Archivní pomůcky
Archivní pomůcka se vytváří při archivním zpracování a slouží pro evidenci a orientaci o obsahu a časovém rozsahu archivního souboru nebo jeho částí. Vytváří se a zpřístupňuje se badatelům v listinné i v v digitální podobě. Archiv nebo kulturně vědecké instituce, která popisované archiválie vede v základní, druhotné nebo ústřední evidenci Národního archivního dědictví, vždy uchovává příslušnou archivní pomůcku v listinné podobě.
Archivní pomůcky se člení na:
- Základní: prozatímní inventární seznam,dílčí inventář,inventář,sdružený a skupinový inventář a katalog
- Speciální: rejstřík,tematický katalog,soupis dokumentů a tematický rejstřík
- Referenční: soupis fondů,popis fondu,průvodce a edice
Prozatímní inventární seznam - základní seznam všech inventárních jednotek archivního souboru nebo jeho částí v pořadí vycházejícím z původního uspořádání inventarizovaných písemností nebo v pořadí vytvořeném na základě jiných vnitřních vazeb mezi inventárními jednotkami uvnitř archivního souboru s uvedením evidenčních jednotek, pořízený pro evidenci archivního materiálu a k orientaci v jeho obsahu. Má titulní list a tiráž.
Dílčí inventář - archivní pomůcka k části archivního souboru, která má stejné náležitosti jako inventář. Pořizuje se k uspořádané uzavřené části archivního souboru. Inventární čísla jednotlivých dílčích inventářů na sebe musejí navazovat.
Inventář - základní seznam všech inventárních jednotek uzavřeného archivního souboru v pořadí vycházejícím z původního uspořádání inventarizovaných písemností nebo v pořadí vytvořeném na základě jiných vnitřních vazeb mezi inventárními jednotkami uvnitř archivního souboru s uvedením evidenčních jednotek. Pořizuje se pro evidenci archiválií a jejich uložení a k orientaci o obsahu, časovém rozmezí a množství archiválií. Obsahuje titulní list, úvod se seznamem použitých pramenů a literatury, inventární seznam, rejstříky (pokud jsou účelné) a tiráž. Součástí je i obsah a přílohy k úvodu (registraturní plány, schéma archivní struktury fondu nebo sbírky, konkordanční tabulky starých a nových signatur, seznamy používaných zkratek, převody starších a cizojazyčných místních názvů na současné tvary atd.).
Sdružený a skupinový inventář - dříve vyhotovovaná archivní pomůcka k více archivním souborům, jejichž původci měli totožné, příbuzné či podobné kompetence působení nebo společné místo činnosti. Obsahuje společný titulní list, společný úvod, případně dílčí úvody k jednotlivým inventárním seznamům, inventární seznamy fondů, případně rejstříky a společnou tiráž. Tento typ pomůcek se nadále nebude vyhotovovat.
Katalog - archivní pomůcka k archivnímu souboru či jeho částem, poskytující informace o obsahu a formě archiválií. Má titulní list, obsah, úvod, seznam použité literatury, katalogové záznamy, rejstříky a tiráž rozšířenou o počet katalogových záznamů.
Rejstřík - abecedně uspořádaný jmenný (osobní, geografický nebo názvový) a věcný ukazatel, sloužící k podrobné orientaci po obsahu archivního souboru nebo jeho částí. Musí mít titulní list, úvod, obsah, seznam použité literatury, rejstříkové záznamy a tiráž. Jako samostatná archivní pomůcka je odlišný od rejstříků k archivním pomůckám nebo jejich částem.
Tematický katalog - soupis jednotlivých archiválií, tvořený katalogizačními záznamy k vymezenému tématu z jednoho nebo více archivních souborů s přesnými údaji o jejich uložení. Tematický katalog má všechny náležitosti katalogu.
Soupis dokumentů - soupis jednotlivých archiválií, tvořený obsahovými záznamy k vymezenému tématu z jednoho nebo více archivních souborů s přesnými údaji o jejich uložení.
Tematický rejstřík - abecedně uspořádaný jmenný (osobní, geografický nebo názvový) a věcný ukazatel, vypracovaný k vymezenému tématu z jednoho nebo více archivních souborů s údaji o jejich uložení. Tematický rejstřík má všechny náležitosti rejstříku.
Soupis fondů (sbírek) - soupis archivních souborů z jednoho nebo více archivů s údaji o jejich uložení.
Popis fondu (sbírky) - písemná informace o obsahu, původci, časovém a kvantitativním rozsahu, stavu dochování, zpracování a možnostech využití archivního souboru.
Průvodce - soubor popisů fondů (sbírek) archivu (případně jeho oddělení). Obsahuje úvod se stručnou charakteristikou oblasti, v níž archiv působí, informaci o vývoji a organizaci archivu, popisy archivních souborů, informace o knihovně a pomocný aparát (seznam zkratek, osobní, zeměpisný a věcný rejstřík, soupis použité literatury), případně obrazovou přílohu.
Edice - textová či obrazová reprodukce dokumentu podle stanovených pravidel. Za archivní pomůcku je považována pouze v případě, že jsou v ní publikovány výhradně archiválie uložené v archivu, který ji pořídil.
Archiválie nezpracované, zpracované a inventarizované
U jednotlivých archivních fondů a sbírek se vykazuje metráž v podobě nezpracováno (N:), zpracováno (Z:), z toho inventarizováno (I:), přičemž archiválie inventarizované jsou vždy chápány jako podmnožina archiválií zpracovaných.
Za zpracované jsou považovány archiválie opatřené alespoň prozatímním inventárním seznamem.
Za inventarizované jsou považovány archiválie opatřené dílčím inventářem, inventářem, sdruženým a skupinovým inventářem, katalogem, rejstříkem, tematickým katalogem, soupisem dokumentů a tematickým rejstříkem.