Profesionalita nevzniká sama od sebe
O některých změnách, které vyplynuly z reorganizace sekce veřejné správy na Ministerstvu vnitra, o proměně činností odboru, v jehož čele stojí, i o specifických vlastnostech pracovišť nahlížených pod zorným úhlem metod, jimiž se testuje a proměňuje jejich kvalita, jsme hovořili s Ing. Štěpánkou Steinbachovou, ředitelkou odboru efektivní veřejné správy.
Paní ředitelko, odbor, jehož práci řídíte, změnil zčásti název i náplň činnosti. Můžete změny přiblížit?
Začněme tím názvem. Ještě do února letošního roku zněl „odbor reformy regulace a kvality veřejné správy“. Nyní se jmenuje „odbor efektivní veřejné správy“ a z toho je určitě mnohem zřejmější jeho poslání - přinášet do veřejné správy moderní metody a nástroje, s jejichž pomocí by se mělo zefektivnit fungování a činnosti veřejné správy. Nebo se jakkoliv na tomto procesu spolupodílet. V důsledku reorganizace celé sekce veřejné správy na ministerstvu došlo k tomu, že náš původní odbor převzal také agendy týkající se lidských zdrojů po zrušeném odboru lidských zdrojů. Přibylo zejména metodické řízení vzdělávání lidských zdrojů, koordinace opatření proti korupci a na podporu etiky ve veřejné správě, převzali jsme agendy zabývající se sociálním dialogem, rovností žen a mužů ve veřejné správě. Jde o činnosti trochu odlišné od původních, tedy zkvalitňování regulace v České republice, snižování administrativní zátěže občanů a firem či metodické podpory zavádění metod kvality do veřejné správy. Nicméně, protože všechno souvisí se vším, v činnostech našeho nového odboru lze najít průniky a možný synergický efekt.
Převažuje v činnostech odboru vlastní výkon agend nebo spíše metodická úloha? Na co je kladen důraz?
V rámci veřejné správy se snažíme působit zejména koordinačně a metodicky. Vždyť, co je hlavním smyslem resortů? Vedle činnosti legislativní právě metodická a koordinační úloha. To bylo také smyslem již zmíněné reorganizace na ministerstvu, která našemu odboru přinesla nový název, nové činnosti a nové lidi. Snažili jsme se agendy v jednotlivých odborech zredukovat na ty, které vyplývají z kompetenčního zákona, ale hlavně vycházejí z té správné podstaty existence ministerstev. Z výkonných činností v tomto odboru zbyly pouze kontrola předkládaných právních předpisů resorty do vlády z pohledu RIA, tedy z pohledu hodnocení jejich dopadu, a pak výkon dvou správních činností. Vše ostatní jsou vesměs činnosti metodické. Hlavní metodickou činností našeho odboru je dbát na zlepšování regulačního prostředí v České republice, na optimalizaci procesů v celé veřejné správě, na kvalitu úřadů veřejné správy, na kvalitu lidských zdrojů ve veřejné správě… Mohla bych pokračovat, výčet všech činností by zabral delší čas.
Velká pozornost je stále více věnována kvalitě. Mimochodem, odkud přišlo její sledování a testování do naší státní správy a na úřady samospráv?
Metody kvality se do veřejné správy rozšířily ze soukromého sektoru. Protože, co zajímá manažery firem? Zisk. Ale jak k němu dojít? Kvalitou výrobků, kvalitou služeb. Samozřejmě, že zkušenosti firem neunikly pohledu vedoucích pracovníků ve veřejné správě.
Ale chvíli to trvalo, že?
Nepochybně. Několik osvícených manažerů se však našlo i v české veřejné správě. Už v roce 2001 byly prostřednictvím projektů Národní politiky podpory jakosti realizovány projekty modelu CAF. Ten patří mezi nejznámější metody kvality ve veřejné správě. Vychází z principů Modelu excelence EFQM. Poučených a zasvěcených manažerů ve veřejné správě mezitím přibylo. Vědí, že i úřad je nutné řídit jako firmu, že prostřednictvím metod kvality lze poznat, jak daný úřad funguje a také, co je možné ještě zlepšit. V samotné státní správě je takových manažerů ještě málo, úřady samospráv jsou o hodně dál.
Má sledování kvality vliv na zmenšení resortismu ve státní správě?
