Jak od 20. dubna 2020 zajistit, aby úřady nabízely občanům všechny služby a vykonávaly veškerou úřední činnost? Plné fungování úřadů nařídilo Ministerstvo zdravotnictví, resort vnitra proto pro úřady i občany sestavil doporučení, jak činnost obnovit a dodržet přísné hygienické požadavky. „I když stále nemáme vyhráno, nemůžeme rezignovat na povinnosti, které úřady vůči lidem mají. Úřady jsou proto od pondělí pro lidi otevřené v plném rozsahu. Samozřejmě za dodržení přísných hygienických opatření,“ uvedl ministr vnitra Jan Hamáček (ČSSD).

Plné fungování však neznamená, že přímo na úřadě musejí být osobně všichni zaměstnanci. Není také nutné, aby úřady přijímaly všechna navržená opatření. Vždy je potřeba vzít v úvahu velikost, náplň činnosti či možnosti úřadu.

„Úřady jsou tu pro vás. Pokud to však není opravdu nezbytné, využijte ke kontaktu úředníků telefon, e-mail nebo datovou schránku. Stejně budou postupovat i zaměstnanci úřadů,“ vyzval občany Jan Hamáček s tím, že postupně obnovovat běžný život je nutné, lidé však nesmí rezignovat na dodržování bezpečnostních opatření.

Důsledné informování občanů

Je nutné, aby s přijatými opatřeními úřady seznámily veřejnost. Informace o podobě fungování úřadu by měly být snadno dostupné na webových stránkách úřadu včetně dostupných elektronických formulářů. Úřad by měl občany také informovat, kde a kdy si mohou záležitost vyřídit. Pokud to velikost úřadu vyžaduje, je vhodné zřídit infolinku pro styk s veřejností a vytvořit v úředních budovách informační a směrové cedule.

Omezení osobního kontaktu

Osobní kontakt musejí úředníci omezit na nejnutnější úroveň mezi sebou i s klienty. V každé kanceláři by měl být pokud možno jeden úředník a prioritou zůstává upřednostňování písemného, elektronického nebo telefonního kontaktu. Lidem by se mělo umožnit dálkové nahlížení do spisů, současně však úřady musejí občanům umožnit osobní kontakt v úředních hodinách.

Osobní kontakt

Pokud se úředníci nebo občané osobnímu kontaktu na úřadě nemohou vyhnout, musejí udržovat vzdálenost dvou metrů. Úřady musejí zabránit shlukování osob na chodbách. Pokud jsou v čekací zóně lavičky vedle sebe, je možné sedět jen na každé druhé a na další dát nápis „nesedat“. Ke vstupu do budovy i do klientských zón je třeba dát stojany s dezinfekcí. Nutností je použití ochranných prostředků na ústa a nos, pravidelná dezinfekce klik, tlačítek výtahů nebo zábradlí.

Další vybraná opatření:

• Pokud úřad nemá podatelnu v přízemí, je vhodné zajistit přebírání žádostí u vchodu, a minimalizovat tak pohyb občanů po budově.
• Vytvořit rezervační a objednávkový systém a vyčlenit část přepážek jen pro tyto případy.
• U žádostí, kde není nutné potvrzení o přijetí, zřídit schránky pro konkrétní typy žádostí.
• Přepážky pro jednotlivé žádosti oddělit kužely či páskou.
• Při nutnosti identifikovat osobu nebo při fotografování je přípustné sundání ochrany obličeje.
• Kompletní souhrn opatření naleznete v materiálu Ministerstva vnitra zde.

Klára Dlubalová
pověřená řízením odboru tisku a public relations