Často kladené dotazy ke správnímu řádu
Vzhledem k situaci, že se objevilo v mediích mnoho nepřesností souvisejících s nabytím účinnosti nového správního řádu, rozhodli jsme se nejčastěji kladené otázky a odpovědi na ně touto formou zveřejnit.
1. Ruší nový správní řád úřední hodiny na úřadech?
Nový správní řád úřední hodiny žádným způsobem neupravuje a není pravdou, že by je rušil. Úřední hodiny jsou pro státní správy upraveny usnesením vlády č. 595/1995, které však není závazné pro územní samosprávné celky.
Z toho vyplývá, že po 1. lednu 2006 nemohlo v důsledku nabytí účinnosti správního řádu dojít ke změně úředních hodin. Úřední hodiny jsou tradičním institutem veřejné správy. Obecně se vychází z toho, že úřední osoby mají část pracovní doby vyhrazenou pro jednání s klienty a ve zbytku pracovní doby plní ostatní pracovní úkoly. Zrušení pracovních hodin by proto znamenalo snížení produktivity úředních osob a potřebu nových pracovních sil. Proto nikdy nebylo úmyslem úřední hodiny zrušit. Úřední hodiny byly v rámci státní správy naposledy stanoveny zmíněným usnesením vlády, podle kterého musí mít všechny státní orgány jednotné úřední hodiny v pondělí a ve středu od 8 do 17 hodin, pokud úřední den nepřipadá na den pracovního klidu.
Usnesení vlády také doporučuje primátorům Brna, Ostravy, Plzně a primátorovi hlavního města Prahy uplatnit toto opatření v činnosti magistrátů, úřadů městských obvodů a městských částí, neboť orgány územních samosprávných celků nejsou státními orgány a usnesení vlády pro ně nejsou závazná. Na základě tohoto usnesení vlády se do značné míry sjednotily úřední hodiny u státních orgánů a tato praxe se uplatnila také u orgánů územních samosprávných celků. Jak je uvedeno výše, správní řád se k úpravě úředních hodin nevyjadřuje, neboť právem se má regulovat jen to, co je podstatné, přičemž dosavadní praxe je dostačující.
Ze zásady dobré správy a součinnosti s účastníky lze dovodit, že pokud to konkrétní podmínky umožňují, může správní orgán jednat s účastníky i mimo úřední hodiny. Stejně může správní orgán jednat s účastníkem i v případě, že se k němu dostavil mimo úřední hodiny. V případě, že to není možné, není odkaz na úřední hodiny v rozporu s těmito zásadami. Závěrem je třeba podotknout, že úřední hodiny se nevztahují na jednání mezi úřady.
2. Budou občané platit za urážku úředníka 50 tis. Kč?
Při ukládání pořádkové pokuty je správní orgán vázán pravidly správního řádu, podle kterých se pořádková pokuta uloží pouze v případech a v rozsahu jak to vyžaduje zajištění účelu řízení. Urážka správního orgánu (a případně též jednotlivých úředních osob) bude většinou spadat pod jednání, které správní řád označuje jako hrubě urážlivé podání. Výklad tohoto neurčitého právního pojmu nezáleží na subjektivním pocitu úřední osoby. V rámci svého uvážení správní orgán objektivně zhodnotí, zda jde o podání, které je skutečně nejen urážlivé, ale přímo hrubě urážlivé. Přitom přihlédne ke všem okolnostem případu tak, aby mezi jednotlivými skutkově podobnými případy nevznikaly neodůvodněné rozdíly. Úvahy, kterými se při jejich hodnocení správní orgán řídil, uvede v odůvodnění rozhodnutí tak, aby byly přezkoumatelné odvolacím orgánem. Lze očekávat, že pojem hrubě urážlivé podání bude vymezen judikaturou správních soudů. Za hrubě urážlivé podání nelze v žádném případě považovat např. pouhou kritiku činnosti správního orgánu, byť by šlo o kritiku arogantní a neoprávněnou.
