Příloha |
V odborných článcích se to teď jen hemží slovy jako transparentnost, benchmarking, kvalita ve veřejné správě a efektivnost. Až mám někdy pocit, že se jedná o módní záležitost. V následujícím textu se pokusím popsat, jakým způsobem jsme se na městském úřadě snažili pomocí informačního systému vyrovnat s nezbytnými změnami.
Nástroje a cíle
Při implementaci našeho informačního systému a jeho téměř soustavné integraci jsme si stanovili několik základních cílů, kvůli kterým vůbec k celému nelehkému procesu přistupujeme:
Kvalitní informační systém se ukázal být důležitým nástrojem k dosažení těchto cílů, k nimž vede vždy účelné a správné využívání moderních technologií. Informační systém musí splňovat několik výchozích předpokladů:
V Chodově jsme se rozhodli používat informační systém T-wist od společnosti T-mapy. Systém se začal implementovat v roce 2003 a každý rok přibývají další aplikace. Chtěl bych zdůraznit, že některé aplikace jsou od renomovaných dodavatelů softwaru (například Stavební úřad, přestupky – VITA) a informační systém může fungovat jen díky vzájemnému propojení. Technologicky lze chodovskou verzi T-wistu představit jako systém postavený na open source technologiích. Jedná se o klient – server aplikace. Ovládání je velmi intuitivní, protože využívá “standardu” webových aplikací.
Východiska
Není smyslem tohoto textu podrobně popisovat jednotlivé z více než dvaceti aplikací, ale spíše přiblížit naši filozofii. Myslím, že je nezbytné, aby každý pracovník viděl v používání informačního systému smysl. Některým úředníkům aplikace ulehčují proces správních řízení (již zmiňovaný stavební úřad), jiným pomáhají v evidenčních záležitostech (například několik druhů místních poplatků) a dalším slouží k organizaci práce (například jednání rady a zastupitelstva). Při všech těchto činnostech úředníci prioritně používají své osobní počítače a informační systém, který se plní daty prakticky ze všech činností úřadu. Snadno tak lze zveřejňovat informace pro občany na internetu. Říkáme, že Chodov nemá jednoho webmastera, ale že na tvorbě internetových stránek se podílí každý úředník.
Důležitým aspektem je samozřejmě finanční stránka. Musím říct, že používání open source technologií nám umožnilo peníze nesměrovat do licencí, ale do programování jednotlivých aplikací. Výhodou je případné připojení dalších uživatelů. Stačí standardní osobní počítač s nainstalovaným operačním systémem, který již většinou obsahuje internetový prohlížeč, jedinou podmínku vstupu do informačního systému.
Asi nejdůležitějším faktorem k úspěšné implementaci informačního systému a k naplnění výše uvedených cílů jsou úředníci jako uživatelé systému. Nejsme regionem ani úřadem s neskutečnou zásobárnou lidí, kteří jsou plně počítačově gramotní, jsou dobrými úředníky a mají zájem pracovat ve veřejné správě. Snažili jsme se tedy úředníkům co nejvíce přizpůsobit informační systém a jeho aplikace.
Intuitivní ovládání
V našem informačním systému se pohybujete stejně jako na internetu. Vzhledem k tomu, že k internetu má přístup každý úředník, došlo i u většiny pracovníků k bezproblémové adaptaci v prostředí T-wistu.
Jako příklad zde může posloužit aplikace Elektronická evidence dokumentů. Snažili jsme se evidovat i pohyb dokumentů po městském úřadě. Díky databázovému zpracování jsme schopni automaticky tvořit několik dalších speciálních “podevidencí”. Evidence objednávek, přijatých a odeslaných faktur, petic a stížností jsou jen některé z nich. Zvláštností bylo zavedení dvou druhů vnitřní pošty, kdy jedna slouží pouze pro interní sdělení a druhá “oficiálnější” zahrnuje komunikaci města jako samosprávného celku s odbory městského úřadu jako vykonavateli výkonu státní správy. K rozšíření nad rámec správního řádu došlo i v oblasti způsobu odeslání, kterých máme nyní již třináct. Jedná se o různé druhy převzetí na podatelně (např. pro jiné městské organizace) nebo roznos pošty doručovatelem. Toto všechno muselo být vyspecifikováno z důvodu vazby na frankovací stroj. S pomocí této provázanosti lze velmi snadno kontrolovat práci výpravny. Naše elektronická evidence dokumentů díky propojení s frankovacím strojem spočítá náklady na poštovné a ty se musejí přesně shodovat s čísly na jednotlivých účtech frankovacího stroje. Úředníky často používaná, a řekl bych, že i populární, je funkce rychlé odpovědi, která umožňuje využití elektronické šablony s předvyplněnými údaji (datum, adresa, číslo jednací, atd.). Do budoucna bychom chtěli umožnit občanům kontrolu nad vyřizováním jejich záležitostí přístupem do vymezené části evidence. Dnes spíše pro efekt na našich webových stránkách uvádíme počty dokumentů, které jsme od začátku roku zpracovali.
