Ministerstvo vnitra České republiky  

Přejdi na

Moderní úřad


Rychlé linky: Mapa serveru Textová verze English Rozšířené vyhledávání


 

Hlavní menu

 

 

Digitalizace všech dokumentů by nám trvala asi tři sta let

 

Ředitelka Národního archivu České republiky PhDr. Eva Drašarová, CSc. Foto Radoslav Bernat. Ředitelka Národního archivu České republiky
PhDr. Eva Drašarová, CSc.
Foto Radoslav Bernat.

S ředitelkou Národního archivu České republiky PhDr. Evou Drašarovou, CSc. jsme si povídali o současném stavu českého archivnictví a jeho napojování na evropské projekty, o připravované digitalizaci i o náročném odstraňování následků živelní katastrofy, která citelně poškodila archivní sbírky.
 
Paní ředitelko, představte prosím v krátkosti vaši instituci.
Národní archiv patří mezi osm státních archivů, které jsou veřejnými archivy. Tuto skupinu veřejných archivů doplňují specializované archivy, bezpečnostní archivy a archivy měst. Existuje pět historických městských archivů: v Praze, Brně, Ostravě, Ústí nad Labem a v Plzni. Státní, oblastní archivy jsou určeny pro jednotlivá specifická spádová území, v současné době kraje, v některých případech naplňují potřeby dvou až tří krajů. Dva oblastní archivy převzaly původní historické názvy: Zemský archiv v Opavě – pro severní oblast Moravy a Slezsko, a Zemský moravský archiv – pro jižní Moravu a historické celky Moravy jako země. Nestarají se jenom o archiválie z působnosti historických krajů, ale i o archiválie z působnosti historických zemí. Pandán k těmto všem veřejným archivům tvoří poměrně skromná skupina archivů soukromých.
 
Kam se v rámci sítě archivů řadí Národní archiv a jakou má funkci?
Národní archiv kontroluje výkon spisové služby a provádí výběr archiválií u organizačních složek státu s celostátní působností, u jimi zřízených státních příspěvkových organizací a u právnických osob zřízených zákonem s celostátní působností, s výjimkou těch, které si zřídily specializované nebo bezpečnostní archivy. Vybrané archiválie poté ukládá, zpracovává, pečuje o jejich fyzický stav a zpřístupňuje. Do výjimek patří například Ministerstvo zahraničních věcí, Ministerstvo obrany, Kancelář prezidenta republiky, Parlament a další.
Ostatní státní archivy slouží oblastem. Jejich vnitřními jednotkami jsou okresní archivy, jež jsou jim podřízeny a mají na starosti historické fondy okresních institucí i nynější původce archiválií. I při současném správním členění státu jsou tedy okresní archivy zachovány jako operační jednotky nejbližší místním státním i samosprávným institucím. Státní archivy jsou správními úřady na úseku archivnictví a řídí je Ministerstvo vnitra, v jehož rozpočtové kapitole patří mezi organizační složky státu. Všechny archivy, nejen ty státní, jsou metodicky řízeny odborem archivní správy a spisové služby Ministerstva vnitra. Všeobecně řečeno, archivy jsou instituce, které pečují o příslušnou část národního kulturního dědictví a plní funkce správní, informační a vědecké. Často proto bývají zařazovány mezi paměťové instituce v resortu Ministerstva kultury. Musím říci, že s ostatními paměťovými institucemi velmi úzce spolupracujeme a poslední dobou dochází k informačnímu propojování na národní a evropské úrovni, jež vrcholí v projektu evropské digitální knihovny Europeana.
 
Jak jste již uvedla, spousta lidí se mylně domnívá, že archivy spadají pod Ministerstvo kultury. Proč tedy patří do resortu vnitra a jaké to přináší výhody a nevýhody?
Je to historicky dané, jelikož české země byly součástí rakousko-uherské monarchie. V její předlitavské části patřily státní archivy, tedy místodržitelské archivy a ústřední archivy ve Vídni, do resortu ministerstva vnitra. V Čechách byla velmi rozvětvená samospráva, která tvořila organizační základnu pro opozici proti centrálním institucím ve Vídni. Vznikaly tak instituce zřizované i financované samosprávou, což platilo i pro některé archivy. Do veřejné správy první republiky vstoupilo archivnictví v rozdvojené podobě. Státní archivnictví spadalo pod Ministerstvo vnitra a samosprávné pod Ministerstvo školství a národní osvěty. Platilo to i o pražském Zemském archivu, který spravoval právě fondy stavovské a územní samosprávy. Ke sjednocení samosprávných a státních archivů došlo poměrně pozdě a to velmi násilnou cestou v padesátých letech dvacátého století, konkrétně v roce 1954. Tehdy vznikl z Archivu ministerstva vnitra a Zemského archivu nový Státní ústřední archiv. V roce 1956 přibyl ještě Ústřední zemědělsko-lesnický archiv a postupně začaly vznikat a hierarchicky se rozrůzňovat i ostatní archivy. Další státní archivy vznikaly v krajích a časem se přejmenovaly na státní oblastní archivy. Tato reorganizace paradoxně rozvoji oboru velmi pomohla.
 