Horní hranice výše pořádkové pokuty byla novým správním řádem zvýšena na 50 000 Kč a tím byla sjednocena s ostatními procesními předpisy. Dolní hranice není stanovena, lze proto ukládat i pokuty ve zcela symbolické výši. Podle hledisek stanovených zákonem bude pokuta na horní hranici stanovené sazby ukládána za jednání, které výrazným způsobem ztížilo postup správního orgánu v řízení a dosažení účelu řízení, a to především v řízení, jehož předmět lze považovat za velmi významný, (např. ta řízení před Úřadem pro ochranu hospodářské soutěže, jejichž výsledkem může být uložení mnohamilionových opatření, dále některá stavební řízení a podobně).
V případě hrubě urážlivého podání si lze srovnatelnou situaci představit pouze stěží. Rozhodně tedy nelze obecně tvrdit, že za urážku úředníka bude ukládána pokuta 50 000 Kč. Smyslem sankce je především individuální prevence. Z uvedeného důvodu lze uvažovat o sankcích v řádech stovek korun, v případech, kdy bude hrubě urážlivé podání hraničit s trestným činem v řádu tisíců korun.
3. Nařizuje nový správní řád, aby byli úředníci ve styku s občany zdvořilí? Zrychlí se jednání s úřady?
Větší důraz na korektní vztah úředníků vůči občanům a snaha o větší rychlost ze strany úřadů v jednotlivých případech jsou projevy koncepce, která je v takto obecné rovině nově zavedena správním řádem a která pojímá veřejnou správu jako službu veřejnosti. V zákoně je výslovně uvedeno, že „každý, kdo plní úkoly vyplývající z působnosti správního orgánu, má povinnost se k dotčeným osobám chovat zdvořile a podle možností jim vycházet vstříc“. Z toto vyplývá, že úředníci by se měli jednak ve styku s občany za všech okolností zdržet chování vybočujícího z obecně uznávaného standardu slušného chování (zejména jakékoliv jednání snižující důstojnost či vážnost dotčených osob a obecně arogantní chování). Přichází-li v úvahu více možností věcných řešení dané věci, správní orgán v rámci své povinnosti vycházet dotčeným osobám vstříc zvolí takové řešení, které je pro dotčené osoby nejpříznivější, zejména je-li to možné, vyhoví podané žádosti.
Záležitosti mají být vyřizovány „bez zbytečných průtahů“. Správní řád stanoví, že rozhodnutí má být vydáno bezodkladně, pokud to není možné, tak v zákonem stanovené lhůtě. Lhůty pro vydání rozhodnutí jsou dané a neprodloužitelné, což je posun proti předchozímu právnímu stavu. Mělo by tak dojít k zásadnímu zrychlení správního řízení. Pokud dojde k překročení lhůty pro vydání rozhodnutí, nebo je z okolností již předem zjevné, že lhůta nebude dodržena, nadřízený správní orgán /např. pokud je v prvoinstančním orgánem obecní úřad nadřízeným orgánem je krajský úřad/ provede opatření proti nečinnosti. Možnosti, jak zasáhnout proti nečinnosti podřízeného správního orgánu, byly proti předchozímu právnímu stavu značně rozšířeny. Provedení opatření proti nečinnosti je za splnění zákonných podmínek povinností nadřízeného správního orgánu. Nedomůže-li se účastník řízení ochrany proti nečinnosti správního orgánu ani po vyčerpání všech možností, které mu správní řád poskytuje, může se správní žalobou domáhat, aby soud uložil správnímu orgánu povinnost vydat rozhodnutí.
4. Mají všechny obce v Česku webové stránky nebo publikují informace jinde na Internetu? Neexistují žádné výjimky? Kolik obcí je celkem v Česku? Co přesně správní řád nařizuje obcím v souvislosti se zveřejňováním na Internetu?
