Všeobecné zásady tvorby názvů archivních fondů a sbírek
1. Názvy archivních fondů vycházejí z posledního úředního nebo jinak běžně užívaného názvu svého původce, který nemusí být vždy jeho posledním názvem. Nepřihlíží se k tomu, zda písemnosti fondu jsou z období, kdy tento název nebyl ještě užíván. Starší nebo jiné názvy se uvádějí v položce Původce fondu (sbírky) i s dobou, po kterou byl název užíván. Výjimku tvoří názvy fondů vycházející z výstižnějšího a obecnějšího označení původce, shrnujícího různé etapy jeho vývoje, často i větší množství méně užívaných názvů (viz Řády a kongregace) a pomocný souhrnný název pro orgány městské a místní správy a samosprávy do roku 1945: Archiv města (obce) + nominativ místního jména [od roku 1945 do roku 1990 se však podle těchto zásad užívá název Městský (Místní) národní výbor + nominativ místního jména, po roce 1990 Městský (Obecní) úřad + nominativ místního jména].
Archivní fondy se stejně znějícími názvy se rozlišují římskými číslicemi, přičemž číslice I je obvykle přidělena staršímu z obou archivních souborů. Číslice se píší až za úplným názvem archivního fondu.
2. Názvy archivních fondů se uvádějí v plném znění. Výjimkou jsou povolené a zároveň povinně používané zkratky. Při tvorbě názvů archivních fondů se používají zkratková slova (například Čedok, Gestapo, Schupo, Svazarm a jiné). Zkratkové názvy archivních fondů podniků se uvádějí pouze tehdy, jsou-li součástí úředního názvu, pod kterým je podnik zapsán ve firemním rejstříku.
Pokud byly součástí úředního názvu původce různé čestné názvy, dedikace a podobně, tyto se v názvu archivního fondu neuvádějí. Zapisují se však do rubriky Původce fondu (sbírky).
Za čestný název, dedikaci a podobně není považována charakteristika původce fondu, která je jeho součástí (a. s., k. s., n. p., s. p., s. r. o., VHJ, v. o. s.).
3. Název archivního fondu, odvozený z cizojazyčného názvu svého původce, se uvádí v českém překladu, terminologicky přizpůsobeném době užívání jména původce. Původní cizojazyčný název původce je přípustný jen tehdy, nelze-li stanovit jeho český ekvivalent, nebo český překlad je zavádějící. Původní cizojazyčný název musí být uveden v položce Původce fondu (sbírky).
U názvů přeložených do češtiny je možné pro jejich odlišení od stejně znějících názvů původců českých fondů obdobného charakteru, působících v jednom místě, doplnit bližší určení (národnost) do závorky za název fondu a oddělit ho čárkou od místa působení původce fondu.
- [Hasičský spolek, XY - Hasičský spolek (německý), XY].
Pro bližší určení názvů fondů z období 1938-1945 se pro organizace a instituce pod přímou říšskou správou používá doplněk (říšský) v případech, kdy by mohlo dojít k záměně s podobně nazvanými organizacemi a institucemi [Zemský soud (říšský) - pobočka XY].
4. Místní jméno se uvádí v současném úředním znění podle posledního platného lexikonu obcí za názvem původce vždy v nominativu, u zaniklých lokalit podle posledního úředního nebo jinak známého názvu, a to bez ohledu na to, že archiválie jsou z období, kdy toto místní jméno ještě nebylo užíváno. Pokud místní jméno netvoří přímou součást názvu původce, je od něho odděleno čárkou. V případě výskytu dvou shodných místních jmen lze bližší určení uvést v závorce. Jiná či starší místní jména vztahující se k archivnímu fondu se uvádějí v položce Původce fondu (sbírky).
Bližší určení místního jména uvnitř jedné lokality se od místního jména odděluje čárkou. Toto bližší určení se uvádí na prvním místě (například Junák - dívčí středisko AB, XY).
Působil-li původce v několika různých místech, uvádí se v názvu fondu obvykle místní jméno jeho posledního působení, ve výjimečných případech jméno místa, které bylo pro jeho činnost z hlediska vzniku fondu rozhodující. Bylo-li sídlo původce v jiném místě, než je uvedeno v jeho úředním názvu, převede se do nominativu a odděluje se čárkou (např. Jednotné zemědělské družstvo Mír Střílky se sídlem v Koryčanech = Jednotné zemědělské družstvo Mír Střílky, Koryčany). Všechna místa působení původce se uvádějí v položce Původce fondu (sbírky).
V případě, že jméno místa tvoří součást úředního názvu původce a není v nominativu, převede se do nominativu (například Hospodářská skupina ve Skutči = Hospodářská skupina Skuteč).
5. U názvů archivních fondů, odvozených z názvů jejích původců, kteří byli samostatnou součástí útvarů s širší působností, uvádí se bližší organizační či místní určení v nominativu za tímto názvem a je od něho odděleno pomlčkou (například Svaz přátel SSSR - místní organizace XY; ROH - okresní odborová rada XY). V případě orgánů politických stran se v názvech příslušných archivních fondů užívá označení výbor (například KSČ - okresní výbor XY).
6. Celé názvy fondů se nepíší velkými písmeny (například Okresní úřad XY, nikoliv OKRESNÍ ÚŘAD XY). Při tvorbě názvů archivních fondů je možné používat arabské i římské číslice. Je však nutné dodržovat pravidla pravopisu českého jazyka, a to zvláště při používání interpunkčních znamének (tečka, otazník, vykřičník, čárka, středník, dvojtečka, tři tečky, pomlčka, závorky, uvozovky), za nimiž se vždy vynechává mezera (například J. Novák, nikoliv J.Novák apod.).
Slovo archiv a slova odvozená se píší s krátkým „i“.