Jak archivní fondy využívá veřejná správa? Nakolik je s ní správa archiválií propojena?
Archivy jsou rozkročené nad celou veřejnou správou, protože přebírají dokumenty od celé škály původců: od úřadů, institucí i soukromých osob. Úkolem archivů je dbát o národní kulturní dědictví, protože archiválie se postupně stávají kulturními památkami a zdrojem informací zejména pro historiky. Nejnovější archiválie pak slouží pro potřeby veřejné správy. Písemné ztvárnění úřadování ve spisové službě má totiž několik cyklů; archivy a archiválie se chápou jako poslední etapa životního cyklu dokumentů v úřadování jako takovém. Úřady, soudy, policie a instituce řídící fungování společnosti se na archivy obracejí v souvislosti s hledáním informací pro svou činnost. Říkáme tomu nahlédací agenda a rešeršní činnost. Poskytujeme ověřené kopie dokumentů pro různé účely, četné výpisy a vyjádření pro státní správu. Konkrétně u Národního archivu se jedná například o agendu odškodnění československých občanů, kteří museli v roce 1945 opustit Podkarpatskou Rus a zanechali zde majetek. Odškodnění probíhala v několika vlnách a od října minulého roku platí nový zákon č. 212/2009 Sb., podle kterého se odškodňuje nemovitý majetek. Související písemnosti k tomu jsou samozřejmě u nás a na Ministerstvu financí. Spolupracujeme také s odborem správy majetku Ministerstva vnitra, který vyřizuje žádosti občanů.
 
Vraťme se od archiválií zpátky k vaší instituci. Jaké fondy považujete za nejzajímavější?
To je velmi těžká otázka, podobná, jako když se zeptáte maminky, které své dítě má nejraději. Významných archiválií je v Národním archivu uschována spousta. Mezi nejznámější patří soubor Archiv České koruny. V tomto souboru je uchovávána například Zlatá bula sicilská z roku 1212, se kterou si nás veřejnost spojuje především. Znalci si pak vybaví Washingtonskou deklaraci nezávislosti, kterou psal Masaryk ještě v Americe před vyhlášením nezávislosti Československa, nebo Komenského mapu Moravy. Z nejnovějších archiválií bych zmínila například archiv profesora Janoucha, předsedy správní rady Nadace Charty 77. Vidíte, že rozptyl je velmi široký, vždyť jsme archiv pečující o dokumenty od dvanáctého století po současnost. Významné archiválie se snažíme zprostředkovávat pomocí výstav, a to jak na půdě Národního archivu, tak v institucích, se kterými odborně spolupracujeme.
 
Na stránkách Ministerstva vnitra jsou k dispozici rovněž archivní fondy a sbírky České republiky. Co z těchto informací můžeme vyčíst?
Informační systém na stránkách ministerstva poskytuje základní přehled o všech archivních fondech České republiky, o jejich struktuře, zařazení, až po umístění v příslušném archivu. Fondy se rozumí soubor archiválií, jež vznikly v jedné instituci či pochází od jedné osoby. Všechny archivy dnes většinou mají i své webové stránky, kde nabízejí další prohloubení informací o spravovaných fondech. Badatelé tak nemusejí přejíždět celou republiku, aby zjistili, kde jsou jaké archiválie. Samotné bádání lze zatím provádět pouze v archivech, ale do budoucna by se to díky připravované digitalizaci mělo změnit.
 
Právě o digitalizaci archiválií se v prosinci v Národním archivu konala konference. Jakých institucí se digitalizace dotkne a na co se veřejnost, případně odborníci mohou těšit?
Digitalizace je v tomto případě široký pojem. Dotkne se všech občanů v pozitivním slova smyslu, protože rozvojem elektronického úřadování ve větší míře vznikají i elektronické archivy. Naším úkolem je ukládat pro potřeby veřejnosti, úřadů a historiků nejen papírové archiválie. Stejným způsobem se musíme postarat i o archiválie, jež vznikají pouze elektronicky a kterým se říká born-digital. Od roku 2004, kdy bylo vyhlášeno první vládní usnesení o budování Národního digitálního archivu, jsme dospěli do takové fáze, že už začínáme projektovat dvě úložiště, ve kterých bude soustředěná velmi sofistikovaná technologie sloužící k ukládání elektronických archiválií.
Vedle toho probíhá ještě digitalizace papírových dokumentů, tedy vlastně zveřejňování archiválií uložených v depozitářích. Vypočítali jsme, že při trojsměnném provozu by nám trvalo tři sta let, než bychom nechali všechny archiválie v podobě papírových dokumentů zdigitalizovat. Probíhá tedy přísný výběr. Důraz se klade například na nejčastější příklad badatelského zájmu, na matriky v jednotlivých oblastních archivech. V našem archivu se konkrétně jedná o evidenci obyvatel. V rámci projektu digitalizace jménem Monasterium se zpracovávaly veškeré listiny do roku 1526. Tento projekt pokračuje a do konce dubna bychom měli mít digitalizované veškeré listiny. Archiválie digitalizované i ty označované born-digital, by měly být uloženy v budoucím Národním digitálním archivu. Ten by měl být službou i pro ostatní veřejné archivy. Fungoval by podobně jako skladiště, do kterého si budou zaměstnanci „chodit“ pro své archiválie z jednotlivých pracovišť. Jejich úkolem bude zpracovávat a zpřístupňovat vlastní archiválie, ovšem dálkovým způsobem. Úkolem Národního archivu se stane garance uložených elektronických archiválií. Budeme dohlížet na to, že písemnosti budou nepozměněné, neporušené a autentické. Budeme-li s nimi muset nějak nakládat, budeme ručit za zabezpečení celého systému potřebnými protokoly a akreditacemi. To abychom dle potřeby mohli prokázat, že při práci s dokumentem nedošlo k nějakému pozměnění či falšování. Musíme zaručit, že digitální archiv bude postaven minimálně ve dvou úložištích a na dvou technologiích. V případě, že by se s dokumenty něco stalo, bude vždy existovat záloha a my se dostaneme k původnímu dokumentu. Zároveň jde o to, abychom dokázali, co se s původním dokumentem během uložení v digitálním archivu dělo. Nyní jsme již na startovní čáře. Doufám, že z integrovaného operačního programu strukturálních fondů bude možné financovat právě stavbu obou úložišť i vybavení. Předpokládám, že někdy v průběhu roku 2013 dotvoříme plně funkční digitální archiv, kam se budou moci ukládat archiválie všech našich veřejných archivů.
 
