Vysvětlení základních archivních termínů
Archivní soubory jsou základní evidenční jednotkou v archivnictví. Dělí se na archivní fondy (vznikly výběrem z dokumentů vytvořených činností určit = fyzické nebo právnické osoby) a archivní sbírky (vzikly záměrnou sbírkotvornou činností bez ohledu na jejich původce). Mezi fondy patří například fondy jednotlivých úřadů, orgánů veřejné správy, soudů, podniků, organizací a spolků a významných osobností. Příkladem sbírek mohou být sbírky matrik, sbírky map a plánů a podobně.
Archivní pomůcka - pomůcka pořizovaná k archivnímu fondu (fondům), sbírce (sbírkám) nebo jejich částem, sloužící pro potřeby evidence a pro orientaci po jejich obsahu i rozsahu.
Název fondu (sbírky) - vychází z posledního úředního nebo jinak běžně užívaného názvu svého původce, který nemusí být vždy posledním názvem instituce. Nepřihlíží se k tomu, zda písemnosti fondu jsou z období, kdy tento název nebyl ještě užíván. Starší nebo jiné názvy původce se uvádějí v položce Původce fondu (sbírky) i s dobou, po kterou byl název užíván.
Výjimku tvoří názvy fondů vycházející z výstižnějšího a obecnějšího označení původce, shrnujícího různé etapy jeho vývoje, často i větší množství méně užívaných názvů (například Cisterciáci Osek) a pomocný souhrnný název pro orgány městské a místní správy a samosprávy do roku 1945: Archiv města (obce) + nominativ místního jména /od roku 1945 do roku 1990 se však užívá název Městský (Místní) národní výbor + nominativ místního jména, po roce 1990 Městský (obecní) úřad + nominativ místního jména).
Archivní soubory se stejně znějícími názvy se rozlišují římskými číslicemi, přičemž číslice I je obvykle přidělena staršímu z obou archivních souborů. Číslice se píší za plným názvem archivního souboru.
Názvy archivních souborů se uvádějí v plném znění, výjimku tvoří povinně používané zkratky. Metodiku tvorby názvů fondů podrobněji specifikují Všeobecné zásady tvorby názvů archivních fondů a sbírek.
Skupiny tematické evidence jsou pojmy označující společné znaky určitého typu archivních souborů. Archivní fond nebo sbírka může být zařazen (a) do jednoho nebo více skupin tematické evidence.
Místo vzniku fondu (sbírky) - místní jméno se uvádí v současném úředním znění podle posledního platného lexikonu obcí vždy v nominativu, u zaniklých lokalit podle posledního úředního nebo jinak známého názvu, a to bez ohledu na to, že archiválie jsou z období, kdy toto místní jméno ještě nebylo užíváno. Může obsahovat maximálně 40 znaků).
Původce fondu (sbírky) - uvádí se název (názvy) původce (původců) v původním jazyce a znění a starší nebo jiné názvy původce s dobou, po kterou byl název užíván. Dále se zde uvádějí různé čestné názvy, dedikace, a podobně, pokud byly součástí úředního názvu původce.
Časový rozsah - časový rozsah archiválií se nemusí krýt s léty, v nichž původce působil, protože ne všechny dokumenty se dodnes zachovaly.
Časový rozsah může mít obecně tvar: (1450) 1560-1890 (1905)
- hodnota 1450 je datace prior;
- 1560 je dolní hranice časového rozsahu fondu (sbírky);
- 1890 je horní hranice časového rozsahu fondu (sbírky);
- 1905 je datace posterior;
Horní a dolní hranice tvoří takzvaný vlastní časový rozsah fondu (sbírky), podle kterého lze vyhledávat. V uvedeném případě jsou všechny hodnoty přesné (hodnoty dolní a horní hranice časového rozsahu nejsou v závorkách, hodnoty prior a posterior jsou v kulatých závorkách). Pokud je některá z hodnot uzavřena v hranatých závorkách, jde o odhad hodnoty (například zápis [1450]-1890 říká, že dolní hranice je určena jen odhadem).
Priorum - dokument o předchozím jednání v téže věci, vyhledaný a připojený k podání.
Posteriorum - dodatečný dokument (následný doplněk) k již vyřízenému spisu. Podle datace prior a posterior nelze vyhledávat.
Posteriorum - dodatečný dokument (následný doplněk) k již vyřízenému spisu. Podle datace prior a posterior nelze vyhledávat.