Spis a nahlížení do spisu
O průběhu správního řízení se zakládá a vede spis. Spis je označen spisovou značkou a obsahuje seznam spisového materiálu – tj. soupis všech svých součástí (podání, protokoly, záznamy, písemná vyhotovení rozhodnutí a jiných úkonů správního orgánu) včetně příloh, s určením data, kdy byly do spisu vloženy.
Účastníci řízení a jejich zástupci mají dle § 38 odst. 1 správního řádu právo nahlížet do spisu, a to i v případě, že rozhodnutí ve věci již nabylo právní moci. Nahlížení jiných osob než výše uvedených upravuje § 38 odst. 2 správního řádu. Právo nahlížení do spisu v sobě zahrnuje i právo nahlížení do všech jeho příloh.
Nevidomým osobám bude obsah spisu přečten. Na požádání správní orgán nevidomé osobě umožní pořízení zvukového záznamu. Správní orgán nevidomé osobě rovněž umožní, aby do spisu nahlížel její průvodce.
S právem nahlížení do spisu je spojeno právo činit si výpisy a právo na to, aby správní orgán pořídil kopie spisu nebo jeho části. Vydání stejnopisu, opisu, kopie, fotokopie, nebo výpisu je zpoplatněno správním poplatkem podle sazebníku, který je přílohou zákona o správních poplatcích a to nejčastěji 15 Kč za každou i započatou stránku, je-li pořizována na kopírovacím stroji nebo na tiskárně počítače.
MV ČR nepořizuje a nezasílá kopie spisu na základě písemné žádosti účastníka přímo tomuto účastníkovi ani jeho zástupci, neboť právo na pořízení kopií spisu je spojeno s právem nahlížení do spisu. Má možnost požádat o pořízení kopií spisu v rámci svého úkonu nahlédnutí do spisu na pracovišti MV ČR, kde mu budou kopie po zaplacení příslušného správního poplatku pořízeny a předány.
Z nahlížení do spisu jsou vyloučeny jeho části, které obsahují utajované informace nebo skutečnosti, na něž se vztahuje zákonem uložená nebo uznaná povinnost mlčenlivosti; to neplatí o částech spisu, jimiž byl nebo bude prováděn důkaz, do takových částí spisu však může nahlížet pouze účastník řízení nebo jeho zástupce za předpokladu, že jsou předem seznámeni s následky porušení povinnosti mlčenlivosti o těchto skutečnostech a že o poučení je sepsán protokol, který podepíší.
V praxi doporučuje MV ČR nejprve kontaktovat dané pracoviště MV ČR, pod které účastník řízení spadá, které oprávněnému sdělí, zda se spis na pracovišti nachází a rovnou dojedná termín, kdy je možno do spisu nahlédnout. Pokud se spis na pracovišti nenachází, bude oprávněného toto pracoviště kontaktovat s nabídkou termínu pro nahlédnutí, jakmile spis na pracoviště dojde.
Je-li spis ve fázi odvolání a již byl odeslán odvolacímu orgánu, je třeba uplatnit své právo k nahlížení do spisu u tohoto orgánu.