Již před 1. lednem 2006 měly všechny obce bez výjimky s ohledem na zákon o svobodném přístupu k informacím povinnost zveřejňovat údaje uvedené v tomto předpisu způsobem umožňujícím dálkový přístup (na internetu), neboť jsou povinnými subjekty ve smyslu tohoto zákona. V České republice je 6243 obcí. Správní řád nově výslovně ukládá těm obcím, které nebudou schopny samy zveřejnit obsah své úřední desky způsobem umožňujícím dálkový přístup (zejména půjde o některé menší obce), aby o tomto zveřejňování uzavřely veřejnoprávní smlouvu s obcí s rozšířenou působností, která pak bude za podmínek obsažených ve smlouvě tuto povinnost za obec vykonávat. Nedojde-li k uzavření této smlouvy, krajský úřad rozhodne, že tuto povinnost bude vykonávat pověřený obecní úřad, do jehož správního obvodu obec patří. Obec, která nemá prostředky na samostatné vedení webových stránek, tuto možnost v každém případě získá.
Nový správní řád od 1. ledna 2006 stanoví pro všechny správní orgány (tedy i obce) povinnost zveřejňovat způsobem umožňujícím dálkový přístup obsah úřední desky. Obsahem úřední desky je při tom potřeba rozumět text všech dokumentů, oznámení apod., které jsou umístěny na úřední desce, bez ohledu na to, jestli souvisejí se správním řízením nebo nikoli. Tato povinnost se tak vztahuje na všechny písemnosti zveřejňované na úřední desce nejen podle správního řádu, ale také podle zvláštních právních předpisů. Nezveřejnění písemnosti způsobem umožňujícím dálkový přístup je však stíháno sankcí neplatnosti pouze tehdy, pokud to zákon výslovně stanoví. Zejména se to týká doručování písemností veřejnou vyhláškou ve správních řízeních vedených podle správního řádu. Doručuje-li se podle úpravy obsažené ve zvláštním právním předpisu, sankce neplatnosti nenastává, není-li upravena v tomto zvláštním předpisu.
Touto problematikou se zabýval i Poradní sbor ministra vnitra ke správnímu řádu (viz závěr č. 14 poradního sboru, zveřejněný na internetové adrese: http://www.mvcr.cz/ministerstvo/poradnisbor/zaver14.html
5. Jakým způsobem byli proškoleni úředníci a volení zástupci v oblasti správního řádu?
Hlavním garantem vzdělávání byl Institut pro místní správu Praha, který zabezpečil jak průběžné vzdělávání (prohlubující, rozšiřující a aktualizační), tak zahrnul nový správní řád do zvláštní odborné způsobilosti. Současně Akreditační komise Ministerstva vnitra doporučila udělení akreditace k zajištění výuky nového správního řádu vzdělávacím institucím (právnických a fyzickým osobám) tak, aby byla již v průběhu II. pololetí roku 2005 zajištěna proporcionálně výuka ve všech územích. Školení, která probíhala a probíhají, mají pro úředníky, pokud jsou zařazeni do plánu vzdělávání, obligatorní charakter. Tato školení však nejsou cílově zaměřena na volené členy zastupitelstev (např. starosty). Ti mají možnost se školení samozřejmě zúčastnit, což z nich řada využila. Určitým problémem byla skutečnost, že řada úřadů, buď z obavy, že jsou termíny školení v roce 2005 předčasné nebo z nedostatku finančních zdrojů určených na vzdělávání úředníků, nabídky Institutu pro místní správu a vzdělávacích institucí nevyužila.
