Webový navigátor (5): Plánování úkolů
Po minulém článku o spíše osobněji zaměřených předsevzetích se přesuneme opět do sféry pracovního plánování.
Nadšený optimista by řekl, že pracovní proces je jako tajemná schránka, plná úžasných překvapení. Každý den se v ní mohou skrývat vzrušující nové výzvy a protivenství, jimž je třeba hrdě čelit. Pesimista by naopak asi utrousil, že celý život je jen nekončící boj se záplavou termínů, úkolů, schůzek a vůbec věcí, které se na člověka hrnou ze všech stran a které je třeba stíhat, nezapomínat a uřídit. Nejdůležitější je se z té smršti nezbláznit, dodal by, jinak dopadnete jako ten optimista… A optimista by opáčil, že polovina pesimistova stresu nepramení vůbec z práce samé, ale z organizačního chaosu, z chybějícího přehledu. A měl by pravdu.
Velkou část pracovní energie člověku odčerpává nutnost podvědomě si udržovat přehled o všech aktivních úkolech najednou. Ty nám tak v hlavě neustále hlodají a odvádějí pozornost. Lepší koncentraci tak velmi pomáhá, pokud je možné informace o jednotlivých pracovních činnostech sesypat na jedno místo, kde je lze mít přehledně pohromadě i s časovými údaji. A tímto místem může být právě počítač, jak si ukážeme níže. Hlava se vyčistí a zbude v ní tak místo zase na jiné, důležitější věci. Staří praktici si při zmínce o počítači již ťukají na čelo a mávají svými kuchyňskými kalendáři, osobními diáři a chytrými telefony. Tyto klasické nástroje pochopitelně mají své nepopiratelné výhody. Jsou stále po ruce, není třeba kvůli nim zapínat počítač a v neposlední řadě asi nic nenahradí to uspokojení ze škrtání splněného úkolu nebo úlevného zmuchlání lepivého papírku z ledničky. Mobilní telefony k tomu mají navíc ještě tu výhodu, že nás dokáží na plánované události samy včas upozornit. Ovšem s tím, jak práce s počítačem tvoří stále podstatnější část různých profesí a i doma leckdy trávíme u monitoru nemálo času, možnost rozvržení úkolů prostřednictvím softwarových nástrojů se přímo nabízí.
Jedním z nejsnadnějších způsobů jak si efektivně rozplánovat práci zejména v zaměstnání, je využívání kalendáře, který je nedílnou součástí běžných poštovních klientů jako Microsoft Outlook či Mozilla Thunderbird. Prostředí kalendáře umožňuje snadno vytvářet k libovolnému datu a času záznamy o budoucích činnostech, úkolech nebo schůzkách, přidávat k nim poznámky a také je mimo jiné sdílet s dalšími spolupracovníky. Ke každé události lze také nastavit, v jakém předstihu na ni chcete být upozorněni – standardní hodnotou bývá čtvrthodina. Pro fungování těchto upomínek je ale nutné mít program stále spuštěný. Větším omezením je však svázanost kalendáře s poštovním programem na daném počítači, což vám znemožňuje ho používat i k jiným účelům a odjinud, například z domova (pokud tedy nejste pokročilejší uživatel a nepoužíváte aplikace pro synchronizaci dat). Kromě toho vám nemusí být příjemné do kalendáře v zaměstnání zanášet i své mimopracovní plány.
Tyto obtíže lze vyřešit pomoci kalendáře internetového – jeden takový má v rámci své široké nabídky například Google. Pokud tedy využíváte některou z jeho služeb (nejspíše asi e-mailovou schránku Gmail.com) a máte tak u Googlu založený uživatelský účet, můžete automaticky používat i jeho Google Calendar – po přihlášení prostě klepněte na odkaz Kalendář vlevo nahoře. Pokud účet vytvořený nemáte, nic vám nebrání si jej zřídit – na titulní straně Google.cz následujte vpravo nahoře odkaz Přihlásit se a poté Vytvořte si svůj účet nyní. Kalendář je funkčně totožný s výše zmiňovanými protějšky od Microsoftu či Mozilly, je v češtině a navíc je po internetu přístupný odkudkoli. K jeho velkým výhodám patří také zasílání upomínek – upozornění na nadcházející události si lze totiž (vedle e-mailu) nechat posílat i na mobil, a to zcela zdarma. Pouze je třeba tuto funkci povolit v části Nastavení – Nastavení mobilu.
text Vojtěch Sedláček