Téma |
DUEL je poetickou zkratkou problematiky dlouhodobého uchovávání elektronicky podepsaných elektronických dokumentů. Tato problematika je pro dnešní informatiky jedním z hlavních úkolů k řešení. Pro mnoho uživatelů “elektronického styku” je totiž právě problematika dlouhodobého uchovávání brzdou například zavedení e-fakturace či elektronického zadávání veřejné zakázky.
Bez problémů lze dnes mnoho administrativních úkonů realizovat čistě elektronicky, a to jak směrem do státní správy, tak i mezi komerčními subjekty. Přispělo k tomu mnoho zákonných norem, například zákon o veřejných zakázkách (č. 137/2006 Sb.), novela zákona o dani z přidané hodnoty (č. 322/2003 Sb.). To ovšem nestačí. Otázkou, kterou si položí každá právnická či fyzická osoba, je: "Jak dokumenty v elektronické podobě uchovám? Jak zajistím jejich dostupnost a čitelnost při finanční kontrole za deset let? Jak prokáži, že jsem nemovitost opravdu koupil před padesáti lety?" Na tyto a další otázky se pokusím odpovědět v sérii článků DUEL.
Legislativa
Každý zákonodárce dnes v případě potřeby dlouhodobého uchovávání elektronicky podepsaných elektronických dokumentů vkládá do právního předpisu odkaz na zákon o archivnictví (č. 499/2004 Sb.). Je to zcela správně, zákonodárci ani nic jiného nezbývá. Jedná se o problematiku, která do zákona o archivnictví patří a gesčně spadá pod Ministerstvo vnitra. Při pečlivém studiu tohoto zákona najdeme zmínku o elektronických dokumentech celkem dvakrát. Poprvé v § 2 písm. d), který uvádí, že dokumentem je každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam. Toto ustanovení lze označit za správné a dostatečně nadčasové. Druhou zmínkou je § 8 odst. 8 prováděcího právního předpisu (vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby), kde se dočteme toto: "Dokument v digitální podobě musí být zapsán ve formátu, který zaručí jeho neměnnost a umožní jeho následné čtení. Pokud tuto podmínku nemůže původce zabezpečit, převede takové dokumenty do analogové formy odpovídající době jejich vyřízení a opatří je náležitostmi originálu, a to nejpozději před jejich zařazením do skartačního řízení." Rozhodně můžeme říci, že toto ustanovení by bylo možné formulovat i lépe. Jeho podoba v současné době není vyhovující a hlavně je obtížně realizovatelná. Jisté je, že formát, který by zaručil neměnnost a umožnil následné čtení dokumentu, dnes nemáme k dispozici. A i kdybychom ho měli, ukáže to až další vývoj. Zbývá tedy druhá možnost, převedení do analogové podoby. Je jedno, za jak dlouho od vytvoření dokumentu bude probíhat skartační řízení, stačí i jediný den na to, aby osoba, která měla oprávnění podepsat dokument v elektronické podobě a učinila to, zemřela, odjela do Karibiku, byla odvolána nebo rezignovala. V tom případě dokument náležitostmi originálu opatřit nelze. Navíc je problematika tohoto ustanovení umocněna i tím, že skartační řízení probíhá za značně dlouhou dobu od vzniku elektronického dokumentu (zpravidla deset let).
Technologie
Vzhledem k předcházejícímu textu je jasné, že legislativa se v oblasti dlouhodobého uchovávání elektronických dokumentů příliš nevyznamenala. Ale aby toho nebylo málo, v dané situaci nám nepomůže ani technologie. Stoprocentní technologické řešení, které by umožnilo uchovávat elektronický dokument "neomezeně" dlouhou dobu a navíc ještě zajistilo jeho autenticitu (například ve vztahu k připojenému elektronickému podpisu, elektronické značce nebo časovému razítku), není.
Legislativa a technologie musejí jít ruku v ruce. V oblasti technologické je třeba pochválit Ministerstvo informatiky, kde probíhá projekt výzkumu a vývoje s názvem "Dlouhodobé uchovávání elektronických dokumentů se zaručeným elektronickým podpisem". Na řešení se podílejí přední čeští i zahraniční odborníci na kryptologii, právo a informatiku. Projekt by měl být dokončen v červenci roku 2007. Projekt digitálního archivu (v souladu s usnesením vlády č. 11, ze 7.1.2004), který se v mnohých ohledech dotkne řešené problematiky, začal probíhat také v Národním archivu.
Úplný text je v časopise Veřejná správa č. 13/2007.