6. Kdy nastane právní moc rozhodnutí, pokud jediný účastník řízení vezme odvolání zpět?
Při zkoumání dne, kdy nastala právní moc rozhodnutí, pokud se účastník řízení vzdal práva podat odvolání, je třeba vycházet z § 73 odst. 1 správního řádu, který upravuje právní moc rozhodnutí a z § 91 odst. 4 správního řádu. Ustanovení § 91 odst. 4 stanoví, že pokud je v řízení více účastníků a všichni se vzdali práva podat odvolání, nabývá rozhodnutí právní moci dnem následujícím po dni, kdy tak učinil poslední z nich. Pokud je však v řízení pouze jeden účastník, je nutné vycházet z § 73 odst. 1 správního řádu (§ 91 odst. 4 správního řádu upravuje situaci pouze v řízení, kde je více účastníků), podle něhož nabývá rozhodnutí právní moci, pokud bylo oznámeno a nelze se proti němu odvolat, ledaže by zákon stanovil jinak. Pokud se tedy jediný účastník řízení vzdá práva podat odvolání, nemůže se podle § 81 odst. 2 správního řádu proti rozhodnutí odvolat a rozhodnutí tak nabývá právní moci dnem, kdy se tento účastník vzdal práva podat odvolání.
7. Jak nakládat s nepodepsaným odvoláním?
Podle § 82 odst. 1 správního řádu musí mít odvolání náležitosti podání podle § 37 správního řádu. Jednou z náležitostí podání je podle § 37 odst. 2 správního řádu podpis osoby, která podání činí. Podpis podatele podání autorizuje a je součástí identifikace podatele.
Z toho důvodu lze podle § 37 odst. 4 správního řádu podání řádně učinit pouze písemně s náležitostmi podle § 37 odst. 2 správního řádu, ústně do protokolu nebo elektronicky podepsané zaručeným elektronickým podpisem. Pouze tyto formy obsahují dostatečnou identifikaci osoby, která podání činí, včetně jejího podpisu. Správní řád v § 37 odst. 4 umožňuje učinění podání i jiným technicky možným způsobem, avšak takové podání musí být do pěti dnů potvrzeno popřípadě doplněno některým z řádných způsobů. Pokud by tímto způsobem nebylo potvrzeno nebo doplněno, nejednalo by se o podání ve smyslu § 37 správního řádu a správní orgán by se jím vůbec nezabýval. Stejně tak se správní orgán nebude zabývat podáním, kde není uveden podpis, pokud tato vada nebude odstraněna ani po předchozí výzvě (viz § 37 odst. 3 správního řádu).
8. Jaké jsou následky absence zaručeného elektronického podpisu v elektronické zprávě obsahující podání?
V případě elektronického podání zaručuje dostatečnou autorizaci tohoto podání elektronický podpis podatele (viz § 2 písm. b) zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu, ve znění pozdějších předpisů), který podle tohoto zajistí nezměnitelnost zasílané elektronické zprávy respektive zjistitelnost změn povedených ve zprávě po připojení zaručeného elektronického podpisu. Pokud k elektronickému podání není připojen zaručený elektronický podpis, musí být do pěti dnů potvrzeno nebo doplněno, jinak se jím správní orgán nebude zabývat. Je otázkou, jak nakládat s elektronickým podáním podepsaným elektronickým podpisem osoby odlišné od podatele. Ačkoliv sprání řád výslovně nepožaduje, aby elektronické podání bylo podepsáno zaručeným elektronickým podpisem podatele, lze dovodit, že by se jednalo o vadu podání. Správní orgán se tedy nepodepsaným podáním podaným elektronicky nebude zabývat, neboť bez doplnění ve smyslu § 37 odst. 4 správního řádu nelze tento úkon považovat za podání.