Pokud by byly metody kvality zavedeny ve státní správě systematicky, plošně a dlouhodobě, pak jsem přesvědčena, že ano. Vždyť každá z nich učí příjemce - mohu-li tak nazvat všechny osoby zúčastněné na procesu zlepšování kvality - spolupracovat, komunikovat, nastavit mechanismy na projektové řízení, prostě všechny principy, jimiž lze odbourat sklon k tomu „hrát si na vlastním písečku“. Věřím však, že doba kvality ve státní správě ještě přijde. Zvláště v čase, kdy neustále narůstá množství agend vykonávaných státní správou, zvyšují se také neustále nároky na výkon samotných úředníků, na jejich vzdělanost, profesionalitu a loajalitu. Jde nyní jen o to, aby principy kvality pochopili také manažeři ve státní správě, dokázali si z nich vzít to podstatné pro řízení úřadů a dali jim pak plnou podporu. Jedině tak se bude zvyšovat také kvalita veřejné správy. Ministerstvo vnitra v této věci odvedlo v posledních měsících velký kus práce. Ve známost vešly jeho aktivity podporující rozvoj eGovernmentu, počínaje Czech POINTy, přes datové schránky až po eSbírku a eLegislativu. To vše určitě přispěje k odbourání resortismu, k vyšší kvalitě výkonu státní správy. Ale přiznejme si, je to pouze jeden z pilířů kvality. I když hodně podstatný a v podmínkách české státní správy dost revoluční.
Proces RIA by měl udělat pořádek v legislativě. Je to v souladu s kvalitou? Nebo oba procesy probíhají spíše po samostatných liniích?
V širším pojetí kvality samozřejmě můžeme mluvit o kvalitě regulace, o kvalitě právních předpisů. Pokud se občan nevyzná v zákonech, vyhláškách a v množství nařízení, může se jakákoliv snaha o zvýšení kvality míjet účinkem. Vše by mělo být transparentní - jak samotný výkon a činnosti ministerstev, tak také legislativní proces a jeho výstupy, tedy právní předpisy. Ale z pohledu jednotlivých metod řízení kvality jsou zúčastněné osoby i instituce vedeny k vyšší úrovni komunikace. Počítá se s konzultacemi. Tyto principy musí být zakotvené také v legislativním procesu. Skončila doba, kdy se zákony psaly vzdáleně a odtažitě, jen od úředních stolů. Mělo by se nejprve určit, zda neexistuje lepší řešení než to, co má daný úředník na mysli. Do přípravy právního předpisu by se měla zahrnout veřejnost, nemělo by se tedy zapomínat na princip konzultací. Měly by se určit dopady všech uvažovaných variant a až poté zvolit nejvhodnější řešení. To je podstatou RIA a s její pomocí se snažíme úředníky v jednotlivých resortech naučit změněnému přístupu k výkonu agend a k přípravě výstupů z nich. Pro většinu z nich jde o novinky. Ti, kteří se kdy setkali s řízením kvality, považují takové principy za samozřejmé.
Nepochybně se jedná o zásadní proměnu světa úředníků ve veřejné správě. Jaké výsledky pro ně samotné znamenají principy kvality?
Pod vlivem soukromého sektoru se z pohledu principů kvality zásadně mění prostředí a podmínky ve veřejné správě. Pro vedoucí úředníky a jejich podřízené to znamená jen další a další práci. Zejména na sobě. Úředníky čeká další sebevzdělávání, další odborná příprava. Jen tak se mohou dopracovat k vyšší profesionalitě, k obeznámení se s novými trendy a metodami. Pokud takový přístup nepřijmou za vlastní, nemělo by pro ně být ve státní správě místo. Být úředníkem by se už nemělo chápat jako něco dlouhodobě jistého. Ostatně žádná definitiva naštěstí schválena nebyla. Když jsem přišla na ministerstvo ze soukromé sféry, zaznamenala jsem sice jako malý, ale o to významnější krok k lepšímu povinné zkoušky ze základní počítačové gramotnosti, tedy ECDL. Dále by se podle mého názoru měla obdobně plošně řešit také úroveň jazykových znalostí. Tím, že budou na nás úředníky kladeny vyšší nároky, přiblížíme se k tomu, že občané začnou měnit pohled na úřednictvo jako celek a budou si postupně naší práce vážit.
Jak přimět úředníky k efektivnější práci? Mimochodem, dá se každá činnost na úřadě testovat?
