro práci se systémem ePUSA a je zveřejněna v rámci projektu na odkazu www.epusa.cz. Součástí jsou i připravené vzorové dokumenty pro všechny spolupracující orgány veřejné správy - ministerstva a ostatní ústřední orgány státní správy, kraje, města a obce. Navržená Metodika usnadňuje některé kroky při realizaci celého systému a přesně vymezuje kdo, kde a za jaké informace zodpovídá. Kdo je tedy kompetentní k provádění změn a zajišťování autorizovaných aktualizací příslušných údajů. Pro orgány územních samospráv - kraje, města a obce, by mělo být výhodou udržování potřebných kontaktních údajů tak, aby mohly být využívány i ostatními pracovníky veřejné správy. Pro obce by mělo být dále výhodou, že tyto údaje budou využívány také dalšími orgány, například krizového řízení, a tak budou také splněny jejich povinnosti vůči ostatním partnerům. Obce by neměly být více obtěžovány opakovanými dotazy na kontaktní informace dle zákona č. 106/1999 Sb., respektive podle legislativy o krizovém řízení.

Systém ePUSA umožňuje výměnu dat s ostatními informačními systémy obcí, měst a krajů s různou pravomocí. Základním formátem je výměnný formát XML, respektive příslušná webová služba. Pro vymezení zodpovědnosti se předpokládá spolupráce krajských úřadů, které by v případě nečinnosti některé obce převzaly povinnosti aktualizace. Z tohoto důvodu se přepokládá v daném systému navázání definovaných vztahů ve smyslu připravených smluvních podkladů. Počátečního naplnění kontaktních údajů o městech a obcích se aktivně zúčastnila většina krajů ČR.

Projekt byl začleněn do Portálu veřejné správy, který spustilo Ministerstvo informatiky ČR (MI). Spolupráce na řešení výměny dat mezi portálem MOOL, Portálem veřejné správy a ePUSA zajišťuje, že údaje mohou být opravené na zvoleném portálu podle volby uživatelů z měst a obcí. V provozu Portálu veřejné správy bylo v první fázi aktualizováno zhruba 1200 kontaktů na obce. Několikastupňová synchronizace a vyladění webových služeb umožňuje skutečné jednotné zobrazování správných kontaktů a sdílení stejných a správných dat.

V pilotním provozu ePUSA bylo jedním z problémů vytvoření postupů aktualizace v rámci velkých úřadů (libovolného typu), kde docházelo k násobnému vedení údajů o kontaktech v různých sešitech, dokumentech nebo tabulkách například typu MS Excel. Jakmile se podařilo organizačně vyřešit problém aktualizace údajů v databázi, byly zpřesněny vedené údaje a každý zjištěný nový údaj zadaný do ePUSA zlepšuje kvalitu vedených dat.

Cílem projektu ePUSA je zefektivnění komunikace mezi subjekty veřejné správy a komunikace veřejné správy s občany. Dalším záměrem je nabídnout pracovníkům obcí a měst pomoc při řešení zákona o svobodném přístupu k informacím, který ukládá obcím zveřejňování tzv. povinně zveřejňovaných informací. Tyto informace jsou definovány v § 5 zákona č. 106/1999 Sb. a pro možnost automatizované výměny určených dat mezi různými informačními systémy byla definována sedmnáctibodová struktura dat, která byla součástí Standardu informačních systémů veřejné správy z roku 2001 (viz Věstník – ÚVIS č. 7/2001) o zveřejňování některých informací o veřejné správě způsobem umožňující dálkový přístup. Povinně zveřejňované informace tvoří:

