Přístupnost dokumentů
Dokumenty tvoří ve veřejné správě naprostou většinu zásadních informací. Na webových stránkách úřadu si sice můžeme najít leccos, ovšem při jednání s úřadem (například při nějakém řízení) jsou rozhodující právě dokumenty. S pokračující elektronizací veřejné správy ohromným tempem vzrůstá množství digitálních dokumentů, i jejich přístupnost se stává poměrně důležitým tématem. Co to vlastně přístupnost dokumentů znamená a jak se k tomu postavit?
Naprostá většina zásadních informací pro každého z nás nám je sdělována prostřednictvím dokumentů. Ať už se jedná o rozhodnutí ve správním řízení, o metodický dokument, vyhlášení na úřední desce, nebo třeba seznam kulturních akcí na další měsíc, je naprosto zásadní, jakou formou jsou nám tyto informace sděleny. V článku Přístupnost na nový způsob ve VS číslo 22/2012 bylo uvedeno, že takřka tři čtvrtiny pro nás důležitých informací jsou prezentovány právě v dokumentech. Chceme-li tedy přístupnost nejen pro osoby se zdravotním postižením řešit skutečně účelně, je třeba se také přístupností dokumentů zabývat. Přitom ani toto téma není zcela nové, neboť se mu Ministerstvo vnitra věnuje již od roku 2009.
Typy a původ dokumentů
Dokumenty můžeme zjednodušeně rozdělit na analogové, tedy listinné na papíře, a digitální, elektronické v nějakém souboru. Stále více se přitom setkáváme právě s těmi digitálními. Obecně platí, že pro osoby například se zrakovým postižením práce s listinnými dokumenty spočívá především v tom, že potřebují-li si takový dokument samy přečíst, musí si jej naskenovat a převést do textu pomocí technologie OCR. Na první pohled by se mohlo zdát, že digitální dokumenty pro ně tedy budou lepší v tom, že si nic nemusejí skenovat, ale prostě pracují rovnou s textem v počítači. V případě dokumentů ovšem platí více než jinde, že to, že na displeji vidíme nějaký text, ještě nutně neznamená, že to je text také po technické stránce. Může to být totiž klidně obrázek, který jen jako text vypadá.
Digitální dokumenty se k občanům mohou dostat několika různými cestami: například datovou schránkou, přes úřední desku, e-mailem či z webových stránek. Datové schránky přitom přináší právě lidem s hendikepem skutečný komfort v komunikaci s úřady. Pro běžného člověka je největší výhodou fakt, že nemusí neustále chodit na poštu, ale že může pracovat s doručenými zprávami kdykoliv a odkudkoliv. Pro osobu nějak hendikepovanou však datová schránka získává ještě jeden rozměr, a to ve zcela zásadní jednoduchosti odesílání a příjmu dokumentů. Například nevidomý dostává dokumenty rovnou v digitální podobě a člověk na vozíku se nemusí obtěžovat s cestou na poštu.
Není digitální jako digitální
Když už jsme si řekli, jakým způsobem digitální dokumenty dostáváme, pojďme se podívat také na to, kde může být problém ze strany jejich přístupnosti. Vše totiž závisí na tom, jakým způsobem byl dokument vytvořen a s využitím jakých technických prostředků. Obecně platí, že většina dokumentů by měla být v takzvaném výstupním formátu, který je určován ustanovením §23, vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby jako povinný formát pro odesílání a zveřejňování dokumentů, přičemž toto ustanovení umožňuje využít jako sekundární také jiné formáty, je-li zachována tato povinnost. O tom, že obrázky v JPEG nebo TIFF jsou ryze obrazovými dokumenty, byť by obsahovaly text, a je tedy třeba s nimi jako s obrázky pracovat, se ani zmiňovat nemusíme. A že naopak dokumenty ve formátech DOC, DOCX či RTF a podobných jsou naopak dokumenty textovými, a tedy se s nimi dá v patřičném programu pracovat jako s textem, je asi také zcela jasné. Zastavme se ale u formátu PDF, respektive PDF/A, který je povinným výstupním formátem pro většinu typů dokumentů. V tomto článku se nebudeme zabývat souvislostmi s elektronickým podepisováním úředních dokumentů a s jejich důvěryhodností, ale budeme se věnovat výhradně jejich přístupnosti.
