Dvojnásobná rovnice nejen pro interní audit: IA = 3E + 3E = 6E
Josef Vincenec. Foto: Radoslav Bernat. Co jste myslel těmi éčky?
U nás se všechno točí kolem nich. Pod tím označením, které někomu připomíná stabilizátory a konzervanty, se skrývá malá i velká násobilka interního auditora. Pojmy, které neodmyslitelně patří k jeho profesi. Jsou to parametry, které musí sledovat a hodnotit. První 3E znamenají hospodárnost, efektivitu a účelnost. V profesním žargonu ekonomů, manažerů, auditorů a kontrolorů se označují zmíněnou zkratkou, odvozenou z pojmů anglických, tedy economy, effectivenes, efficiency. Už téměř deset let přednáším v rámci vstupního vzdělávání novým zaměstnancům na úřadech veřejné správy v Libereckém kraji. V této souvislosti jim připomínám, že dodržování oněch kategorií nám ukládá zákon, konkrétně zákon o finanční kontrole. Hospodárně se chovám, pokud zbytečně neutrácím, naopak šetřím. Efektivní je ten, kdo dokáže maximálně využít všechny své zdroje, tedy za málo peněz hodně muziky. Účelnosti je dosaženo, pokud se daří splnit stanovené úkoly, jestliže dělám to, co je mým úkolem. Auditoři někdy používají slogan „dělat správné věci správným způsobem“.
Vidíte, já v těch číslech a písmenech hledal až teorii relativity…
Vidíte, já v těch číslech a písmenech hledal až teorii relativity…
Výborně, to se vůbec nevylučuje! Spojnicí těch dvou triád je vlastně skutečně nezbytná vnitřní energie a kázeň. Ta první zmíněná trojice je zákonnou povinností. Kdo tyto zásady nedodržuje, může být potrestán. I když při sledování kauz, publikovaných v poslední době, si říkám, že tomu někteří nerozumí nebo rozumět nechtějí. Přitom by stačilo vzpomenout si na základy dobrého vychování z domova. Být skromný, šetřit, zbytečně neutrácet, maximálně využít to, co mám, pracovat pečlivě. Ale to už jsem přešel do roviny osobní, morální. A právě toho se týkají ona zbývající 3E, tedy spravedlnost, životní prostředí a etika. I tady náš profesní slang využívá vazby na angličtinu a bere si počáteční písmena ze slov equity, environment, ethics. Spravedlnost je v tomto případě chápána nejen ve vztahu k právu, ale v širších souvislostech, ve vztahu k vlastním zaměstnancům, ke klientům, k obchodním partnerům. Ohleduplnost k životnímu prostředí není třeba více objasňovat. A etika, morálka, slušnost, to by měly být základní vlastnosti každého z nás, bez rozdílu, zda je voleným zástupcem nebo úředníkem veřejné správy.
Jak se s těmi všemi zásadami vyrovnávají interní auditoři?
Začnu od konce. Druhá zmíněná trojice zásad je podle mne zcela přirozeným a základním předpokladem pro výkon této profese, a nejen jí. Odborné znalosti a dovednosti jsou podle mne druhořadé. Musíme se řídit etickým kodexem interního auditora. Slušnost, ohleduplnost a etika, to jsou vlastnosti, bez kterých si neumím představit kvalitní a přínosnou službu interního auditu. Hospodárnost, efektivitu a účelnost, jak už jsem zmínil, definuje zákon. Většina z nás si je přináší do profesního života z rodiny. Přesto se občas nedodržují nebo se na ně zapomíná. Interní auditoři by měli svými analýzami a hodnoceními na to upozorňovat a hledat nápravná systémová řešení. Jednoduché to není! Jistě bychom společně našli řadu příkladů z praxe na některých ministerstvech, na úřadech nebo v institucích. Nicméně je hodně lidí, kteří mají vůli se hospodárnosti a efektivitě naučit, příslušné postupy formalizovat. My, interní auditoři, se snažíme v této věci metodicky pomáhat. Krásným příkladem může být praktický seminář, který k tomuto tématu připravujeme na únor.
