Město se eGovernmentu nebojí
Prvního července nekompromisně vkročil Informační systém datových schránek do veřejné správy. Tímto okamžikem začala nová generace administrativy v České republice. Statutární město Kladno se na tento krok již více jak půl roku aktivně připravovalo.
Prvním krokem spojeným s eGovernmentem v Kladně bylo počátkem prosince minulého roku vytvoření pracovní skupiny, která má na starosti problematiku spojenou se zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, a to nejen v oblasti implementace jednotlivých etap, ale i v souvislosti s financováním projektů z fondů Evropské unie na území celého správního obvodu obce s rozšířenou působností (ORP) Kladno. Následně v rámci spolupráce v území proběhlo několik pracovních setkání starostů obcí a dotazníkových šetření, které umožnily obcím včas požádat o dotaci na CzechPOINT. Schůzky napomohly zodpovědět řadu otázek a rozptýlily mnohé obavy starostů a ředitelů škol. Město Kladno deklarovalo, že nemá v úmyslu zasahovat do stávajících provozovaných informačních systémů na obcích, že bude napomáhat při jednáních s dodavateli spisových služeb v území o napojení těchto služeb na ISDS a na datové úložiště v technologickém centru na ORP Kladno. K případnému hostování poskytne spisovou službu EZOP, kterou Kladno provozuje. Díky těmto aktivitám a jednáním se zástupci obcí, bylo dosaženo kompletního vyplnění identifikačních údajů na portálu ePUSA, byl zmapován chod písemností na úřadě, byly doporučeny změny pracovních náplní a úpravy vnitřních předpisů v souvislosti s používáním datových schránek a prováděním konverze dokumentů.
Velice kladně bylo ze strany obcí hodnoceno podepsání otevřeného memoranda o spolupráci při vývoji spisových služeb, při naplňování zákona 300/2008 Sb., na území ORP Kladno, mezi statutárním městem Kladno a výrobci spisových služeb provozovaných v území, a to se společností Triada, spol. s r. o. a společností Alis, spol. s r. o. Od května 2009 má Magistrát města Kladna k dispozici testovací verzi spisové služby na tenkém klientovi, kterou nabídne městem zřizovaným organizacím a obcím, které v současné době neprovozují žádný informační systém, k hostování a počátkem června úspěšně proběhly testy s jejím napojením na ISDS. S dodavatelem elektronické spisové služby EZOP byly konzultovány vazby na CzechPOINT v případě autorizované konverze dokumentů na žádost a z moci úřední.
Ještě než zákon č. 300/2008 Sb nabyl účinnosti byl vydán organizační pokyn tajemníka Magistrátu města Kladna, který stanovil pravidla pro používání datové schránky úřadu po 1. červenci 2009 a povinnosti pracovníků s novelou zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Aktualizace vnitřní směrnice magistrátu „Spisový a skartační řád“ byla vydána po uveřejnění prováděcích vyhlášek k zákonu č. 300/2008 Sb. Vedení města Kladna přistoupilo k řešení problematiky eGovernmentu skutečně aktivně, což dokládá jednak usnesení Rady města Kladna z 20. dubna 2009, kde bylo odsouhlaseno podání žádosti o dotaci z IOP na projekt „Technologické centrum ORP Kladno a elektronické spisové služby v území“, a podáním žádosti o dotaci z OPLZZ na projekt „Vzdělávání v eGON centru v ORP Kladno“. Tato aktivita byla podpořena na zasedání Rady města Kladna 8. června 2009, kde bylo přijato usnesení o vyhlášení veřejné zakázky na zpracování studie proveditelnosti k projektu „Technologické centrum ORP Kladno a elektronické spisové služby v území“. V souvislosti s tím jsou nyní připravovány a podepisovány partnerské smlouvy s obcemi ve správním obvodu ORP Kladno a s obcemi z okolních obcí s rozšířenou působností, které nebudou v budoucnu budovat technologická centra a nebudou svým obcím poskytovat potřebný datový prostor pro ukládání dat vzniklých činností datových schránek a z autorizované konverze dokumentů. Zároveň byly podepsány smlouvy o spolupráci se společnostmi Triada spol. s r.o. a Alis, spol. s r.o., které řeší rozšíření stávajících informačních systémů na obcích o novou verzi, popřípadě upgrade elektronické spisové služby, napojení na informační systém datových schránek a na datové úložiště v technologickém centru ORP Kladno.
Na jednání pracovní skupiny bylo dohodnuto, že datová schránka Magistrátu města Kladna bude zprovozněna nejdříve 1. 8. 2009, pokud v tomto termínu obdržíme přístupové údaje, které rozesílá Ministerstvo vnitra ČR. Zákon umožňuje zprovoznění datových schránek v rozmezí od 1. 7. do 1. 11. 2009. Magistrát města Kladna proto využije měsíc červenec 2009 k dokončení přípravných prací na propojení elektronické spisové služby EZOP s informačním systémem datových schránek a proškolení svých zaměstnanců a následně zaměstnanců všech obcí ve své působnosti. Zástupcům městem zřizovaných organizací, což jsou ve velké míře hlavně základní školy, bylo na jednání s řediteli těchto škol doporučeno, aby datovou schránku zprovoznili nejdříve v průběhu září 2009. Na poslední týden v srpnu pro ně město Kladno připravilo školení, jak k používání datových schránek, tak k práci s hostovanou spisovou službou EZOP a k autorizované konverzi dokumentů.
Bez elektronizace nemůže veřejná správa plně uspokojovat potřeby občanů, zůstávala by stále přítěží v jejich životě a úředník by byl považován spíše za nepřítele než za pomocníka. Musíme se povznést nad problémy a pokračovat v práci.
Text Ing. Pavel Rous a Ing. Simona Rákosová, statutární město Kladno