Znamená to, že se probíhající digitalizace archiválií inspirovala projekty v zahraničí?
Digitalizace v nejobecnějším slova smyslu probíhá v celém světě. Ostatní vyspělé země mají samozřejmě v rozvoji eGovernmentu před námi určitý náskok. Pokud se nám podaří vybudovat digitální archiv, budeme na světové špičce. Když se připravoval jeho technologický projekt, cestovali jsme po světě a sbírali zkušenosti v Americe, v Austrálii, v Německu, ve Francii, v Holandsku a v dalších zemích. S institucemi spolupracujeme na národní i evropské úrovni. Například zmíněný projekt Monasterium byl původně plánovaný pouze pro střední Evropu, ale rozšířili jsme ho i o jiné země z celého kontinentu. Projekt se postupně modifikuje, prostředky získáváme z komunitárních programů Evropské unie. Zprvu se jednalo pouze o digitalizaci církevních listin, nyní se digitalizují veškeré listiny, mapy, rukopisy. Jde o podmnožinu velkého projektu Evropské unie, který měl původně dát vzniknout evropské digitální knihovně. Pojem „knihovna“ byl však zavádějící, jelikož neobsahoval jen digitalizované knihy, a tak byl projekt přejmenován na Europeanu a v jeho rámci se ukládají digitalizované dokumenty nejen z knihoven, ale i z muzeí, galerií a archivů.
 
V čem je projekt Europeana přínosný? Získáte jeho prostřednictvím přístup k financím?
V rámci projektu Europeana se na národní i evropské úrovni propojujeme s ostatními paměťovými institucemi, mimo jiné i s již zmíněným resortem Ministerstva kultury. Ovšem evropské archivnictví má ještě jeden společný projekt, na který se také budeme napojovat. Jmenuje se ApeNet a jde o evropský archivní portál. Zároveň své informace propojíme s Národní digitální knihovnou a s ní související Europeanou. Občané těmito změnami velmi získají. Budou
si moci snadněji najít, jaké informace mohou získat, přibude i snadnější vyhledávání z archivních pomůcek. Informace ale nebudou komplexní, protože množství informací uchovávaných v archivech je obrovské. Například náš archiv uchovává 117 kilometrů archiválií.
 
V roce 1997 a 2002 postihly Českou republiku povodně, které se velmi citelně dotkly i archivního materiálu. Jak jste s těmito živelními katastrofami vyrovnali?
Již první povodeň na Moravě nás přiměla k preventivním opatřením. Získali jsme například grant Ministerstva vnitra, a když jsme si říkali, že bychom si teoretická zjištění měli vyzkoušet v praxi, přišla povodeň roku 2002. Postihla všechny, hlavně ústřední instituce, rozmístěné podél Vltavy a jiných řek. Následovaly záchranné práce. Archiválie se vozily do mrazíren v Mochově. Dva roky trvalo, než byla ve výběrovém řízení vybrána firma, jež měla na starosti samotné sušení. Dnes již je dosušeno a dodezinfikováno. Dokumenty jednotlivých úřadů putovaly povětšinou do Národního archivu, kde poškozené archiválie prošly restaurováním. Problematické jsou i další skutečnosti, které nejsou vidět. Například tikající bombou pro knihovny i archivy je kyselý papír použitý na většině listinného materiálu i v knihách druhé poloviny devatenáctého a první poloviny dvacátého století. Pokud se s tím nic neudělá, tyto archiválie i knihy budou do dvaceti až třiceti let úplně zničeny. Potřebné technologie jsou bohužel nesmírně drahé, leč nezbytné.
  
Text Teresa Babková
Foto Radoslav Bernat

vytisknout  e-mailem