9. Jaké jsou následky absence podpisu na písemném podání?
Jednou z řádných forem podání je podání písemné. Na tomto podání musí být podpis podatele. Pokud podpis na podání zcela chybí, nelze zjistit, zda je podání skutečně projevem vůle osoby, která se v tomto podání identifikuje jako podatel. V tomto případě je tedy třeba ve smyslu § 37 odst. 3 správního řádu vyzvat podatele, aby tuto vadu podání odstranil. Pokud nepodepsané podání nebude dodatečně podepsáno nebo potvrzeno, nelze je považovat za podání a správní orgán se jím nebude zabývat. Jiná situace však nastane v případě, že podání je sice podepsáno, ale osobou odlišnou od osoby, která je na podání uvedena jako podatel. Z judikatury vyplývá, že v takovém případě není podatel identifikován vůbec a nelze tedy postupovat podle § 37 odst. 3 správního řádu. V tomto případě však lze ještě odlišit situaci, kdy se podepsaná osoba identifikuje jako zmocněnec podatele, avšak k podání nepřiloží plnou moc. V takovém případě je třeba podle § 37 odst. 3 správního řádu žádat o doplnění plné moci. Pokud by však nebyla doplněna, jednalo by se o podání učiněné osobou k tomu neoprávněnou. Z výše uvedeného vyplývá, že pokud písemně podání nebude podepsáno, a tato vada ani po výzvě nebude odstraněna, nebude se správní orgán takovým podáním zabývat, neboť se nejedná o podání. Lze s ním však nakládat jako s podnětem, např. jako s podnětem k zahájení řízení z moci úřední (§ 42 správního řádu), k prohlášení nicotnosti (§ 78 správního řádu), přezkumnému řízení (§ 94 správního řádu) nebo k obnově řízení.
10. Jaký následky má skutečnost, že podatel odmítl podepsat protokol o ústně učiněném podání?
Jednou z řádných forem podání je podání učiněné ústně do protokolu. O ústním podání se podle § 37 odst. 4 a § 18 odst. 1 správního řádu sepisuje protokol. Podle § 18 odst. 3 správního řádu musí být protokol o ústním podání podepsán podatelem. Tento podpis tak zajistí autorizaci ústně učiněného podání. Je však otázkou, jak postupovat v případě, že podatel podle § 18 odst. 4 správního řádu odmítne protokol o ústním podání podepsat. Lze vycházet z toho, že podání je projev vůle účastníka nebo jeho zástupce učiněný vůči správnímu orgánu. K určitosti tohoto projevu je nejen nutné, aby se podatel identifikoval (vzhledem k přezkoumání, zda se jedná o podání učiněné osobou k tomu oprávněnou), ale je rovněž nezbytné, aby podatel tento svůj projev autorizoval. Musí tedy být zřejmé, že obsah podání je skutečně projevem vůle osoby, která je v něm uvedena jako podatel. Pokud tedy podatel odmítne protokol o ústním podání podepsat, neboť nesouhlasí s jeho obsahem, je zřejmé, že obsah protokolu není totožný s obsahem projevu vůle podatele a nelze tedy obsah takového protokolu považovat za obsah podání. V opačném případě by totiž správní orgán mohl formulovat v protokolu ústní podání podatele nezávisle na jeho vůli.
11. Jak nakládat s anonymním odvoláním popřípadě s odvoláním, kde odvolatel neuvedl adresu trvalého pobytu nebo datum narození?
Pokud by bylo podáno odvolání anonymní, nemůže být takové odvolání projednáno, neboť nelze posoudit naplnění podmínek podle § 81 odst. 1 správního řádu. Anonymita odvolání je stejně závažnou vadou jako absence podpisu a rovněž znemožňuje vést odvolací řízení. Pokud by se jednalo o vadu spočívající v absenci adresy trvalého pobytu nebo data narození, ale správní orgán by odvolatele identifikoval jako účastníka řízení, pak i v případě, že odvolatel tyto vady neodstranil, musí být vedeno odvolací řízení, neboť se nejedná o vady, které by tomu bránily (jedná se o vady formální). V případě absence ostatních formálních náležitostí odvolání upravených v § 37 správního řádu (označení správního orgánu, označení věci) lze vycházet z toho, že zpravidla nebudou bránit projednání odvolání v odvolacím řízení.
