Kraj Vysočina: Portál strategického řízení
Řízení kvality je základním předpokladem úspěchu jakékoliv organizace. Ve veřejné správě to platí dvojnásob, neboť občané hradí tyto služby ze svých daní. K zajištění jejich maximální kvality je možné přistoupit v rovině procesně-organizační několika způsoby. Vždy však bude platit, že hlavní roli hraje kvalita lidských zdrojů v organizaci.
Strategické řízení i řízení kvality jsou oblasti, ke kterým však někteří řadoví zaměstnanci, ale i někteří manažeři přistupují stále ještě s určitou dávkou nedůvěry. Plnění každodenní provozní agendy totiž výrazně omezuje čas, který jim na tyto věci zbývá. Účelem tohoto článku je poskytnout čtenářům inspiraci a snad i návod, jakým způsobem je možné práci na plnění strategických cílů i řízení kvality v podmínkách orgánů veřejné správy uchopit a technicky podpořit. Nástrojem, který usnadňuje tento proces na Krajském úřadu kraje Vysočina (dále jen krajský úřad), je Portál strategického řízení.
Vedení Krajského úřadu se myšlenkou určité institucionalizace koncepčního strategického řízení zabývalo od roku 2003. Zpětná vazba získaná při prvním kole sebehodnocení organizace podle modelu CAF v roce 2004 jednoznačně prokázala opodstatněnost požadavku strategického řízení úřadu. V dalších etapách zavádění strategického řízení bylo na úřadě provedeno mnoho koncepčních kroků, například definování vize krajského úřadu, stanovení strategických cílů úřadu, i pravidelné hodnocení kvality práce úřadu. K vybudování Portálu strategického řízení i řízení kvality přistoupil krajský úřad na začátku roku 2008 po důkladné analýze stavu dotčených oblastí a identifikaci slabých míst procesu zvyšování kvality. Hlavními cíli projektu byla snaha o maximální otevřenost vedení úřadů vůči svým zaměstnancům v otázkách kvality práce úřadu a strategického řízení, a s tím související i průběžná informovanost o stavu plnění strategických cílů úřadu, včasná identifikace negativních tendencí v jednotlivých agendách a také snaha o snížení administrativy v dotčených oblastech. Například ruční administrace a výpočty některých ukazatelů se staly zbytečnou zátěží zaměstnanců, která téměř převýšila efekt práce na strategických cílech. Proto bylo nezbytné najít nástroj, který pomůže pracovní postupy a výstupy z dotčených oblastí zautomatizovat v maximální možné míře. Dalším cílem bylo zvýšit motivaci zaměstnanců ke zvyšování kvality práce úřadu, neboť pouze informovaní zaměstnanci jsou schopni aktivně něco spolutvořit.
Vedení Krajského úřadu se myšlenkou určité institucionalizace koncepčního strategického řízení zabývalo od roku 2003. Zpětná vazba získaná při prvním kole sebehodnocení organizace podle modelu CAF v roce 2004 jednoznačně prokázala opodstatněnost požadavku strategického řízení úřadu. V dalších etapách zavádění strategického řízení bylo na úřadě provedeno mnoho koncepčních kroků, například definování vize krajského úřadu, stanovení strategických cílů úřadu, i pravidelné hodnocení kvality práce úřadu. K vybudování Portálu strategického řízení i řízení kvality přistoupil krajský úřad na začátku roku 2008 po důkladné analýze stavu dotčených oblastí a identifikaci slabých míst procesu zvyšování kvality. Hlavními cíli projektu byla snaha o maximální otevřenost vedení úřadů vůči svým zaměstnancům v otázkách kvality práce úřadu a strategického řízení, a s tím související i průběžná informovanost o stavu plnění strategických cílů úřadu, včasná identifikace negativních tendencí v jednotlivých agendách a také snaha o snížení administrativy v dotčených oblastech. Například ruční administrace a výpočty některých ukazatelů se staly zbytečnou zátěží zaměstnanců, která téměř převýšila efekt práce na strategických cílech. Proto bylo nezbytné najít nástroj, který pomůže pracovní postupy a výstupy z dotčených oblastí zautomatizovat v maximální možné míře. Dalším cílem bylo zvýšit motivaci zaměstnanců ke zvyšování kvality práce úřadu, neboť pouze informovaní zaměstnanci jsou schopni aktivně něco spolutvořit.