Proč to vůbec řešit?
Asi si kladete otázku, proč se vůbec zabývat přístupností dokumentů. Nejspíš vám přijde, že digitální dokument je prostě digitálním dokumentem vždy a že práce s ním na počítači koncového uživatele je tedy jednoduchá. Nicméně, tak tomu zdaleka není. Záleží totiž na tom, jakým způsobem je dokument vytvořen. Je veliký rozdíl mezi PDF souborem, vytvořeném naskenováním z papíru, a mezi PDF souborem, který vznikl uložením z textového editoru. Naskenovaný PDF dokument je totiž po technické stránce pouhý obrázek. A proč přístupnost řešit? Protože je naší povinností zachovat možnosti rovného přístupu všech k takovým dokumentům. K čemu je zdravotně postiženému dokument od úřadu, když si jej nemůže přečíst? Jak výrazně je poškozeno jeho právo, pokud mu budeme posílat digitální dokumenty pro něj nečitelné?
Ukažme si to na konkrétním příkladu: Jan Novák je úplně nevidomý a má ještě problémy s pohybovým ústrojím, jako úplně nevidomý má počítač se speciálním softwarem, který mu pomáhá v jeho každodenním životě. Chce o něco požádat svoji obec. Na webových stránkách obce, které jsou zcela přístupné a se kterými se mu tedy dobře pracuje, si přečte patřičné podrobnosti a nějakou formou vyplní a prostřednictvím kupříkladu datové schránky odešle patřičnou žádost. Dejme tomu, že je mu v žádosti vyhověno. Obecní úřad tedy vystaví rozhodnutí v příslušném správním řízení. V souladu s úpravou správního řádu a s úpravou týkající se datových schránek mu toto rozhodnutí doručí do jeho datové schránky. Příslušný dokument z datové schránky otevře a zjistí, že si ho ani za pomoci speciálního softwaru nepřečte. Je to proto, že tam vlastně žádný text není. Na obecním úřadě totiž připravili příslušnému vedoucímu k podpisu rozhodnutí na papíře, ten jej na papíře tužkou podepsal, a aby mohlo být toto rozhodnutí doručeno, na podatelně byl tento papír naskenován do PDF dokumentu a odeslán do příslušné datové schránky. Žadatel tedy vlastně vůbec neví, že mu v jeho žádosti bylo vyhověno a i když se mu nejspíše později podaří s takovým dokumentem přeci jen něco udělat, je pro něj práce s takovým PDF souborem doslova utrpením. Navíc vlastně nikdy nebude mít jistotu, zda dokument přečetl správně, protože ani sebelepší technologie OCR nemůže nikdy zajistit stoprocentní úspěšnost rozpoznání textu. Pokud si tento příklad trochu modifikujeme a to tak, že na obecním úřadě dané rozhodnutí není doručováno žadateli jako naskenovaný PDF dokument, ale jako čistý textový digitální dokument PDF, na konci budeme mít šťastného žadatele, protože ten si takový textový dokument vyzvedne ve své datové schránce a s využitím obvyklého softwaru si jej přečte.
Rozdíl mezi těmito dvěma situacemi je poměrně jednoduchý: V jednom případě byl dokument naskenován a uložen ve formátu PDF, a tedy po technické stránce neobsahuje text, ale pouze naskenovaný obrázek, který jako text vypadá. V druhém případě byl PDF soubor vytvořen přímo z původního textového dokumentu, a tedy text obsahuje a dá se s ním takto i pracovat. Jak si ukážeme níže, to ovšem nemusí platit vždy.
Jak dokument vytváříme?
