Webový navigátor (7): Máte problém s odkládáním úkolů na pozdější dobu?
Existují také úkoly, které žádný termín mít nemusí a jež přesto patří k těm obtížnějším.
V předešlých dílech jsme se několikrát věnovali otázce plánování a řízení úkolů, vždy se však jednalo o události pevně spjaté s určitým datem a časem. Odpovídajícími pomůckami proto byly různé kalendáře či služby elektronického upomínání. Existují však také úkoly, které žádný termín mít nemusí a přesto, nebo právě proto patří k těm obtížnějším. Vymalovat, změnit práci, přečíst si tu a tu knihu, chodit pravidelně běhat – takové poznámky si do kalendáře asi běžně nezapisujete.
Časově nevymezené úkoly jsou v jistém ohledu ty nejhorší, neboť jejich plnění má člověk sklon odsouvat stále na později. A právě jim se budeme dnes věnovat. Co můžeš udělat dnes, neodkládej na zítřek, říkali nám moudře se zdviženým prstem, když jsme byli malí. My jsme se u toho většinou jen šklebili, běželi si raději hrát a učení i domácí úkoly odkládali až na jindy, na potom, na zítra. Koho zlozvyk odkládat věci na neurčito neopustil ani po letech a i nyní ho výrazně omezuje v běžném životě, má pravděpodobně problém. Odborně řečeno trpí takzvanou prokrastinací, neboli „chronickou tendencí odkládat plnění povinností a úkolů na pozdější dobu”, jak bývá tento jev vznešeně popisován. Každý z nás někdy oddaluje nepříjemné, v rozumné míře je to přirozené. Důvodů, proč lidé podléhají lákavým svodům prokrastinace, je několik:
- Tváří v tvář úkolům, jejichž splnění je daleko, odbíháme k věcem, jejichž užitek je okamžitý – místo úklidu televize, místo seminární práce brouzdání po internetu.
- V případě nových a neznámých úkolů nás může až paralyzovat představa nečekaných obtíží, které mohou vyvstat a s nimiž se nedokážeme vypořádat.
- Odložení problému na jindy nemá žádné negativní důsledky – ne v tuto chvíli.
- Zítra bude líp, přeceňujeme své budoucí já, které v naší hlavě bude mít na vše mnohem více času, bude soustředěnější a práce mu tak půjde určitě lépe od ruky.
Řešení těchto problémů nejsou obtížná, ale záleží opět jen na vůli a motivaci. Nesoustředěnost lze zmírnit odstraněním všech rušivých elementů z dosahu – vypněte rádio, v práci umlčte kolegy, doma zapomeňte na obsah ledničky. Zpočátku si vymezte krátké časové bloky, které úkolu věnujete – nejhorší je vždy začít. Pokud vytrváte prvních deset minut, velmi pravděpodobně u úkolu zůstanete i déle. Složitější práci si rozčleňte na řadu drobnějších, jednodušších úkonů – vytvořte si k nim poznámky nebo je řaďte rovnou do jednotlivých seznamů. A po nástrojích, které by byly vhodné právě k tomuto účelu, se můžeme porozhlédnout i po internetu.
Elektronických plánovačů, organizérů a propracovaných „úkolovníčků” existuje na internetu nepřeberné množství, za ty nejznámější jmenujme například RememberTheMilk.com nebo Vitalist.com. My se ale jako vždy zaměříme především na jednoduché a funkční pomůcky. Pokud jste spíše systematická povaha, asi oceníte možnosti služby WorkFlowy.com, která beze zbytku naplňuje přísloví, že v jednoduchosti je krása. WorkFlowy nabízí prosté uživatelské rozhraní, uzpůsobené k jedinému účelu – k vytváření seznamů, seznamů a opět jen seznamů, to vše ve velmi přehledné podobě.
Poté, co si na úvodní stránce zřídíte ke službě přístup (tlačítko Sign Up), objeví se před vámi čistá plocha, na níž můžete udělat jen jediné – klepnout myší na jedinou dostupnou možnost Create new item (Vytvořit novou položku). Poté co zadáte její název, můžete pomocí klávesy Enter na klávesnici rovnou vytvářet úkoly další. Každému úkolu lze také přidělit jednotlivé dílčí úkoly, stačí klepnout myší na odrážku u názvu položky a pak zapsat nové činnosti pod tento úkol. I při délce několika desítek či stovek položek vypadá celý seznam díky hierarchickému zobrazení stále velmi přehledně, jednotlivé seznamy a podseznamy lze totiž libovolně otevírat a zavírat či přesunovat. Pokud je úkol označen jako splněný (provádí se opět přes nabídku u odrážky), je zobrazen přeškrtnutý. Při větším počtu splněných úkolů lze tyto skrýt pomocí tlačítka vpravo nahoře Completed: Visible.
WorkFlowy.com je konstruován tak, aby záměrně nezahlcoval uživatele přehršlí možností a variant nastavení. Mezi několik málo dalších funkcí tak patří možnost hromadně exportovat celý seznam do schránky (můžete ho pak vložit například do Wordu nebo do e-mailu) a také příležitost přidat poznámku k úkolu – v ní si ho tak můžete podrobněji popsat, nebo si poznamenat například související jména a telefonní čísla.
text Vojtěch Sedláček