Samozřejmě, že lze úředníky přimět k vyšší efektivitě. Osobně považuji za nejdůležitější změnit jejich pohled na vlastní práci. Každý z nás si musí uvědomit, že kvalita vlastní práce se odrazí v kvalitě práce celého úřadu. Pokud taková zpětná vazba nefunguje, existují jiné možnosti, jak na její nezbytnost upozornit. Přes procesní řízení, kdy je každému jasné, jakého procesu je součástí, jaký vstup pro svoji práci potřebuje, jaký výstup musí odvádět, až po určité tvrdší metody. Mezi ně řadím například sledování vytíženosti a práce jednotlivých úředníků prostřednictvím různých softwarových nástrojů.
Od čeho by se měla za dnešních podmínek odvíjet motivace úředníků?
Myslím, že v době hospodářské krize je největší motivací úředníků stabilita jejich zaměstnavatele. A to nepřeháním. Podívejte se kolem sebe, co se děje v podnicích, automobilovými společnostmi počínaje, přes jejich dodavatele, až po vzdělávací organizace, které samozřejmě také na rozvoji celé společnosti závisejí. Takže pokud si chce úředník udržet relativně stabilní zaměstnání, musí jít s dobou, musí umět a hlavně chtít učit se stále něčemu novému. Už jsme o tom mluvili. Profesionalita nevzniká sama od sebe a je nutno ji neustále rozvíjet.
Jakou roli hraje věk úředníků? Lze je vést k osvojení nových návyků nebo…
… rezignovat a nechat je v klidu jejich kanceláře předstírat práci? To byste chtěl?
Ani náhodou! Vidím snahu pohodlně přežívat u různých věkových kategorií.
No tak vidíte! Teď jste mi přímo nahrál. Ne, na věku zpravidla tolik nezáleží. Vše je o přístupu konkrétního člověka k práci. Zdaleka to není problém jen veřejné správy, jde o konkrétní lidi bez ohledu na to, kde pracují, jestli ve veřejném nebo soukromém sektoru. Zažila jsem mladého zaměstnance, který se - samozřejmě, že po zkušební době - netajil tím, že chce mít pracovní dobu do čtvrt na pět a poté odejít s čistou hlavou domů. V dnešní rychlé době by už i ve veřejné správě – díkybohu! - takový člověk dlouho nepobyl. Vážím si odpovědných a kompetentních lidí. A takoví, kteří nehledí na hodinky a kteří jsou si na prvním místě vědomi svých úkolů a své odpovědnosti, jsou určitě v našem odboru. A mezi nimi jsou zastoupené všechny generační vrstvy.
Jak je o složitých postupech spjatých s metodami kvality možné srozumitelně informovat veřejnost?
Vše lze vysvětlit. Musíme ale přitom zapomenout na svoji práci, na odborné termíny a vždy se vcítit do role člověka, který s touto prací nemá mnoho společného. Není to nic jednoduchého, ale na druhou stranu také nic nemožného. Vždyť občané jsou našimi hlavními klienty a těm je nutno naši práci ve vysoké kvalitě nejen poskytnout, ale také dobře vysvětlit.
Máte představu podoby moderních institucí ve veřejné správě za několik let? Jaké jejich hlavní funkce musí vystoupit do popředí?
Moderní instituce veřejné správy budou štíhlé, uživatelsky přívětivé a všem dostupné, jejich výstupy srozumitelné a hlavně potřebné. Nenávratně zmizet by měly takové činnosti, které vznikly jen proto, aby si daný úředník zajistil práci na další roky. Úřady by měly být především plné profesionálních a loajálních úředníků. Do popředí musí dále vystoupit metodická funkce ministerstev. Úřady si tím vším postupně zajistí prestiž a dobré mínění u občanů. Za svou profesionalitu, etiku, loajalitu, odpovědnost a kompetentnost dostanou úředníci odpovídající plat. Plat, ve kterém se odrazí vykonaná práce a který zabrání vysoké fluktuaci.
Představujete novou generaci úředníků. Jaké to s sebou nese další výzvy?
Neřekla bych, že jsem nějaký předobraz nové generace. Prostě jsem měla štěstí a získala potřebné zkušenosti pro tuto pozici. Člověk na danou práci buď má, nebo nemá. Osobní výzvu, která v dnešní společnosti stojí před generacemi v produktivním věku, spatřuji v hledání toho, jak skloubit náročnou profesi se soukromým životem.
Text: Jiří Chum
Foto: Radoslav Bernat