12. Lze v případě vadného odvolání zastavit odvolací řízení?
Případné vady odvolání samy o sobě nemohou být důvodem pro zastavení řízení. Řízení lze zastavit (včetně zastavení řízení po podání odvolání) pouze z důvodů upravených v § 66 správního řádu. Tyto důvody směřují k meritu věci (pojednávají o překážkách na straně účastníka, překážkách spočívajících v předmětu řízení nebo týkajících se žádosti, kterou bylo řízení zahájeno/ odvolání není žádostí/, srovnej § 66 odst. 1 a 2 správního řádu) a nelze je tak vztahovat k odvolání. V případě podstatných vad, které znemožňují vést odvolací řízení (anonymita, neodstraněná absence podpisu) lze vycházet z toho, že daný úkon nelze považovat za podání (chybí podstatné náležitosti) a tedy není třeba se jím zabývat.
13. Kdy nabývá usnesení právní moci a jaké právní účinky má oznámené usnesení?
V obecné rovině lze u usnesení (zvláštní druh rozhodnutí o procesních otázkách, srovnej § 67 odst. 1 a § 76 správního řádu) rozlišovat právní moc a vykonatelnost, respektive jiné právní účinky ve smyslu § 74 odst. 3 správního řádu. V otázce nabytí právní moci usnesení je třeba vycházet z § 73 odst. 1 správního řádu, podle něhož je rozhodnutí (a tedy i usnesení) v právní moci, pokud bylo oznámeno a nelze proti němu podat odvolání. Skutečnost, že odvolání nemá odkladný účinek, proto nemůže mít na nabytí právní moci vliv (stejně viz Hendrych, D., a kol., Správní právo, obecná část, 4. změněné a doplněné vydání, C.H. Beck, Praha 2001, str. 238). Usnesení tak nabude právní moci podle § 73 odst. 1 správního řádu, pokud marně uplyne lhůta pro podání odvolání či se jediný účastník vzdá práva podat odvolání, nebo za podmínek § 91 správního řádu, pokud se účastníci vzdají práva podat odvolání či vezmou podané odvolání zpět (stejně tak v případě jediného účastníka řízení), jinak až v okamžiku, kdy rozhodnutí o odvolání nabude právní moci, pokud jím nebylo usnesení zrušeno nebo změněno.
Vyloučení odkladného účinku odvolání proti usnesení (§ 76 odst. 5 správního řádu) tak způsobuje jeho předběžnou vykonatelnost ve smyslu § 74 správního řádu resp. jiné právní účinky. O předběžné vykonatelnosti usnesení lze hovořit v případě, že usnesením bude ukládána povinnost k plnění (srovnej § 74 odst. 2 správního řádu). Takovým usnesením je například usnesení o vykázání osoby z místa konání úkonu podle § 63 odst. 1 správního řádu, kterým je dotčené osobě ukládána povinnost opustit místo, kde se úkon koná. Pokud usnesením není ukládána povinnost k plnění, lze hovořit o jiných právních účincích tohoto usnesení, které opět nastávají bez ohledu na to, zda bylo podáno odvolání či nikoliv (obdoba předběžné vykonatelnosti). V důsledku těchto právních účinků nastává právní stav upravený ve výrokové části usnesení oznámením usnesení bez ohledu na případné podání odvolání. Například v případě vydání usnesení podle § 28 odst. 1 správního řádu správní orgán od oznámení tohoto usnesení domnělému účastníkovi řízení s touto osobou nejedná jako s účastníkem řízení bez ohledu na to, zda proti usnesení podal odvolání. Smyslem této právní úpravy je, aby případné odvolání proti usnesení nemohlo mít zásadní vliv na délku meritorního řízení při zachování práva na obranu proti procesním rozhodnutím.