Portál strategického řízení úřadu je možno představit jako nástroj vedení úřadu, prostřednictvím kterého vedení úřadu informuje zaměstnance, ale i členy samosprávného orgánu kraje (rady kraje), o strategických otázkách úřadu (zejména plnění strategických cílů a řízení rizik), o oblasti zvyšování kvality práce na úřadu a v budoucnu i o procesním řízení. Portál je účelově strukturovaný do osmi sekcí:
- Základní dokumenty
- Strategické cíle 2006 – 2007
- Strategické cíle 2008 – 2009
- Strategie řízení lidských zdrojů
- CAF 2006
- CAF 2002
- Sekce ekonomiky a podpory
- Sekce řízení rizik
Základními stavebními kameny celého portálu je statická složka, dynamická složka a nástroje pro týmovou spolupráci. Ve statické rovině slouží portál jako informační systém daných agend. Jedná se tedy o publikační systém, úložiště dokumentů, manager úkolů, plánovací kalendář činností anebo centrum diskuze k dotčeným oblastem. Podstatou této složky je eliminovat administraci jednotlivých oblastí, například automatickým oznámením uživatelům o nových událostech a dokumentech, možností získat veškeré relevantní informace z dané oblasti na jednom místě, on-line správou dokumentů i jejich historizací.
Samotné vytvoření portálu se stalo předmětem i jednoho ze strategických cílů úřadu na období 2008 – 2009. Názorným příkladem dynamické složky může být on-line vyhodnocení strategického cíle „20% správních rozhodnutí vyřizujeme ve dvou třetinách zákonné lhůty“. Data ze spisové služby se každou noc exportují do datového skladu úřadu, kde se pro každý spis správního řízení automaticky dopočítávají potřebné údaje, například celková lhůta pro vyřízení daného spisu, kdy řízení začalo, kolik dnů zbývá do konce lhůty nebo o kolik dní je překročena stanovená lhůta. Po ukončení řízení a vyřízení spisu ve spisové službě se na portálu strategického řízení zobrazí přehledná tabulka, která je členěna dle jednotlivých útvarů úřadu a informací, kolik spisů (i v procentním vyjádření) vyřídily odbory ve zkrácené lhůtě. V případě potřeby je možné analyzovat určitou skupinu spisů, u kterých se nedaří je vyřizovat ve zkrácené lhůtě, nebo dokonce identifikovat konkrétního pracovníka daného odboru, který strategický cíl neplní, ať už z objektivních či subjektivních důvodů.
Při vytváření dynamické složky portálu, tzn. skórovacích karet, reportů nebo katalogu rizik se počítalo s další aktivní prací s daty, proto je možné výstupy převádět do běžných formátů, jako je Excel, PDF, HTML, a data dále upravovat dle individuálních potřeb. Dynamická složka je technicky řešena napojením portálu na datový sklad, který funguje na krajském úřadu na databázovém systému MS SQL Server. Samotný portál je vytvořen v technologii Windows SharePoint Services, která nabízí uživatelsky příjemné prostředí při správě a sdílení dokumentů a umožňuje uživatelům snadnou orientaci, například každá sekce je barevně odlišena nebo na každé sekci jsou horizontální a vertikální panely pro snadné spuštění dokumentů, seznamů, úkolů. Na portál strategického řízení mohou zaměstnanci vstoupit přes intranet úřadu.
Využití portálu strategického řízení úřadu pro týmovou spolupráci je posledním, ale neméně důležitým, stavebním kamenem. Jedná se o jakousi nadstavbu nad statickou a dynamickou složkou portálu. Portál byl poprvé k tomuto účelu využit pro strategický cíl úřadu „aplikujeme model CAF 2006 do 30.9.2008 a zlepšíme se v sebehodnocení podle modelu CAF 2006 v roce 2009“. Na portálu sdílí členové CAF týmu pracovní prostor, který nabízí jednoduchý způsob komunikace. Na jednom místě naleznou členové pracovního týmu všechny relevantní informace týkající se modelu CAF, tzn. knihovnu relevantních dokumentů modelu CAF, pracovní materiály týmu, oficiální dokumenty ke strategickému cíli „aplikace modelu CAF na úřadu“, vypracovaný harmonogram prací a úkoly. Při změně harmonogramu, zadání nového úkolu nebo vložení nového dokumentu je možné členy týmu automaticky informovat přes emailovou poštu. Z hlediska týmové spolupráce je velmi užitečná možnost řízení oprávnění přístupu k jednotlivým dokumentům a sekcím.
Portál strategického řízení úřadu má za sebou necelý rok fungování. V čem spatřujeme jeho největší výhody? Už teď je patrné, že nastavil cestu maximální otevřenosti úřadu vůči vlastním zaměstnancům v otázkách strategického řízení a kvality práce. U strategických cílů je možné téměř okamžitě identifikovat negativní tendence a provést rychlou identifikaci příčin přímo na portálu a díky personalizaci některých ukazatelů se zvýšila motivace zaměstnanců ke zvyšování kvality práce úřadu. Dotčené oblasti se staly přehlednějšími, transparentnějšími a došlo ke snížení časové zátěže při administraci agend.
Na základě zkušeností lze konstatovat, že portál se postupně stává příjemným pomocníkem zaměstnanců při hledání informací, aktuálních dat a odpovědí na otázky z oblastí strategických cílů, vize úřadu a řízení kvality úřadu.
Text: Ing. Marcela Lapešová, manažerka kvality Krajského úřadu kraje Vysočina
Foto: Radoslav Bernat