Informace pro obce k zajištění fungování úřadů a omezení úředních hodin
INFORMACE PRO OBCE
K zajištění fungování úřadů a OMEZENÍ ÚŘEDNÍCH HODIN
V SOUVISLOSTI S PROKÁZÁNÍM VÝSKYTU KORONAVIRU
(OZNAČOVANÝ JAKO SARS COV-2)
Ministerstvo vnitra zdůrazňuje, že obecní úřady nelze „zcela uzavřít“, je však nezbytné přijmout vhodná opatření, která přímý osobní kontakt omezí jen na zcela nevyhnutelné případy. V této souvislosti uvádíme, že:
Vláda České republiky usnesením vlády č. 87/2020 Sb. v rámci krizových opatření uložila všem orgánům veřejné moci a správním orgánům, aby ve všech svých pracovištích zahájily omezený provoz, mj. aby omezily osobní kontakt zaměstnanců s „adresáty veřejné správy“ na nezbytně nutnou úroveň, spočívající např. v příjmu dokumentů pouze v rámci pracoviště podatelny, je-li zřízena, a aby omezily rozsah úředních hodin orgánů na pondělí a středu v maximálním rozsahu tří hodin v daném dni. Opatření je účinné do 24. března 2020 do 6:00.
Ministerstvo zdravotnictví mimořádným opatřením ze dne 23. března 2020, č. j. MZDR 12745/2020-3 s účinností ode dne 24. března 2020 od 6:00 hod. do dne 1. dubna 2020 do 6:00 hod. všem orgánům veřejné moci a správním orgánům (dále jen „orgán“) nařídilo, aby „v rámci všech svých pracovišť zachovávaly omezený provoz vyplývající z nouzového stavu, vyhlášeného usnesením vlády ze dne 12. března 2020 č. 194, pod č. 69/2020 Sb., spočívající v:
- omezení práce, státní služby, zejména na ty agendy, jejichž výkon musí být bezpodmínečně kontinuálně zajišťován, a to zejména k zajištění chodu veřejné správy a služeb veřejné správy v nezbytně nutném rozsahu a plnění úkolů vlády České republiky směřujících k dosažení cílů nouzového stavu; ostatní agendy se vykonávají v rozsahu, který neohrozí níže uvedená opatření nutná k ochraně zdraví státních zaměstnanců, zaměstnanců a dalších úředních osob (dále jen „zaměstnanci“),
- omezení osobního kontaktu zaměstnanců s adresáty veřejné správy (s žadateli, s jinými účastníky správních řízení) a dalšími externími osobami (dále jen „klienti/veřejnost“) na nezbytně nutnou úroveň; omezení kontaktů se provede zejména takto:
- omezením či pozastavením výkonu příslušných agend, které nespadají pod vymezení podle bodu 1., pokud by jejich výkon ohrozil opatření k ochraně zdraví zaměstnanců,
- nahrazením osobního kontaktu písemným, elektronickým či telefonickým kontaktem ve všech případech, kdy je to možné, a to včetně kontaktu s ostatními zaměstnanci,
- příjmem veškerých dokumentů od klientů/veřejnosti pouze prostřednictvím pracoviště podatelny, jsou-li zřízeny; vždy, kdy je to možné, se upřednostní elektronická komunikace,
- dochází-li ke kontaktům se zaměstnanci jiných orgánů a institucí, přijetím opatření zabraňujících přímému kontaktu; jednání se provádí za zvýšených hygienických opatření,
- výše uvedená opatření se přiměřeně použijí i pro vnitřní styk zaměstnanců v rámci orgánu,
- omezení rozsahu úředních hodin orgánů na pondělí a středu v maximálním rozsahu tří hodin v daném dni; o změně úředních hodin orgány vhodným způsobem informují a zveřejní je na svých úředních deskách,
- zajišťování chodu jednotlivých útvarů orgánu vždy nejnižším možným počtem zaměstnanců přítomných na pracovišti, který je nutno zachovat pro činnost správního orgánu,
- zajištění činnosti orgánu tak, aby případné karanténní opatření vůči části zaměstnanců neohrozilo akceschopnost orgánu (např. střídání oddělených skupin zaměstnanců orgánu, práce na dálku).“
Obec tedy omezí úřední hodinyna pondělí a středu, přičemž ani v jednom dni nesmí být delší než 3 hodiny, a přijme jiná vhodná opatření s cílem zajistit, aby v nezbytně nutných případech bylo možné na úřadě určitou naléhavou úřední záležitost vyřídit osobně[1], typicky po předchozí e-mailové či telefonické domluvě (a za tím účelem zveřejnit kontaktní telefon a e-mail).
Zpracoval: odbor veřejné správy, dozoru a kontroly
Praha, 23. března 2020
[1] Srov. usnesení vlády č. 85/2020 Sb., které stanoví výjimku ze zásady volného pohybu pro cesty za účelem vyřízení neodkladných úředních záležitostí.