Návrh zákona kromě jiného upravuje podrobněji požadavky na výkon spisové služby v elektronické podobě. Úprava je součástí širokého komplexu legislativních nástrojů směřujících k zefektivnění komunikace mezi orgány veřejné moci, popřípadě právnickými a fyzickými osobami, který má pozitivní dopad rovněž pro komunikaci v rámci správního a soudního řízení.

Ministr vnitra Ivan Langer k tomu řekl: "Chtěl bych jen zdůraznit, že tento návrh zákona je dalším z legislativních pilířů elektronizace veřejné správy a justice na jedné straně, a na druhé straně reaguje na zkušenosti z téměř čtyřleté praktické aplikace archivního zákona."

Velmi důležité je zajistit provázanost výkonu spisové služby v elektronické podobě s informačním systémem datových schránek. Proto Ministerstvo vnitra navrhuje účinnost návrhu zákona k 1. červenci roku 2009, tedy shodně se zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. K tomuto datu bude spuštěn nový systému komunikace prostřednictvím datových schránek zejména mezi orgány veřejné moci mezi sebou, a dále mezi těmito orgány, právnickými a fyzickými osobami, které požádají o zřízení datové schránky.

Základním principem právní úpravy spisové služby je preference spisové služby v elektronické podobě před spisovou službou vedenou v listinné podobě. Státní orgány, státem zřízené právnické osoby a některé další subjekty veřejného práva stanovené zákonem č. 499/2004 Sb. budou vést povinně spisovou službu v elektronické podobě s výjimkou případů, vyžaduje-li zvláštní povaha jejich působnosti, aby vykonávaly spisovou službu v listinné podobě (zejména z bezpečnostních důvodů). Zákon rovněž stanoví původce, mezi něž patří obce, kteří mohou vykonávat spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby nebo v listinné podobě. Jedná se o smíšený model, který užívá elektronickou evidenci dokumentů a pracuje jak s elektronickými, tak i s listinnými dokumenty.

Spisová služba v elektronické podobě bude fungovat tak, že doručené elektronické dokumenty budou dál distribuovány v elektronické podobě a stanou se součástí elektronických spisů. Ty, které nebudou obsahovat škodlivý kód a budou popřípadě splňovat požadavky na planost uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky a časového razítka, mohou být převedeny, popřípadě konvertovány do listinné podoby. Ve spisové službě tak je využíván princip hybridního spisu, obsahujícího dokumenty v listinné i elektronické podobě.

Doručené dokumenty v listinné podobě mohou být, pokud to jejich povaha umožní, převáděny do elektronické podoby. Převážná část dokumentů bude evidována v elektronické evidenci, což zefektivní veškeré úkony s dokumenty v rámci výkonu spisové služby.

Jana Malíková
ředitelka odboru a tisková mluvčí