Naprosto zásadním okamžikem pro budoucí přístupnost PDF dokumentu je právě okamžik vytvoření PDF. Technických způsobů, jakými se dá PDF vytvořit, jsou doslova stovky a bohužel nelze jednoznačně říci, že některé jsou pro přístupnost vždy správné a některé naopak vždy špatné. U PDF je tak situace o hodně složitější než například u internetových stránek, protože web využívá několik velmi si podobných principů svého fungování, takřka vždy založených na nějaké formě HTML, nebo jiného popsaného značkovacího jazyka. U formátů PDF takováto technologická homogenita z mnoha důvodů neexistuje. Kromě různých technických aspektů, které by do tohoto článku byly až příliš odborné, lze jako příklad konstatovat fakt, že není PDF jako PDF. Existuje několik desítek technických formátů rodiny PDF a každého z těchto technických formátů lze navíc dosáhnout mnoha různými způsoby. Záleží tedy na tom, jakým nástrojem je konkrétní PDF vytvořeno. Pro zjednodušení můžeme říci, že většinou platí, že naskenované dokumenty jsou ze své podstaty spíše nepřístupné než dokumenty vzniklé například uložením z textového editoru. Technické způsoby tvorby PDF se dají rozdělit do následujících kategorií:
- Naskenování papíru a uložení jako PDF.
- Uložení jako PDF přímo v textovém editoru.
- Virtuální softwarová PDF tiskárna.
- Vygenerování PDF z nějaké aplikace, například
- ze spisové služby.
- Konverze do PDF s využitím online, či offline nástrojů.
A kdy je tedy dokument přístupný?
V roce 2010 byly zvláštní pracovní skupinou na Ministerstvu vnitra vytvořeny zásady pro přístupné dokumenty. Tyto zcela základní zásady jsou následující:
- Dokument obsahuje textovou vrstvu.
- Dokument je správně strukturovaný.
- Dokument je tagovaný.
- Dokument má základní metadata.
- Dokument nesmí zabraňovat přístupu asistivních technologií a uživatelů k jeho obsahu.
- Dokument má všechny formální náležitosti.
- Musí být jasné, jak získat informace z dokumentu jinou formou.
Naplněním všech těchto zásad máte jistotu, že PDF dokument bude stoprocentně přístupný. To je pochopitelně ovšem zcela ideální stav, kterého není úplně jednoduché vždy dosáhnout. Platí, že čím více pravidel se podaří splnit, tím lépe. Opět je ale nutné připomenout, že míru přístupnosti určuje způsob, jakým je PDF dokument vytvořen. I když se tento popis zásad zdá být dosti technický, stačí si ho převést do něčeho lidštějšího. Tyto zásady ve stručnosti říkají to, že když je dokument textový a má správnou strukturu, která je v PDF dobře technicky popsána, dá se s ním pracovat. Tohle už je velice podobné webovým stránkám, neboť zde platí víceméně podobná pravidla, jen se jich dosahuje jiným technickým způsobem.
Na závěr lze uvést zlaté pravidlo. Vše se dá řešit a vyřešit. Pochopitelně se může stát, že nějaký dokument je zcela nepřístupný pro svého uživatele, ať už se jedná o rozhodnutí určené jen účastníkům řízení, či o, dokument na úřední desce určený prakticky každému. Záleží pak na domluvě s jeho autorem (nebo tím, kdo jej publikuje), jakým způsobem se obsah takového dokumentu dostane i k lidem, pro které není v danou chvíli dostupný. Jistě – přístupnost dokumentů je věc, kterou se všichni teprve učíme. Ale před deseti lety se to samé dalo říci o přístupnosti webových stránek. Navíc problematika DCA (Document Content Accessibility) se řeší i na mezinárodní úrovni a stále více se k této oblasti upírají i snahy v rámci Evropské unie.
Na závěr lze uvést zlaté pravidlo. Vše se dá řešit a vyřešit. Pochopitelně se může stát, že nějaký dokument je zcela nepřístupný pro svého uživatele, ať už se jedná o rozhodnutí určené jen účastníkům řízení, či o, dokument na úřední desce určený prakticky každému. Záleží pak na domluvě s jeho autorem (nebo tím, kdo jej publikuje), jakým způsobem se obsah takového dokumentu dostane i k lidem, pro které není v danou chvíli dostupný. Jistě – přístupnost dokumentů je věc, kterou se všichni teprve učíme. Ale před deseti lety se to samé dalo říci o přístupnosti webových stránek. Navíc problematika DCA (Document Content Accessibility) se řeší i na mezinárodní úrovni a stále více se k této oblasti upírají i snahy v rámci Evropské unie.
Michal Rada
Michal Rada působí na Ministerstvu vnitra, kde řeší oblast přístupnosti. Je vedoucím Iniciativy informatiky pro občany.