1. Oficiální název

2. Důvod a způsob založení

3. Organizační struktura

4. Kontaktní spojení

5. Případné platby můžete poukázat – bankovní spojení

6. IČO

7. DIČ

8. Rozpočet v tomto a předchozím roce

9. Žádosti o informace

10. Příjem žádostí a dalších podání

11. Opravné prostředky

12. Formuláře

13. Návody pro řešení nejrůznějších životních situací

14. Nejdůležitější předpisy – obecně závazné vyhlášky a nařízení

15. Sazebník úhrad za poskytování informací

16. Výroční zpráva podle zákona č. 106/1999 Sb.

17. Seznam organizací, které obec zřizuje.

Toto schéma se stalo základem pro již zmíněnou první verzi projektu ePUSA. Později byl obsah informací rozšířen tak, aby byly splněny potřeby měst a obcí na zveřejňování dalších informací. Je třeba připomenout, že rozsah se dále rozšiřuje. V poslední době vzniká potřeba zveřejnění elektronické adresy pro elektronickou podatelnu a pro elektronické úřední desky. Takové informace by měly posílit výměnu elektronických informací orgánů veřejné správy. To by také mělo snížit ”papírování”, které je obcemi oprávněně kritizováno. Z tohoto důvodu je ministerstvem informatiky připravována vyhláška, která se zabývá obsahem kontaktních informací veřejné správy. V souvislosti s tím je na ministerstvu informatiky budován informační systém o datových prvcích, který má kodifikovat formáty různých informací pro výměnu dat uvnitř orgánů veřejné správy a umožnit automatizovaný provoz výměny dat v informačních systémech. Nad definovaným schématem a pomocí normalizovaných datových prvků lze vytvářet tzv. XML formáty pro výměnu dat. Takový formát je potom základem webových služeb, jež dokáží promítnout jakoukoliv změnu v informacích do všech systémů, které tyto informace potřebují pro svou další funkci. Takové nové funkcionality, včleněné do informačních systémů, snižují administrativní zátěž, spojenou v našem případě s udržováním kontaktních údajů pro výkon veřejné správy. Každá změna je okamžitě po autorizaci promítnuta do dalších systémů, které mohou spoléhat na to, že používají správné a aktuální údaje.

Projekt ePUSA umožňuje také zadávat kontaktní údaje na konkrétní pracovníky obcí zodpovědné za různou problematiku, a tím vytvářet pro tyto činnosti automatizované zasílání informací na konkrétní adresy. Údržba takových informací ovšem předpokládá, že obce určí pracovníky, respektive funkce, které budou s definovanými informacemi pracovat v rámci organizační struktury města nebo obce. Příkladem řešení takové situace je použití kombinace informací z různých informačních systémů k automatickému generování pracovní náplně při přidělení činností konkrétnímu pracovníkovi kraje. Takový systém funguje například na kraji Vysočina, který je v budování a vytváření vazeb mezi informačními systémy příkladem pro další podobná řešení.

Jedním ze systémů, který umožňuje občanovi vyřizovat si své záležitosti s určením potřebného kontaktního místa, je i ePUSA. V rámci tohoto systému jsou možné vazby na řešení životních situací – agend v rámci úřadů celého kraje.

Projekt ePUSA má z hlediska fungování tři různé režimy:

  1. Základní režim je přístupný každému občanovi na elektronické adrese www.epusa.cz. Přístup je zaručen nepřetržitě a je orientován na územně správní členění jednotlivých krajů, měst a obcí. Umožňuje získávání základních dat a v orientaci pomáhá i ”vyhledávač” pro rychlé nalezení konkrétních kontaktních informací.
  2. Dalším režimem je autorizovaný přístup po zadání jména a hesla. V tomto režimu jsou dostupné informace pro aktualizaci a další funkce umožňující generování informací, například spojení na tajemníky měst a obcí nebo na pracovníky matrik. Generování kontaktů je možné pouze na základě přidělených autorizačních údajů - hesla. Tato hesla byla v roce 2003 zaslána všem 6243 obcím zvláštním dopisem. Pokud tato informace není v některé obci k dispozici, je možné získat nové heslo na elektronické adrese help@epusa.cz. Na tomto místě lze také konzultovat problémy s činností uvedeného informačního systému.
  3. Posledním, i když velmi významným režimem, je automatizovaný provoz, který umožňuje výměnu dat mezi informačními systémy. Takový režim umožňují webové služby, které dokáží změny kontaktních údajů přenést do jiných informačních systémů a přijmout takové informace automaticky při jejich změně. Příkladem použití je přenos informací do Portálu veřejné správy a z Portálu veřejné správy, který provozuje ministerstvo informatiky. Projekt ePUSA podobně přebírá informace z portálu Města a obce on-line (MOOL), což znamená, že ten, kdo spravuje informace, je může opravit na libovolném místě a tyto informace jsou sdíleny ostatními systémy. Při realizaci webových služeb je možné přenášet data i z webové stránky města nebo obce. Pro takový přenos je třeba provést změny v obou komunikujících systémech, což znamená rozšíření funkcí na obou stranách. Komunikační postupy jsou v rámci systému ePUSA vyzkoušeny a jsou v rutinním provozu mezi zmíněnými portály. Důležitá je také možnost, že kontaktní informace může správce dat poskytnout na základě definovaných postupů (viz Metodika na adrese www.epusa.cz) a smluv dalším subjektům, s nimiž spolupracuje. Takové funkce umožňuje jen autorizovaný režim, aby nebylo možné tyto informace využívat k nevyžádanému rozesílání e-mailů (spammingu). Právě díky uvedenému automatizovanému režimu je informační systém ePUSA integrální součástí Portálu veřejné správy a změny jsou vzájemně synchronizovány. Není důležité z kterého informačního systému přijde změna, ale pokud jsou změny prováděny, pak je jisté, že oba systémy poskytují stejné údaje.