14. Kdo je úřední osoba a kdo oprávněná úřední osoba a jaký to má v řízení význam?
Správní řád ve své textu rozeznává termín úřední osoba a oprávněná úřední osoba. Podle § 14 odst. 1 správního řádu je úřední osobou každá osoba bezprostředně se podílející na výkonu pravomoci správního orgánu. Jedná se o nejširší vymezení úřední osoby, tedy úředníka, který se nějakým způsobem podílí na výkonu veřejné správy. Termín oprávněná úřední osoba je užší. Podle § 15 odst. 2 správního řádu je oprávněná úřední osoba úřední osoba oprávněná k provádění úkonů v řízení podle vnitřních předpisů nebo pověřená vedoucím správního orgánu. Zatímco tedy úřední osoba je úředníkem, který se nějakým způsobem podílí na výkonu veřejné správy, oprávněná úřední osoba je úředníkem, který při výkonu veřejné správy přímo provádí úkony jménem správního orgánu. Oprávněných úředních osob může v řízení vystupovat více (srovnej dikci § 15 odst. 2 správního řádu). Vést správní řízení a v jeho rámci podepisovat rozhodnutí tedy může jedna, ale i více oprávněných úředních osob. Jedna oprávněná úřední osoba může tudíž vést celé řízení a podepisovat rozhodnutí může např. pouze vedoucí; toto však bude záležet vždy na organizační struktuře a vnitřních předpisech konkrétního správního orgánu.
Oprávněná úřední osoba je definována prostřednictvím § 14 správního řádu, který stanoví, kdo je úřední osobou. Jedná se o každou osobu bezprostředně se podílející na výkonu pravomoci správního orgánu. Smyslem zavedení institutu oprávněné úřední osoby je vymezení konkrétní osoby, která vykonává veřejnou správu, posílit její odpovědnost a tím přiblížit a zprůhlednit veřejnou správu, na což nemá vliv skutečnost, zda bude v řízení oprávněná úřední osoba jedna či zda jich bude více. Žádný úkon ve správním řízení totiž nesmí provádět ten, kdo by k tomu nebyl oprávněn podle vnitřních předpisů nebo pokynu vedoucího správního orgánu.
Účastník řízení má právo na informaci, kdo je v dané věci oprávněnou úřední osobou, tedy osobou, která „vyřizuje jeho věc“, což musí být také zaznamenáno ve spise (viz § 15 odst. 4 správního řádu). Rovněž je vhodné učinit opatření proti anonymitě úředních osob ve styku s veřejností, např. formou štítku se jménem a funkcí, případně služebním číslem. Toto ustanovení souvisí též s požadavkem § 14 odst. 2 správního řádu, podle kterého účastník řízení může namítat podjatost úřední osoby, jakmile se o ní dozví. K námitce se nepřihlédne, pokud účastník řízení o důvodu vyloučení prokazatelně věděl, ale bez zbytečného odkladu námitku neuplatnil.
Jméno, příjmení a funkci nebo služební číslo oprávněné úřední osoby, která úkony provedla musí být obsaženo v protokolu (viz § 18 správního řádu). Oprávněná úřední osoba, popřípadě též osoba, která byla pověřena sepsáním protokolu tento protokol podepisuje. Opravy zřejmých nesprávností, kterými jsou zejména chyby v psaní a počtech, v protokolu provádí rovněž oprávněná úřední osoba, která je stvrdí svým podpisem.
Písemné vyhotovení rozhodnutí pak musí obsahovat mimo jiné i jméno, příjmení, funkci nebo služební číslo a podpis oprávněné úřední osoby (viz § 69 správního řádu). Podpis oprávněné úřední osoby je na stejnopisu možno nahradit doložkou "vlastní rukou" nebo zkratkou „v. r.“ u příjmení oprávněné úřední osoby a doložkou „Za správnost vyhotovení:“ s uvedením jména, příjmení a podpisu úřední osoby, která odpovídá za písemné vyhotovení rozhodnutí.