Odbor archivní správy a spisové služby
Ředitel: PhDr. Daniel Doležal, Ph.D.
Adresa: Ministerstvo vnitra, Milady Horákové 133, 166 21 Praha 6
Poštovní spojení: Ministerstvo vnitra, pošt. schránka 21/AS, 170 34 Praha 7
Telefon: 974 847 602 (ředitel)
974 847 601, 974 847 610 (sekretariát)
e-mail: posta@mvcr.cz
Odbor archivní správy a spisové služby vykonává gesci Ministerstva vnitra v oblasti archivnictví. Archivnictvím se rozumí obor lidské činnosti zaměřený na péči o archiválie jako součásti národního kulturního dědictví a plnící správní, informační, vědecké a kulturní funkce. Úkoly odboru archivní správy a archivů v oblasti archivnictví a předarchivní péče stanoví zákon č. 499 ze dne 30. června 2004, o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů, a dvě prováděcí vyhlášky: Vyhláška č. 645 ze dne 13. prosince 2004, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů, a vyhláška č. 259 ze dne 20. července 2012, o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů.
Odbor archivní správy a spisové služby zejména:
- řídí výkon státní správy v oblasti archivnictví, pro niž vykonává funkci správního úřadu,
- zpracovává koncepci rozvoje archivnictví,
- přezkoumává rozhodnutí Národního archivu a státních oblastních archivů vydaná těmito archivy ve správním řízení,
- řídí odbornou činnost Národního archivu a státních oblastních archivů a ukládá jim odborné archivní úkoly; ostatní archivy metodicky usměrňuje v jejich činnosti,
- rozhoduje o akreditaci archivů,
- zajišťuje ochranu a evidenci Národního archivního dědictví včetně archivních kulturních památek a národních kulturních památek,
- povoluje vývoz archiválií z území České republiky,
- rozhoduje o přehodnocení významu archiválií a jejich vyřazení z Národního archivního dědictví,
- zajišťuje mezinárodní spolupráci na úseku archivnictví, organizuje výzkum pramenů k českým dějinám v zahraničí,
- zastupuje Českou republiku v mezinárodních archivních orgánech a organizacích,
- vede evidenci archivů, muzeí, knihoven, galerií, památníků, vědeckých ústavů a vysokých škol, v nichž jsou uloženy archiválie, a evidenci správních archivů,
- rozhoduje v dalších věcech na úseku archivnictví,
- vydává vědecké archivní periodikum Archivní časopis a další publikace s archivní tématikou,
- rozhoduje o příslušnosti nakládat s archiváliemi, o navracení archiválií oprávněným osobám, o úpravě majetkových vztahů řeholních řádů a kongregací a arcibiskupství olomouckého k archiváliím a ve věci navracení,
- rozhoduje o žádostech jednotlivých žadatelů o státní příspěvek nebo úhradu nezbytných nákladů na péči o archiválie,
- zajišťuje činnost Vědecké archivní rady jako poradního orgánu Ministerstva vnitra pro odborné a vědecké otázky archivnictví.
Odbor archivní správy a spisové služby zpracovává osobní údaje v elektronickém systému spisové služby GINIS. Předmětem zpracování jsou osobní údaje subjektu údajů v rozsahu jméno, příjmení, adresa, datum narození, místo narození, státní příslušnost a ID datové schránky v kartotéce externích subjektů elektronického systému spisové služby GINIS. Zpracování osobních údajů je nezbytné ke splnění úkolů prováděných v souladu s příslušnými ustanoveními zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, a kterým je pověřen správce. Pro dokumenty/spisy zpracovávané správcem platí skartační lhůty uvedené ve spisovém a skartačním plánu Ministerstva vnitra. Osobní údaje subjektu údajů v elektronickém systému spisové služby GINIS jsou v tomto systému vedeny do doby, dokud budou uvedeny na dokumentu, který neprošel řádným skartačním řízením.
