Jak hledat
Badatel, který chce hledat v databázi, by měl mít alespoň základní představu o tom, jaké dokumenty hledá, kdy a z produkce kterého úřadu vznikly.
Příklad: Budu-li hledat, kde se nalézají archiválie vztahující se k židovskému a romskému holocaustu během 2. světové války, nemá smyl zadávat do názvu slova typu holocaust, deportace apod. Badatel musí vědět, které orgány, případně jednotlivci, se na holocaustu podíleli.
V databázi lze poté zjistit, ve kterém archivu se nalézají archiválie těchto orgánů, ve kterých lokalitách tyto úřady a organizace sídlily, zda se archiválie úřadu zachovaly z celého období činnosti tohoto úřadu, kolik běžných metrů příslušný fond (sbírka) má, zda jsou nalezené archiválie nezpracované, zpracované nebo inventarizované a zda k fondu existují archivní pomůcky.
Pro uspokojivý výsledek hledání je třeba správné zadání podmínky pro hledání:
- Hledání podle archivu – vybere se archiv ze seznamu archivů na překryvném seznamu, který se otevře poklepem na tlačítko v pravé části pole.
- Hledání podle textových polí
V prvních čtyřech polích (druhém až pátém) se hledá podle slov. Doporučujeme zadávat kořeny slov, například „Tosk“ místo „Toskánský“ (včetně předpon!). Při hledání se nerozlišuje mezi malými a velkými písmeny, kromě případu, kdy hledáte podle přesné hodnoty (Se přesně jmenuje) např. názvu archivního fondu (sbírky). Následným poklepem na tlačítko nad polem pro zadání podmínky se objeví překryvný seznam, z kterého vyberu, zda je hledané slovo obsaženo v textu, jde přesně o hledaný název (se přesně jmenuje), či zda hledaný název obsahuje alespoň jedno ze slov, nebo zda obsahuje všechna slova (pokud zadávám více slov). - Hledání podle časového rozsahu
Zadáním přesného data (např. 1526) systém najde všechny archivní fondy a sbírky, v jejichž časovém rozsahu je hledaný rok (bez prior a posterior). Zadáním časového intervalu (rozmezí) nalezneme soubory, v jejichž časovém rozsahu je obsažen alespoň jeden rok ze zadaného intervalu. - Hledání podle skupin tematické evidence
Skupinu tematické evidence můžeme nastavit po stisku tlačítka „Zobraz skupiny“. Poklepem na konkrétní skupinu tematické evidence vyberu tuto skupinu a systém najde všechny soubory zařazené do této skupiny a jejích podskupin. Druhou možností je výběr upřesnit poklepem na symbol šipky vlevo a následně poklepem vyberat konkrétní podskupinu. Systém pak najde pouze archivní soubory zařazené do této podskupiny. - Kombinace podmínek
Naposledy zadáváme princip kombinace podmínek (Odpověď musí splňovat) - platí všechny zadané podmínky zároveň, nebo alespoň jedna zadaná podmínka.
Hledat lze podle následujících kritérií:
- Názvu fondu (sbírky) - české názvy fondů vycházejí z posledního úředního nebo jinak běžně užívaného názvu svého původce.
- Názvu archivu - uveden je název archivu nebo kulturní instituce v plném znění.
- Místa vzniku fondu (sbírky) - uvedeno je místo vzniku fondu (může jít o více lokalit). Místo vzniku nemusí být uvedeno u osobních fondů a sbírek vzniklých přímo v příslušném archivu.
- Původce fondu (sbírky) - uveden je název (názvy) původce (původců) s dobou, po kterou byl název užíván.
- Časového rozsahu - lze hledat podle dolní (starší) a horní (mladší) časové hranice archiválií, tedy období, ze kterého pocházejí archiválie zmíněného fondu (sbírky).
- Skupiny tematické evidence - skupina je vybírána z předdefinovaného číselníku.