Webový navigátor (1): Plánujte události online
Dohodnout se na termínu schůzky může být při větším počtu účastníků problém. Ale také nemusí.
Pravděpodobně jste už byli někdy nuceni řešit způsob, jak efektivně oslovit na dálku větší množství lidí a na něčem se s nimi dohodnout. Typickým příkladem je kolektivní výběr termínu a místa pro určitou událost či setkání, stejně tak se ale mohlo jednat o výběr společného dárku pro kolegu v práci či nějakou formu „obecního referenda“. Nejspíše jste v takovéto situaci využili hromadný mail a obeslali dotyčné s nabídkou variant a žádostí o odpověď. Ač nejjednodušší, může mít tento způsob některé nevýhody – obzvláště pokud obesíláte větší množství osob. Musíte průběžně sledovat příchozí poštu a znamenat si někam došlé odpovědi. K nepřehlednosti výsledků mohou přispívat také nejasné formulace typu „Vyhovuje mi jen termín A, ale v krajním případě mohu i v termín B“. S čímž souvisí další obtíž, totiž že o stavu hlasování máte přehled pouze vy – respondenti tak nemohou vidět průběžné výsledky a podle nich reagovat. A v neposlední řadě je již téměř nemožné provádět touto formou složitější plánování: kupříkladu pokud potřebujete vybrat z šesti možných termínů dva, ale na každý z nich se může přihlásit jen pět lidí.
Velmi jednoduché a elegantní řešení těchto úskalí nabízí online aplikace jménem Doodle. Na adrese doodle.com se nachází nástroj, pomocí kterého vytvoříte hlasovací formulář, odkaz na něj pošlete mailem dotyčným osobám a na stránkách Doodle pak již jen sledujete průběžné výsledky hlasování v přehledné tabulce (která může a nemusí být veřejná). Dvě velká plus Doodlu jsou patrná z úvodní strany již na první pohled – prostředí aplikace je z větší části dostupné v češtině a k jejímu základnímu použití není nutné se nikde registrovat a poté přihlašovat. Na úvodní straně zvolíte, zda chcete vytvořit hlasování o časovém termínu pomocí tlačítka Naplánovat událost, nebo pouze vybírat jednu z více možností Vybrat z možností. Samotná tvorba hlasovacího formuláře je pak již otázkou jen pár chvil a skládá se v podstatě ze tří kroků.
Nejprve zadáte pro hlasování nějaký název a popis, kde vysvětlíte o čem, proč a jak se hlasuje. Pokud chcete být upozorněni pokaždé, když někdo formulář vyplní, můžete také vložit svou e-mailovou adresu. V následujícím kroku určíte samotné hlasovací varianty – pokud plánujete časovou událost, v zobrazeném kalendáři označte vhodné termíny a zapište přesné časy, v případě „výběru z možností“ pak tyto možnosti přímo zadejte. V posledním kroku zvolte možnost You send the invitation – česky Pozvánku posíláte vy. (Druhá možnost, kdy pozvánku k hlasování zasílá sám Doodle, je dostupná jen po založení uživatelského účtu, což v tomto případě nevyužijeme.) Nyní klepněte na možnost Volby, která nabízí několik zajímavých parametrů – vedle odpovědí Ano a Ne, můžete povolit hlasujícím také možnost Ano, bude-li třeba, dále lze výsledky hlasování skrýt tak, že budou dostupné jen vám, a konečně je možné omezit počet odpovědí „ano“ jak pro každého hlasujícího, tak pro každou volbu.
Nyní je již vše hotovo, a pokud klepnete na Dokončit, hlasovací formulář bude vytvořen a Doodle vám vygeneruje dva odkazy. První pošlete všem hlasujícím, aby pomocí něj měli přístup k hlasování, a druhý si necháte pro sebe jako správce. Jeho prostřednictvím pak budete moci hlasování upravovat nebo uzavřít. Širší možnosti pro používání nabízí Doodle po založení uživatelského účtu, ta nejširší nabídka služeb je pak přístupná již za poplatek.
text Vojtěch Sedláček