V současné době je informační systém ePUSA instalován do demilitarizované zóny veřejné správy, kde je provozován za bezpečnostních podmínek s omezením možnosti poškození dat.

Zabudování pravidel krizového řízení do projektu ePUSA předpokládá komunikaci se systémy krizového řízení a možnost užívání dat podle takových potřeb. Při řešení byly konzultovány společné požadavky na krizové řízení s jednotlivými složkami integrovaného záchranného systému. Zajištění spolehlivého přístupu ke kontaktům o obcích a jejich další zpracovávání zlepší dostupnost zástupců obcí při řešení krizových situací. Tuto situaci lze dokumentovat navázanou dobrou spoluprací s Integrovaným záchranným systémem ČR.

Při povodních portál ePUSA pomohl v Plzeňském kraji rychlou aktivací systému krizového řízení a umožnil rychlou dokumentaci – mapový snímek vzniklé situace a evidenci postižených obcí. Vazby na geografické informační systémy jsou realizovány například na webových stránkách kraje Vysočina.

Systém ePUSA pomáhá udržovat vzájemné kontaktní údaje pro jednotlivé úrovně a potřeby výměny informací. Praxí je ověřeno, že pokud dochází k izolovanému vedení kontaktů, nejsou potřebné informace k dispozici pro ostatní pracovníky. Pokud se podaří udržovat kontakty na jednom místě, a systém ePUSA je takovým nástrojem, pak se snižuje pracnost údržby kontaktů a zvyšuje užitná hodnota udržovaných seznamů. Systém ePUSA umí kromě dalšího přenášet kontakty do adresářů elektronické pošty a pokud je takový systém zaveden, pak se změna ihned po opravě promítá všem pracovníkům do jejich pracovních adresářů.

Nyní stojíme před problémem organizačního zajištění pravidelného sběru a aktualizace dat. Údaje o obcích jsou z 92 % naplněny a je třeba prověřit jejich správnost. Protože neexistuje systém pro přidělování doménových jmen ve veřejné správě, je někdy velmi obtížné zjistit kontaktní údaje na obecní úřad. Z tohoto důvodu je užitečné sdružovat informace na jednom místě v jednotné podobě umožňující spolupráci a jednotný přístup k vyhledání informací.

Stále více nabývá význam elektronická komunikace:

Toto je velmi významný potenciál, který si zaslouží, abychom o sobě věděli a rozšiřovali elektronickou komunikaci. Ke komfortu v této oblasti vede dlouhá cesta přes formalizaci obsahu informací o veřejné správě na internetu, zabezpečení provozu a schopnost využívání všech možností nových technologií námi samotnými. Informační systém ePUSA se snaží pomoci. Jeho další užitečnost je předurčena jeho intenzivním využíváním. Snahou projektu je omezení opakovaného vyžadování kontaktních údajů orgány státní správy. K tomu je ale třeba zajistit správné údaje v uvedeném systému.

V současné chvíli připravujeme oslovení obcí, které nemají vyplněné údaje. V první fázi došlo k převzetí údajů z portálu Města a obce on-line (MOOL), ve druhé fázi byly tyto údaje opraveny s přispěním pracovníků krajských úřadů. V současné době dochází ke kontrole údajů pracovníky Hasičského záchranného sboru. Byli bychom rádi, kdyby s kontrolou údajů pomohli i pracovníci měst a obcí. Jsou vaše informace správné? Systém řadu nevyplněných informací nezobrazuje. Jakékoliv nápady a náměty jsou vítány na adrese: help@epusa.cz.