Odbor archivní správy a spisové služby se člení na:
- Oddělení archivní péče a metodiky
Adresa: Ministerstvo vnitra, Milady Horákové 133, 166 21 Praha 6
Poštovní spojení: Ministerstvo vnitra, pošt. schránka 21/AS, 170 34 Praha 7
Telefon: 974 847 611 (vedoucí PhDr.Jaroslav Šulc)
e-mail: posta@mvcr.cz
- Oddělení řízení, metodiky a kontroly spisové služby
Adresa: Ministerstvo vnitra, Milady Horákové 133, 166 21 Praha 6
Poštovní spojení: Ministerstvo vnitra, pošt. schránka 21/AS, 170 34 Praha 7
Telefon: 974 847 604 (vedoucí Ing. Tomáš Kalinec)
e-mail: posta@mvcr.cz
- Oddělení centrální spisovny a bezpečnostního archivu
Adresa: Kodaňská 46, 101 00 Praha 10
Poštovní spojení: Ministerstvo vnitra, pošt. schránka 21/AS, 170 34 Praha 7
Telefon: 974 815 104 (vedoucí Ing. Jana Hájková)
e-mail: posta@mvcr.cz
Součástí oddělení je Bezpečnostní archiv MV.
Bezpečnostní archiv MV
Adresa: Kamýk nad Vltavou 210, 262 63 Kamýk nad Vltavou
Poštovní spojení: Ministerstvo vnitra, pošt. schránka 21/AS, 170 34 Praha 7
Telefon: 974 879 881, 974 879 882
e-mail: posta@mvcr.cz
- Oddělení centrální podatelny ministerstva
Adresa: Ministerstvo vnitra, Nad Štolou 3, 170 34 Praha 7
Poštovní spojení: Ministerstvo vnitra, pošt. schránka 21/AS, 170 34 Praha 7
Telefon: 974 832 743 (vedoucí Mgr. Lucie Kultová)
e-mail: posta@mvcr.cz
Odbor archivní správy a spisové služby řídí činnost archivní sítě České republiky. Archivy tvořící archivní síť se člení na veřejné archivy a soukromé archivy. Do skupiny veřejných archivů patří Národní archiv, státní oblastní archivy, specializované archivy, bezpečnostní archivy a archivy územních samosprávných celků. Odbor archivní správy a spisové služby vykonává řídící a metodickou činnost zejména vůči Národnímu archivu, sedmi státním oblastním archivům, pěti archivům měst v Praze, Brně, Ostravě, Plzni a Ústí nad Labem a dvaceti specializovaným archivům, kterými jsou Archiv Kanceláře prezidenta republiky, Archiv Pražského hradu, Archiv Poslanecké sněmovny, Archiv Senátu, Vojenský historický archiv, Archiv Národního muzea, Archiv Národního technického muzea, Literární archiv Památníku národního písemnictví, Archiv Akademie věd České republiky, Archiv Národní galerie, Ústav dějin Univerzity Karlovy - Archiv Univerzity Karlovy, Archiv Masarykovy univerzity v Brně, Archiv Českého vysokého učení technického v Praze, Archiv České televize, Archiv Českého rozhlasu, Archiv Vysokého učení technického v Brně, Archiv České národní banky, Archiv Univerzity Hradec Králové, Archiv Univerzity Palackého v Olomouci a Archiv DIAMO.
Archivy zařazené do archivní sítě pečují o archiválie. Archiválií je takový záznam, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence. Archiválie tvořící archivní soubory slouží občanům České republiky a dalším zájemcům. Archivy na základě požadavků občanů nebo institucí především
- vyhledávají údaje z archiválií,
- pořizují výpisy, opisy a reprodukce archiválií, které na požádání ověřují a potvrzují,
- umožňují studium archiválií v badatelnách.
Odbor archivní správy a spisové služby vydává publikace s archivní tématikou. Jde především o vědecké archivní periodikum, vycházející od roku 1951 - Archivní časopis (čtyřikrát ročně).
Publikace vydávané odborem archivní správy a spisové služby je možno zakoupit v Tiskárně Ministerstva vnitra, Bartůňkova 1159/4, 149 00 Praha, Chodov.