Dobrá analýza a uzpůsobení aplikací místním zvyklostem
Nelze samozřejmě uzpůsobovat procesy definované zákony, ale je spousta činností, které se liší úřad od úřadu (např. organizace zasedání rady a zastupitelstva). Výsledkem byla relativně plynulá implementace a lze říci, že i většinové přesvědčení: že to není práce zbytečná a že nám informační systém a moderní technologie pomáhají.
Díky pokrytí města metropolitní sítí (WIMAX a WIFI) jsme dokonce docílili bezpapírového jednání rady města. Všichni členové rady mají vlastní či od města zapůjčený notebook a materiály tudíž není potřebné tisknout a rozesílat. Materiál na jednání rady města může vložit každý úředník. Právo odstranit ho má vedoucí kanceláře starosty, odpovědná za organizační zabezpečení průběhu jednání rady. Samozřejmě máme i možnost důvěrného přístupu k přílohám, které obsahují citlivé údaje. Radním tato elektronická komunikace umožňuje studovat některé materiály dříve než požadovaný týden před jednáním. V aplikaci jsou přístupné okamžikem vložení. Není projednáván žádný materiál, který nebyl do systému vložen. Takzvané “materiály na stůl” musí být zpracovány minimálně do zahájení rady města. Radní samozřejmě nevyužívají jen aplikace zasedání rady či zastupitelstva, ale mohou získat některé informace z GISu a občané jim mohou psát na jejich e-mailové adresy.
Přehled o projektech
Domnívám se, že práci úředníků je nutné prezentovat i neustále obhajovat. Každý z nás je zvyklý pravidelně se zpovídat zastupitelům či občanům města. Naší snahou je zveřejnit co nejvíce informací a předcházet případným “divokým” spekulacím. Rozšířili jsme tedy informační systém o aplikaci “veřejné zakázky”. Takový název je trochu zavádějící, protože samotné výběrové řízení je jen jedním z bodů této aplikace. Chtěli jsme vytvořit strukturovaný přehled o jednotlivých realizovaných investičních akcích nebo, řečeno moderním jazykem – o realizovaných či realizujících se projektech. Vzhledem k již několikráte zmiňované technologii je možné definovat výstupy, které budou zveřejněny na webových stránkách. Z pohledu vedoucího pracovníka se mi zdá vhodný systém kontroly průběhu akce včetně fotodokumentace, čerpání rozpočtu či evidence smluv a jejich dodatků. Dalším krokem musí být integrace a propojení této nové aplikace do všech již fungujících aplikací (příjmy, evidence smluv, elektronická evidence dokumentů).
Na městském úřadě teď víme, kde se nachází každý jednotlivý dokument a kdo je za něj zodpovědný. Víme, kde se nachází každá koruna proudící městským rozpočtem. Víme, v jakém stavu rozpracovanosti jsou naše jednotlivé investiční projekty. Víme, jaký majetek je pořizován našimi příspěvkovými organizacemi. Jsme schopni velmi podrobně a strukturovaně vyhledávat v již zpracovaných materiálech a usneseních. Informací máme dost a jsou databázově zatříděné. To vše při “nezblbnutí” úředníků, kteří svým výkonem práce produkují informace a často třeba ani nevědí, že je využívá i kolega vedle v kanceláři a automaticky se prezentují na webu.
Význam lidského faktoru
Jak se bude informační systém vyvíjet? Myslím, že bude směřovat k dalšímu propojení, ještě snadnějšímu ovládání (co nejméně vypisovat, co nejvíce vybírat z předdefinovaných menu) a k co největší publicitě. Bylo by vhodné, kdyby mohly být informace vytvořené v rámci výkonu veřejné správy sdíleny mezi jednotlivými orgány veřejné správy. My se budeme snažit, abychom interoperability dosáhli aspoň u “městských” informací.
Vedle sdílení informací vidím další směr vývoje v jejich “geografizaci”. Myslím, že před veřejnou správou a zejména manažery ve veřejné správě je ještě pořád trochu ukryto celé bohatství GISu. Kvalitní aplikace mohou strukturovat informace do prostoru a pomoci tak ke správným rozhodnutím. Chodov na GISu již dlouho pracuje a přestože patříme k těm lepším, je zde před námi velký kus práce.
Posledním aspektem je prezentace informací. Jsem přesvědčen, že poskytované informace budou cílenější, multimediálnější a srozumitelnější. Jejich poskytování bude daleko interaktivnější.
Z vlastních zkušeností mohu doporučit, aby se při implementaci nepodceňoval lidský faktor. Pracovníky je třeba motivovat, nepožadovat po nich znalost fungování informačního systému, ale dovednosti směřující k jeho účelnému ovládání. Důležité je rovněž, aby vedení mělo ucelenou představu o tom, co chce dosáhnout. Bez jasných rozhodnutí odpovědných řídících pracovníků nebude fungovat ani nejlepší informační systém. Příjemné bylo zjištění, že zatímco před patnácti lety byly informační systémy tématem pro “vědce”, dnes jsou zásluhou technologického vývoje dostupné i průměrně vzdělanému úředníkovi. Využívání moderních technologií na Městském úřadě v Chodově prokázalo, že se jedná o racionalizační prvek, který nejen snižuje náklady, ale zvyšuje i kvalitu poskytovaných služeb.