Podaří se jej udržet na interaktivní úrovni, bez jednostranného poučování?
Musí tomu tak být! Mám pocit, že různých metodik a definic je dost. Svá pravidla nastavuje Evropská komise pro poskytování a čerpání dotací z evropských fondů. Různé výklady právních norem poskytuje Ministerstvo financí na svých webových stránkách. Další komentáře můžeme najít v dokumentech různých poradenských společností. Jak to ale provádět v praxi, jak zavést odpovídající dokumentaci, potvrzení, protokoly o kontrole, to bývá problém. Potýkají se s tím politici nebo zaměstnanci centrálních orgánů i malých obecních úřadů. Proto jsem s kolegy interními auditory připravil půldenní workshop, na kterém budeme mimo jiné s politiky, úředníky, manažery, ekonomy, kontrolory, interními auditory i s dalšími zájemci o této problematice diskutovat a vyměňovat si zkušenosti, i společně hledat řešení v otázkách efektivity, hospodárnosti, kvality veřejných služeb. Naše setkání se uskuteční v rámci národní konference kvality ve veřejné správě v Hradci Králové.
Ve vašem úřadě jste před časem zakončili výraznou etapu zavádění moderních metod řízení. Co dalšího vás čeká?
Máte pravdu, že jsme ukončili více než tříletou etapu dvou rozsáhlých projektů. Od roku 2010 jsme v rámci projektu Posilování institucionální kapacity a efektivity úřadu postupně formulovali vizi, položili základy strategického, procesního a projektového řízení, zavedli katalog služeb a databázi rizik. V navazujícím projektu Efektivní řízení lidských zdrojů se zaměstnanci zdokonalovali ve schopnostech komunikace, vedení lidí nebo v manažerských dovednostech. Zavedli jsme kompetenční model a nové zásady pro hodnocení zaměstnanců. Naše aktivity v této oblasti však neustávají. Nyní realizujeme projekt Dalším krokem ke kvalitě. Navazujeme na dříve zmíněné činnosti a pokračujeme ve vzdělávání zaměstnanců v prezentačních dovednostech i v manažerském řízení. Neměl bych zapomenout na to, že náš úřad získal za dosavadní výsledky také určitá formální ocenění. V roce 2003 převzali zástupci krajského úřadu ve Španělském sále Pražského hradu ocenění za pilotní aplikaci modelu CAF v České republice. Po deseti letech jsme se na stejném místě dočkali uznání jako Úspěšná organizace modelu Start plus dle metody excelence EFQM 2013.
Nejsou ta formální ocenění nakonec trochu svazující?
Formální ocenění je jedna strana mince. Jsem rád, že se náš úřad snaží především o praktické uplatňování získaných dovedností. Není to však jednoduché. Je dobře, že se můžeme také učit od druhých. Dám vám jeden příklad. Vzpomeňte si na velký plakát vize, který jsem vám ukazoval ve vestibulu našeho úřadu. Jeden z panáčků, který vizi ilustruje, leží při práci na počítači na břiše a podpírá si bradu, prostě velká pohoda. Takhle si možná představuje někdo práci z domova, pokud to ve veřejné správě půjde. Jestli to vůbec jde a jak, o tom se můžeme dovědět na zmiňované konferenci kvality. Shodou okolností tam budou kolegové z královéhradeckého krajského úřadu prezentovat svůj inovační projekt, tedy práci z domova. Má to být funkční, efektivní a všestranně prospěšné, rád se na to půjdu podívat.
Jiří Chum
Ing. Josef Vincenec (*1955) absolvent VŠE v Praze. Má patnáctiletou zkušenost ve veřejném sektoru. Od roku 2002 řídí oddělení interního auditu na Krajském úřadě Libereckého kraje. Své zkušenosti z jiných pracovních pozic zúročuje v auditorské a konzultační činnosti. Interní auditoři by měli svými analýzami i hodnoceními hledat nápravná systémová řešení.